C’est un numéro 7 particulièrement riche que nous vous proposons. Dans sa première livraison de l’année 2008, le Comité de rédaction a toujours l’ambition que RESSI soit une chambre d’écho des recherches menées dans notre discipline en Suisse mais aussi à l’étranger.

Dans la rubrique Etudes et Recherches, Cynthia Dufaux, Jan Krause et Aline Maurer évaluent de manière originale la collection de monographies de la Faculté des sciences de l’Université de Genève. A partir de données recueillies dans plusieurs bibliothèques, les auteurs ont élaboré un dendogramme qui montre les distances entre les collections des bibliothèques et donc fournit un instrument pour une gestion centralisée des documents par domaines. Mahmoud Brahimi et Laid Bouzidi se sont penchés sur le capital de connaissances des entreprises, souvent mal exploité. Nos collègues lyonnais tentent alors de répondre à un certain nombre de questions sur les connaissances liées au processus métier. Lorraine Filippozzi a étudié la question de la fonction diffusion des archives et tout particulièrement de la présence des archives sur Internet et les conséquences pour les chercheurs. Carole Zweifel fait une étude comparative de quelques logiciels libres de gestion de références bibliographiques donnant ainsi un aperçu de leurs fonctionnalités. Cet article intéressera chercheurs et étudiants en quête d’outils informatisés. Nicolas Bugnon, Simone König et René Schneider abordent le thème de la transposition du Web 2.0 dans le monde des bibliothèques. Il s’agit là d’une préoccupation actuelle pour les professionnels des bibliothèques et, en plus de quelques points de repères, les auteurs entament une réflexion qui ne fait que commencer.

Dans les comptes-rendus d’expériences, Didier Grange nous fait partager une réflexion menée aux Archives de la Ville de Genève sur les risques et catastrophes pour les archives. Les nombreuses références présentées par l’auteur vont être indéniablement utiles aux institutions en réflexion sur ce thème. Un groupe de bibliothécaires de l’Université de Genève nous montre un bel exemple de collaboration entre professionnels en nous présentant la mise en œuvre d’un wiki comme outil de communication et de partage des connaissances.

Dans la rubrique Evénements Ariane Rezzonico, qui a suivi le Congrès Online à Londres en décembre 2007 nous fait part des dernières tendances en matière d’information où le Web 2.0 est encore au cœur des débats. Ce numéro se clôt avec le texte d’une conférence prononcée par Andreas Kellerhals sur la solidarité archivistique pour les Archives fédérales suisses. Qu’est-ce que la solidarité archivistique et où s’exerce- t-elle ?

Nous avons beaucoup de plaisir à vous proposer un numéro aussi riche et nous le devons aux auteurs qui y ont contribué aussi nous les en remercions vivement. Nos remerciements vont aussi aux membres du Comité de lecture.
RESSI ne peut vivre sans auteurs, c’est pourquoi nous vous invitons à nous proposer des articles pour nos prochains numéros et par avance nous vous en remercions.

Le Comité de rédaction

Bibliothèque 1 ½ - Le passage vers la modernité : De l'importance et de la confrontation entre les bibliothèques et le Web 2.0

Un débat a lieu en ce moment concernant la transposition des principes du Web 2.0 dans le monde professionnel des bibliothèques. Ce qui ne se fait pas sans difficultés, car le concept du Web 2.0 est très hétérogène et les conditions de sa transposition pas encore tout à fait résolues. Cependant, ses principes ne sont pas du tout nouveaux, mais sont basés sur des techniques culturelles très anciennes. Dans leur nouvelle forme technologique, elles offrent également une série de points d'accès pour le monde des bibliothèques.

Classement

« Une société est considérée comme moderne, si elle est affirmative envers un pluralisme de sources d'inspiration, c'est-à-dire : un marché des confessions, servant de lieu de rencontre pour des gens qui s'enthousiasment et qui s'inspirent pour différents sujets ; une culture est considérée comme ‘moyenâgeuse‘, quand elle se définit par un monisme de l'inspiration; dans laquelle ‘celui qui fait le nécessaire‘ détient un monopole en tant que source de l'enthousiasme légitime.» (1) De ce point de vue le Moyen Age du WoldWideWeb est prétendument dépassé. Rétrospectivement, nous l'appelons le Web 1.0 et célébrons, en plus du triomphe de l'individu (appelé désormais user), également le triomphe de l'intelligence collective dans une modernité portant le nom de Web 2.0. Dans ce cadre, chacun peut être son propre journaliste dans des blogs, auxquels il est possible de s’abonner par leurs flux RSS; chacun son propre photographe, metteur en scène, promoteur, mettant à disposition ses œuvres sur des plateformes de photos et de vidéos pour des recensions. Finalement chacun est son propre créateur dans le jeu du Cyberspace. Un phénomène qui ne signifie rien d'autre que la réanimation de la parole présupposée morte, «chacun selon ses capacités, chacun selon ses besoins ! » (2) et, transposé dans le monde des bibliothèques, « chacun son propre bibliothécaire, chacun sa propre bibliothèque ».

Evolution et discontinuité

Ces éléments permettent la distinction entre deux générations de Web, mais le problème est l’abstraction de toute base à cette distinction. Au tout début du Web, le rôle de l'utilisateur était déjà décrit comme s'il était pensé pour le Web 2.0. : «Bien ces possibilités soit limitées, il est très utile de connaître qui a fait quoi, qui est qui, quels sont les documents existant, etc. On peut ainsi garder trace de l'utilisateur et ajouter quelques informations» (3). Cette correspondance fait la différenciation de deux types de Web, mais note tout de même une retenue (“possibilités limitées“). Il s’agit des limites techniques des premières années du Web qui ont été perfectionnées par une série d'évolution et de développement. Certains changements représentatifs sont à mentionner, comme le développement de nouveaux langages de programmation, par exemple AJAX (4) ou le nouveau langage de description XUL (5). Tous deux mettent l'accent sur l'importance accrue des dérivés d'XML. En découlent une augmentation de la bande passante d'information et une hausse de multimédialité du contenu, dont la manipulation devient de plus en plus facile et les interfaces de plus en plus fluides.
Curieusement, ces arguments ne sont mentionnés que très rarement dans les discussions sur la transition du Web 1.0 au Web 2.0. L'événement décisif marquant la distinction entre les versions du web est lié à l'éclatement de la bulle d'Internet et du crash boursier consécutif de l'année 2002. Par la suite la question s'est posé de savoir comment et pourquoi quelques entreprises ont pu surmonter si facilement ce crash. Ce phénomène s'explique par les faits suivants :

De manière générale, cela signifie un épanouissement des niches communément appelées « The Long Tail » (6) qui aboutie à une mise en exploitation de l'intelligence collective : « Le principe central ayant permit le succès des géants nés à l’âge du Web 1.0, étant ceux qui ont survis pour amener l’âge du Web 2.0, semble être le fait qu’ils ont compris le pouvoir du web d’exploiter l’intelligence collective» (7).
Cependant certaines communautés du Web créées par une intelligence collective existent depuis le début d'Internet. En fin de compte, ce qui a été décisif est le développement technique ayant amené de nouvelles bases plus conviviales pour les utilisateurs, et permettant non seulement un échange d'informations entre personnes mais aussi un échange collectif sur des artefacts humains.

Outils de l'intelligence collective

Cet échange est soumis à quelques principes du patrimoine culturel qui nous sont familiers depuis l'Antiquité. Depuis, ceux-ci ont trouvé, en partie indépendamment et en partie dans de nouvelles combinaisons, un chemin dans l'ère virtuelle. Il s'agit plus particulièrement de :

Toutes ces activités demandent différentes compétences des utilisateurs et selon les niveaux de ces derniers et les bases technologiques du Web, une utilisation très différente en sera faite. Les possibilités d’applications résultantes semblent énormes, ce qui provient de la multitude des individus participant et des possibilités de combinaisons des différents points cités.
Le point fort de ces outils d'intelligence collective est qu’ils sont utilisables avec très peu de moyens, aussi bien pour la réalisation de petits projets que pour la gestion de grands projets complexes : ainsi, les participants d'un projet peuvent se connecter à un groupe à travers leurs pages personnelles, des informations intéressantes concernant le projet peuvent être réunies dans un Wiki ou dans des social bookmarks, la progression du projet peut être communiquée dans un blog et par conséquent diffusée par des flux RSS. Il est également possible de rassembler les résultats d’un projet de manière visuelle dans un Mash-up.

Bibliothèque 2.0

L’utilisation de ses outils devrait également retenir l’attention dans les domaines des bibliothèques, des archives et de la documentation. Pourtant, l’emploi interne des technologies du Web 2.0 dans les bibliothèques n’amènent pas automatiquement à celle dont on parle tant, la Bibliothèque 2.0.
« Etonnamment, la simple utilisation des techniques du Web 2.0 pour la gestion et la présentation d’information par les bibliothèques, comme dans des blogs ou des Wikis, est considérée comme étant une Bibliothèque 2.0. Cet amalgame n’existe que dans le monde des bibliothèques : en effet, il est difficile d’accepter que les marchands de pneus qualifient un blog sur leur commerce de commerce du pneu 2.0. (9)» L’organisation d’une bibliothèque 2.0 digne de ce nom, demande en conséquence, que la gestion bibliothéconomique soit conduit à l’aide du monde du Web 2.0, comme cela arrive déjà dans quelques excellentes applications et offres au public.

C’est le cas entre autres, lorsque les bibliothèques produisent leurs propres fils RSS, pour informer des nouvelles acquisitions et d’autres événements d’actualité les concernant. Selon la taille de la bibliothèque et l’hétérogénéité du public, ces fils RSS sont si divers, qu’il est possible de répondre aux besoins de tous les groupes d’utilisateurs de manière ciblée.
Cet exemple montre que la bibliothèque 2.0 signifie, dans un premier temps, atteindre les utilisateurs (non seulement les utilisateurs existants, mais aussi les potentiels), qui dans un deuxième temps s’intègreront à une communauté ou rendront accessible à la collectivité leur propre savoir à travers les technologies du Web 2.0. Dans ce contexte, on ne doit pas exclure une variante de la bibliothèque 2.0, proposant que les petites bibliothèques et centres de documentation, avant tout les institutions qui sont passées à côté du Web 1.0, puissent se considérer elles-mêmes comme des individus et mettre leurs ressources à disposition des utilisateurs à l’aide des outils du Web 2.0.
Le logiciel en ligne de gestion de bibliothèque Library Thing illustre bien ce propos (10): le concept est de transformer les privés en gestionnaires de leur propre bibliothèque, c’est-à-dire que chacun catalogue ses livres pour ainsi dire de manière professionnelle et se met en relation avec les personnes ayant les mêmes intérêts par l’intermédiaire de la plateforme. Cet outil représente une alternative intéressante pour les institutions qui ne sont pas encore «en ligne», et en particulier les petites bibliothèques. Celles-ci peuvent rattraper la mise en ligne de leur catalogue de cette manière et en même temps présenter leur offre aux utilisateurs intéressés.
Une autre application ayant purement trait aux bibliothèques serait que les utilisateurs ouvrent leurs comptes personnels, ou une partie de ceux-ci, à la vue de tous. Les critiques et les tags laissés par les uns au sujet de leurs emprunts et de leurs lectures sont pleins de sens pour les autres lecteurs. La réunion de ces données dans un moteur de recherche aboutirait à un service orienté utilisateurs, dont le capital-sens dépasserait de loin la prise en compte des citations.
Ce sont en fait les tags attribués de manière libre qui représentent un outil très pertinent non seulement pour l’établissement de signets communautaires, mais aussi pour l’indexation du contenu de livres et autres médias, ce qui enrichirait dans tous les cas le travail des bibliothèques. Avec les derniers développements dans le domaine des interfaces utilisateurs, différencier les descripteurs attribués par les bibliothécaires de ceux attribués par les utilisateurs est devenu un jeu d’enfant. Cela peut être concrétisé par exemple par la couleur ou par une différence de taille des mots affichés. Ces tags librement attribués forment finalement une folksonomie, particulièrement riche de sens, qui est ensuite amplement utilisable par des moteurs de recherche. En définitive, une attention particulière devrait être accordée à la folksonomie et aux fils RSS, car tous deux, vu leur fort potentiel et de leur large diffusion, vont survivre à la mode du Web 2.0.
Par contre, les possibilités que les mash-ups deviennent une nouvelle forme de service d’information des bibliothèques est encore difficile à évaluer. A ce propos, l’intégration d’autres sources de données aux informations scannées par les catalogues, mais aussi l’intégration du moteur de recherche du catalogue dans des pages web personnelles est facilement réalisable. La connexion à différents médias (les bibliothèques numériques et le reste du web) représente encore une autre possibilité. Comme les mash-ups demandent si bien une compétence qu’une habilité de recherche et de rassemblement de résultats, le bibliothécaire pourrait jouer le rôle de l’Information Broker afin de rendre accessible ce service.

Bibliothèque 1 ½

La présence en parallèle d’applications concrétisées et de théories sur la Bibliothèque 2.0 laissent penser qu’actuellement le terme de bibliothèque 1 ½ est plus approprié, d’autant plus qu’il reste encore à faire de profondes analyses du transfert vers le Web 2.0 dans le monde professionnel. D’autre part, il est également imprévisible de dire dans quelle direction se développent les technologies du web. Dans certains cercles, on parle déjà du Web 3.0, mais on n’y apprend finalement que rarement de quoi il s’agit exactement. Dans tous les cas, cela ne devrait pas mener à délaisser les développements technologiques, si ce n’est que pour ne pas encore une fois être dépassé par ceux-ci.
La plus grande gêne provient des prétendus intérêts économiques, qui sont liés au Web 2.0 et le fait que jusqu’à aujourd’hui, pratiquement aucun bénéfice n’a été dégagé avec les technologies concernées. Ce n’est pas la première fois que des rêves économiques devraient prétendument être réalisés. Au contraire, le bilan de l’achat du plus populaire fournisseur de téléphonie internet par la plus grande maison de vente aux enchères en ligne s’est récemment terminé avec une perte d’un milliard. Pour tous ceux qui se souviennent encore de la place de la bulle Internet 1.0, cela devrait être plus qu’un simple avertissement.
Un rapide coup d’œil sur les plateformes du Web 2.0 montre que les utilisateurs ont un grand intérêt aux produits qu’ils ont eux-mêmes engendrés et ceux qui y sont apparentés. Ainsi, les groupes qui enlèveraient le catalogage aux bibliothécaires ou qui voudraient y participer, excéderaient à peine la masse critique qui est nécessaire à une application du Web 2.0 aux catalogues, car peu d’utilisateurs seraient prêts à tagger les références qui ne les concernent pas directement. Il est également important de garder à l’esprit que l’introduction de grandes solutions « bibliothèque 2.0 » doit être accompagnée par des mesures internes de gestion du changement.
En outre, il est plausible que, dans quelques années et de manière analogue aux développements du domaine des multimédias, beaucoup d’éléments que nous qualifions aujourd’hui de web 2.0 trouvent leur place dans le web sans que quelqu’un ne fasse d’association entre eux et le qualificatif, alors qu’ils seront largement utilisés. Ceci représente un argument pour déterminer les bibliothèques et les centres d’information à s’approprier les technologies du Web 2.0 et à développer des alternatives aux services d’information traditionnels, mais ces institutions doivent s’y intéresser également pour éviter que leurs compétences ne soient encore plus absorbées par le web, comme cela s’est déjà passé avec les moteurs de recherche. Finalement, la décision du succès ou de l’échec des nouveaux services revient aux utilisateurs, indépendamment de quelle numéro de version est attribué au web.

Le web comme outil de diffusion des archives

La diffusion des archives : synthèse de la littérature

Les évolutions technologiques dans le domaine de la diffusion des archives méritent que l’on s’intéresse aux nouveaux enjeux qui en résultent. En effet, Internet est à présent le point de départ de la plupart des recherches, et un service d’archives, s’il souhaite être connu du public et mener à bien sa fonction de diffusion, se doit d’y être présent. Le web offre par ailleurs de nombreuses possibilités encore sous-exploitées.

La diffusion comme fonction archivistique

Selon la théorie de la discipline, la diffusion est à la fois une fonction archivistique et une mission pour les services d’Archives. Elle est une fonction archivistique car elle constitue l’aboutissement des activités de création et/ou d’acquisition, d’évaluation, de classification, de description et de préservation. Elle est aussi une mission car « la diffusion de l’information que contiennent les archives est parmi les finalités les plus importantes de l’archivistique » (Couture, [et al.], 2003 : p. 22). Ainsi, on la définit comme étant « l’action de faire connaître, de mettre en valeur, de transmettre et/ou de rendre accessible une ou des informations contenues dans des documents d’archives à des utilisateurs (personnes ou organismes) connus ou potentiels pour répondre à leurs besoins spécifiques » (ibid. : p. 22). Cette définition sous-tend les notions de communication et de promotion, ce qui démontre la tendance actuelle allant vers l’ouverture et la transparence des archives (Laurent, 2003 : p. 13). On observe véritablement une « mutation de la pratique vers des priorités axées sur la diffusion, sur la promotion de nos interventions et sur l’accroissement de l’accès à la connaissance et au savoir » (Aubin, 1999-2000 : p. 11).

Cet effort d’ouverture et de promotion est aussi dû au fait que « la diffusion assure aux centres d'archives une renommée grâce à laquelle ils peuvent justifier les ressources qui leur sont attribuées et prétendre au développement des archives dont ils ont la garde ainsi qu'au développement des services qu'ils offrent » (Couture, [et al.], 2003 : p. 386). Ainsi, le positionnement de la diffusion au sein du système de gestion d’un service d’archives est stratégique. En effet, la diffusion étant le meilleur moyen d'obtenir visibilité et notoriété, elle permet le maintien, voire l'augmentation des ressources pour l'ensemble du service. Il est par conséquent capital d'intégrer cette fonction à la planification générale des activités et, plus globalement, à la stratégie de l'institution. Occupant une position stratégique au sein du système de gestion des archives, la diffusion se doit d’être intégrée à l’appareil normatif et administratif du service d’Archives. Dans ce but, il est recommandé d’établir une politique de diffusion. Cette dernière permet de formaliser et de coordonner les différents aspects liés aux activités de diffusion d’un service d’Archives, ainsi que d’optimiser l’usage des différents moyens de diffusion possibles.

Les moyens de diffusion

Selon la littérature existante, on peut distinguer deux ordres de diffusion des archives : la diffusion par les archives et la diffusion par les archivistes (Couture, Rousseau, 1983 : p. 257). La diffusion par les archives inclut notamment la mise à disposition des archives, la mise à disposition d'instruments de recherche et d'informations générales, la publication (sur tous supports) et l’exposition de documents d’archives, d’instruments de recherche et d’informations générales. Tandis que la diffusion par les archivistes comprend la réglementation de l'accès, de la consultation, de la reproduction, la gestion des chercheurs (le service de référence, la consultation), la participation à des activités culturelles ou de formation et l'entretien des relations publiques.

La diffusion des archives est fondée sur différents moyens, chacun d’eux entraînant le choix et la mise en œuvre d’outils spécifiques. Ces moyens sont le service de référence, la règlementation, la consultation, la publication et la promotion. L'accès est une notion à appréhender tant au niveau intellectuel, physique, que légal. Le service de référence a pour but d’assurer la médiation entre le chercheur et le matériel mis à sa disposition. Il permet l'accès intellectuel aux documents d'archives, mais il doit tenir compte de la réglementation en vigueur. La règlementation peut être de trois types : « la restriction à la consultation, celle qui empêche la reproduction et celle qui interdit la diffusion » (Couture, [et al.], 2003 : p. 404). Ceux-ci influencent considérablement les possibilités de recherche offertes au chercheur, c’est pourquoi un service d'Archives doit faire preuve de transparence dans l’application des lois, règlements et politiques en vigueur. Il s'agit de ce fait d'instaurer « un équilibre entre les besoins des uns et les intérêts ou les ressources des autres » (ibid. : p. 408). La notion de consultation, quant à elle, inclut l'ensemble des éléments permettant l'accès physique aux documents. Elle dépend directement du service de référence qui la précède et l'accompagne. Autre moyen de diffusion, « la publication peut prendre plusieurs formes : publications de documents d'archives, publication d'instruments de recherche, publication d'informations générales » (Couture, Rousseau, 1983 : p. 257). La publication des documents d'archives, principalement sous forme de microfiches ou de documents numériques, permet d'élargir l'accès aux sources tout en les préservant. Mais avant les pièces elles-même, la publication des instruments de recherche permet au chercheur d'estimer l'utilité des fonds proposés sans avoir à se déplacer. De manière complémentaire, la publication d'informations générales, de la présentation du service à l’article historique complet, est aussi un excellent moyen de diffusion et de promotion. Les types et les supports de publication sont aujourd'hui nombreux : dépliant, guide de recherche, livre, périodique, audiovisuel, site web, etc. Ils permettent par ailleurs de contribuer à la promotion des archives.

Le contact entre les archives et leurs publics

Le contact entre les archivistes et les chercheurs peut être établi en face-à-face ou à distance, par téléphone, courrier ou Internet (Cohen, 1997 : p. 6). La diffusion par Internet, « assimilable à une publication, permet de pallier la pénurie des ressources qui limite les possibilités de publication d’instruments de recherche ou de guides du chercheur tout en favorisant un accès à distance et une mise à jour régulière à des coûts, à moyen terme tout au moins, plus faibles. Le contenu de ces sites est à la croisée du contenu du guide du chercheur, du dépliant et de l’état général des fonds. Il informe souvent sur les dernières acquisitions du centre d’Archives. Il peut aussi donner accès aux instruments de recherche spécifiques des fonds ou collections et même aux documents numérisés (unités de description complètes ou spécimens). Parfois, il rend aussi disponibles les normes, procédures et règles suivies par le centre d’Archives dans le cours de ses activités » (Couture, [et al.], 2003 : p. 397).

En informant le chercheur de manière inédite, un site Internet permet ainsi de rassembler en un lieu d’accès unique tous les moyens de diffusion précédemment exposés. Il offre une vitrine des Archives au public, il permet de fédérer tous les moyens de diffusion sur une même plateforme. En effet, un site web permet de proposer simultanément les informations sur l'institution, sur les fonds qu'elle conserve, sur les services offerts et sur la réglementation, ainsi qu'exposer des documents. Permettant à la fois d'anticiper une partie du travail de référence, de préparer le chercheur à la consultation, de disposer d'un espace de communication et d'exposition tout en participant à la promotion de l'institution à moindre coût, un site web se substitue parfaitement aux autres formes de publication (Abraham, 1996 : p. 2).

De plus en plus, l’internaute accède aux sites et aux inventaires d’archives grâce aux moteurs de recherche (Hamburger, 2004). Les services d’Archives se doivent donc d’y apparaître en bonne position. Pour cela il s’agit de suivre les recommandations concernant le bon référencement d’un site ainsi que de démarcher les moteurs de recherche afin que leurs robots recensent aussi les enregistrements contenus dans la base de données du service (Hill, 2004).

Loin de le rendre inutile, tous les moyens de diffusion mis à disposition du chercheur révèlent le rôle de médiateur de l’archiviste. La relation entre l’archiviste et le chercheur est un échange, et la « mission d’information n’est pas à négliger. C’est à l’archiviste qu’il incombe souvent de traduire la demande en termes d’archives » (Favier, 2000 : p. 192). En proposant un nouveau moyen d’accès à leurs utilisateurs, les services d’Archives doivent aussi se donner les moyens de répondre à la demande : salle de consultation adéquate, procédure de réquisition des documents, copies, indication des droits et devoirs de chacun, etc. (Couture, [et al.], 2003 : p. 400). « L’enjeu [de la diffusion] est de faire en sorte que la mémoire soit diffusée de façon à susciter l’intérêt et la curiosité et augmenter le nombre de personnes qui s’y intéressent : il faut adapter, modifier, créer, innover sans nécessairement vulgariser » (Aubin, 1999-2000 : p. 13).

Les activités liées à la diffusion abordent donc à la fois les notions de stratégie, de législation, de gestion des chercheurs et de communication des documents. Intégrée à un système de gestion des archives global et cohérent, la diffusion est un bon moyen d’obtenir visibilité et notoriété, et ainsi de justifier les ressources allouées au service auprès des décideurs.

La présence des Archives sur Internet : analyse des sites actuels

Internet a permis de faire évoluer la communication des services d’Archives et d’influencer leur mission de diffusion des fonds historiques. La littérature spécialisée donne un bon aperçu des attentes du public, des pratiques et des différents enjeux qui se présentent actuellement. Parallèlement, une analyse des sites web d’archives existant sur Internet permet de dresser schématiquement un modèle de site web et de souligner les spécificités techniques qui leur sont propres.

L’évolution des publics

Le monde des Archives l’a vite compris, Internet représente une opportunité à saisir. A la fois source de développement pour la diffusion des documents conservés et nouveau moyen de valorisation des fonds, l’outil web offre de multiples possibilités de présentation des fonds et des services d’Archives au public. Avant de les exposer, il s’agit cependant de mieux comprendre les attentes de ce public, qui change et se diversifie.

Le public classique des Archives, constitué d’historiens et de chercheurs universitaires, a de moins en moins de temps. A l’ère des moteurs de recherche généralisés, « les usagers sont habitués […] à une information rapide, aisément disponible, accessible quasiment à domicile » (Ermisse, 1994 : p. IX). Ils sont de plus en plus réticents à se déplacer sans savoir ce qu’ils trouveront. L’ordinateur est devenu l’outil de travail privilégié, et Internet leur permet de rassembler à distance les informations qui leur seront utiles lors de leur déplacement dans le service pour recherches approfondies. En marge de ces chercheurs avertis, d’autres types d’utilisateurs fréquentent les Archives. Il s’agit principalement des généalogistes, qui depuis une vigtaine d’années ne cessent d’augmenter. A leurs côté, étudiants, amateurs passionnés d’histoire et professionnels de divers domaines (architecture, sciences politiques, géographie, etc.) commencent à s’intéresser aux archives (ibid. : p. 3). Pour canaliser ces différents publics, les services d’archives peuvent leur donner les moyens d'estimer à distance la spécificité et la pertinence des fonds conservés.

L’enjeu pour les services d’Archives est de ne pas passer à côté de cette nouvelle génération familiarisée avec l’outil informatique et développant de nouvelles habitudes de recherche. Il s’agit donc de continuer à promouvoir l’utilisation des fonds et à favoriser la recherche historique en s’daptant à ces nouveaux besoins d’information. Rendu possible par le web, ce véritable rapprochement avec le public permet aux archives de dynamiser leurs activités et de donner d’elles-même une image plus attirante. Pour ces différentes raisons, que les services d’archives ont bien saisies, il est primordial d’être présent sur Internet.

Sites web d’archives : différents niveaux

Pour répondre aux besoin de ces différents publics lors de l’élaboration d’un site web d’Archives, il est possible de rendre disponibles simultatément plusieurs niveaux d'information (Uhde, 2001). Les quelques exemples proposés démontrent que la préoccupation de répondre aux attentes des publics distincts est constante.

Le premier niveau, le plus basique, contient les informations de présentation générale des services d’Archives. Il est composé des informations pratiques sommaires comme les coordonnées de contact, les heures d’ouverture, une description sommaire des fonds (type et volume), et éventuellement le guide du chercheur. A ce niveau déjà, différentes options existent pour présenter les fonds et les collections : listes alphabétiques, répertoires numériques ou thématiques, cadre de classement, regroupement des fonds par périodes historiques ou par sujet. Il est aussi possible de prévoir des chemins d'accès différents pour chaque type de chercheurs ou pour des centres d’intérêt spécifiques.

Le deuxième niveau offre la fonction de recherche dans les archives en mettant à disposition les inventaires des fonds selon les différents procédés possibles. Il est ainsi envisageable de scanner les inventaires et de les proposer en format image ou texte sur le site. Un autre procédé est la conversion des inventaires en format HTML (2). De manière plus élaborée que ces deux premières options plutôt « bricolées », la plupart des services d'Archives mettent à disposition des outils de recherche dynamiques. Il s’agit de moteurs de recherche directement liés aux bases de données des services. Il est en effet possible, selon le système utilisé pour la description, d'en proposer une interface de recherche en ligne (Rosenbusch, 2001 : p. 46), laquelle peut être guidée par différents index et listes d’autorités (géographiques, noms de personnes et de collectivités, etc.). On peut alors véritablement parler de salle des inventaires virtuelle.

Le troisième niveau offre à l’utilisateur la possibilité de consulter directement les pièces du fonds numérisées à l’écran. Les documents d’archives sont accessibles au format image ou même en texte, grâce aux logiciels de reconnaissance optique des caractères. On peut alors parler d’« archives virtuelles » (Valacchi, 2003 : p. 190 ; Lemay, 1998-1999 : p. 12), voire de « salle de lecture virtuelle ». Une des premières réalisation de ce niveau d'information est le site des Archives municipales de Rennes (Rennes, en ligne), qui, depuis 2003, donne progressivement accès en haute résolution aux registres paroissiaux, à une partie du cadastres et des recensements ainsi qu'à deux tiers de l'état civil. Cette option est également souvent utilisée pour mettre en valeur des fonds cartographiques et photographiques. « Depuis 2003, les statistiques de fréquentation des sites internet des services d’archives ayant mis en ligne ce type de documents montrent un afflux de visites dans ces salles de lectures virtuelles » (Minstère de la culture et de la comunication, 2007 : p. 5).

Complémentairement à ces différents niveaux d'information, plusieurs éléments accessoires sont utiles sur un site web d’Archives. Ainsi, avant même de lui donner accès aux sources, il est intéressant d'indiquer au chercheur l'usage qu’il pourra faire des archives. Dans cette optique, il est intéressant de relever l’offre de didacticiels et de foires aux questions (FAQ). Par ailleurs, la mise à disposition de formulaires de demande de recherche et de réservation de documents permet aux chercheurs d'émettre l’objet de leurs recherche et les documents requis et ainsi de préparer leur venue.

Le site web «modèle»

La majorité des services d'Archives a choisi de créer un site à plusieurs niveaux, chacun s'adressant à un public spécifique, du profane à l'averti. « Le contenu de ces sites est à la croisée du contenu du guide du chercheur, du dépliant et de l'état général des fonds » (Couture, [et al.], 2003 : p. 397). La combinaison d’éléments des différents niveaux permet de brosser le portrait d’un site web « modèle », qui contient au moins les rubriques suivantes : présentation du service, informations pratiques, présentation des fonds et des inventaires et, finalement, la proposition de sources complémentaires.

La présentation du service permet de décrire la mission et les activités de l’organisme, d’exposer sa structure interne et son personnel. En tant que « vitrine » du service, cette présentation doit être attractive afin de véhiculer une image positive du service.

Les informations pratiques regroupent tous les éléments ponctuels utiles aux chercheurs qui envisagent une visite du service : horaires d’ouverture, adresse et plan d’accès, conditions d’accès aux documents, présence d’un service de référence, procédures de demandes de recherche, règlement de consultation et de reproduction, etc. Ces informations doivent lui permettre de préparer sa venue dans les meilleures conditions. Dans cette rubrique peut aussi être offert un moyen de contact des archives : téléphone, email, formulaire de contact, etc.

La présentation des fonds et des inventaires constitue le cœur du site web d’un service d’archives. Elle peut contenir différents moyens d’accès aux fonds : liste des fonds, cadre de classement, inventaires statiques ou dynamiques avec ou sans lien aux fonds numérisés ainsi que diverses options de recherche. Cette rubrique centrale remplit une double fonction : d’information d’une part, en fournissant des informations aussi exhaustives que possible pour permettre au chercheur de juger de l’utilité d’une visite ; de promotion d’autre part, en mettant en valeur et en attirant son attention sur certains thèmes ou documents particulièrement intéressants.

Les sources complémentaires permettent de diriger le chercheur vers d’autres sites ou sources d’informations utiles : bibliothèques, services d’archives, portails thématiques, associations, etc.

L’ensemble de ces rubriques permet de remplir les différentes fonctions que l’on attend d’un site web d’archives. Chacune participe à guider et à canaliser le chercheur dans sa recherche d’information. Cependant celui-ci demande avant tout d’avoir accès aux instruments de recherche (Salzmann, 2004 : p. 46).

Les instruments de recherche en ligne

Les choix stratégiques de diffusion des instruments de recherche dépendent directement de la technologie utilisée dans le service d’archives. En effet, le logiciel employé et les possibilités qu’il offre au niveau de la recherche et des formats de résultats influenceront largement le niveau d’information offert au public sur Internet. Tous les systèmes de gestion de bases de données offrent actuellement des options de recherche et de rendu de rapports de recherche paramétrables.

Ainsi la plupart des systèmes de gestion de bases de données utilisent le format SQL, qui est le standard le plus répandu pour la structuration de bases de données. Or, en informatique, des données standardisées peuvent être utilisées par différents logiciels, contrairement aux données propriétaires. Il est donc possible d'exploiter directement ces données bien adaptées au web soit en élaborant soi-même - ou avec l'aide d'un informaticien qualifié - un module de connexion à cette base de données au web, soit en utilisant un autre logiciel permettant de mettre en ligne une base de donnée de format SQL (3).

Une autre option est le recours au standard XML (4). Le format XML est adopté par de plus en plus de professionnels, comme une méthode de description de données digitales, internationale, non propriétaire et indépendante. Ce format facilite l'échange de données électroniques, la manipulation des données et la recherche Internet (Higgins, 2003 : p. 199). XML est d'autant plus approprié à la description des archives qu'il a été spécialement adapté à la norme ISAD(G) par l'élaboration de EAD, une définition de type de document (DTD) spécialement conçue pour la recherche Internet de données hiérarchisées d'archives (ibid. : p. 204). En outre, XML est le format utilisé dans la plupart des projets exposés dans la littérature professionnelle (Higgins, 2003 ; Burgy, 2004). Le transfert des systèmes de gestion dans un environnement XML est une possibilité pour mettre en ligne les inventaires d’archives. Actuellement, les principaux logiciels documentaires utilisés dans les services d’archives offrent des fonctions d’export automatique des données en XML. Par ailleurs, un tel transfert permet d'être en phase avec les pratiques archivistiques actuelles, de conformer tous les inventaires qui ne le sont pas encore à la norme ISAD(G), de se détacher de la dépendance envers les sociétés propriétaire et de s'inspirer des projets de mise en ligne d'inventaires menés par différentes institutions.

Il est aujourd’hui capital d’appliquer les différentes recommandations de la profession concernant les normes techniques et l’usage de formats libres pour permettre une collaboration optimale entre les institutions. Cette collaboration est nécessaire à une plus grande ouverture des archives car, par un effort commun de partage de compétences et de moyens, elle rend possible un accès public étendu aux informations conservées dans les services d’archives.

Perspectives et enjeux actuels

Comme le démontrent les exemples exposés précédemment, les technologies offertes par le web rendent possible de nouveaux concepts, tels que celui de salle des inventaires, voire de salle de lecture virtuelle. Cette tendance a été accentuée par l’avènement du web 2.0, ou web de seconde génération, qui permet une plus grande interaction entre les archivistes et leurs publics. Ici encore, les Archives municipales de Rennes ont été pionnières en proposant à leurs internautes volontaires (surtout des généalogistes) un procédé d’indexation collaborative des registres d’état civil rennais (Rennes, en ligne). Bien cadrée par des procédures de contrôle de la qualité de l’indexation proposée, cette opération a rencontré un vif succès et a fait naître d’autres projets du même type, notamment avec l’Université de Rennes. Autre réalisation intéressante faisant participer le public aux tâches archivistiques, le projet « Your Archives » des Archives nationales du Royaume Uni, où les usagers contribuent aux descriptions, transcriptions et rédaction des notices biographiques (England, Wales and United Kingdom, en ligne). Les mécanismes de « navigation sociale » offerts par le web 2.0 permettent en outre aux internautes de commenter, de filtrer les requêtes en fonction des intérêts (filtre collaboratif), de marquer les pages ou encore de voir qui est en ligne (Yakel, Shaw, Reynolds, 2007).

En outre, l’élan d’ouverture des archives tend a se fédérer et à se structurer. Ainsi, Archives Canada propose son Réseau canadien d’information archivistique, métamoteur permettant d’effectuer une seule recherche dans l’ensemble des bases de données des services participants (Archives Canada, en ligne). Dans le même ordre d’idée, « Bora Archives privées » fédère les bases de données des archives privées françaises (Direction des Archives de France, en ligne). « Les passerelles sont également nombreuses entre patrimoine et archives dans le domaine de la recherche et de la mise en valeur documentaire » (Rambaud, 2005 : p. 96). En effet, les efforts de diffusion mis en œuvre par les Archives tendent de plus à rejoindre ceux des autres institutions patrimoniales telles que les bibliothèques et les musées. Les attentes des utilisateurs et la mise en place de standards facilitant la mise en place d’outils de recherche transversaux conduisent à un rapprochement entre institutions patrimoniales. Des portails en tels que « MICHAEL » [Multilingual inventory of cultural heritage in Europe] démontrent d’une volonté commune de partage et de transversalité entre insitutions patrimoniales et témoignent de la mise en œuvre d’une véritable « mémopolitique », ou politique patrimoniale coordonnée (MICHAEL, en ligne). Seule l’absence de standard commun et le relatif cloisonnement des pratiques professionnelles freinent ce rapprochement et créent une prolifération des outils de recherche qui nuit à leur utilisation.

Les enjeux actuels sont donc la normalisation des pratiques de descriptions archivistiques, l’adoption de standards favorisant l’interopérabilité entre institutions patrimoniales ainsi que l’homogénéisation des outils de recherche offerts. Ainsi le public, jusque là usager mais peu critique face à la prolifération d’outils de tout genre, pourra réellement bénéficier d’instruments cohérents et de données normalisées. L’impact des outils proposés sur le public est encore peu étudié, mais les services d’archives proposant de véritables salles de lecture virtuelles ont constaté une nette diminution des visites dans le service. Face à cette baisse de fréquentation et en l’absence de statistique d’utilisation des sites web et des outils de recherche qui y sont proposés, les services émettent certaines craintes légitimes. Comment, en effet, justifier les ressources allouées au service de référence en l’absence d’usagers ? Et, paradoxalement, comment faire revenir le public dans les archives après lui avoir donné les moyens de s’en distancer ?

Démarche de conception d’un site web d’archives

Afin de correspondre au mieux aux exigences archivistiques ainsi qu’aux besoins du public, la démarche de conception d’un site web d’archives peut être divisée en six grandes étapes, dont voici une brève présentation. La première étape est l’analyse de l’existant et des besoins. Elle permet de cibler les objectifs du service ainsi que les attentes de ses usagers en matière de diffusion. La seconde étape propose la mise en place d’une stratégie de diffusion, qui détermine la politique de diffusion du service ainsi que ses priorités en termes de diffusion. La troisième étape consiste en la modélisation du site sur la base d’un cahier des charges établi à partir des informations recueillies durant les étapes précédentes. Suit alors l’étape de la réalisation, qui nécessite des choix logistiques et techniques ainsi que la priorisation dans la création du contenu. Il est en effet inévitable, et c’est l’objet de cette avant-dernière étape), de procéder à des choix. Ceux-ci concernant notamment les modalités d’accès aux documents, qui posent des problèmes tant intellectuels que techniques : sous-traitance de la création du site, traitement des informations confidentielles, tarification des services, etc. La dernière étape permet d’inscrire le site dans la durée en assurant sa maintenance et sa promotion. L’ensemble de ces étapes est détaillé et enrichi dans un wiki relatant l’ensemble de la démarche et son contexte de recherche.

A propos du guide de diffusion des archives…

Toutes les réalisations existantes convergent vers une diffusion de plus en plus large des archives. Cependant tous les services n’ont pas encore entamé cette démarche, c’est pourquoi j’ai capitalisé dans un wiki les résultats de mes recherches sur la diffusion ainsi qu’un guide exposant la démarche de conception et de réalisation d’un site web d’archives. Cette plateforme se veut évolutive et je laisse le soin à qui le souhaite d’y intégrer ses considérations. Elle se trouve à l’adresse suivante : http://archiveswebsites.pbwiki.com.

Pour conclure…

La fonction « diffusion » bénéficie largement de l’esprit d’ouverture et de promotion qui s’est développé dans le domaine des archives. Intégrée à la stratégie des services, elle s’institutionnalise et se traduit par la mise en œuvre souvent combinée de différents moyens de diffusion. Dans cette fonction, les archivistes ont su tirer parti des avancées technologiques pour répondre aux besoins du public. Ils offrent ainsi aux chercheurs, très demandeurs de services à distance, un accès de plus en plus complet au monde des archives, allant de la présentation des services aux documents d’archives numérisés en ligne. Par des sites web offrant plusieurs niveaux d’information destinés aux différents publics, ils guident à distance les chercheurs vers les sources appropriées. La mise à disposition d’instruments de recherche est l’élément central à résoudre lors de la conception d’un site web d’archives. Différentes technologies et systèmes de description se côtoient, avec pour conséquence un manque d’homogénéité des sites existant. Cependant un effort de normalisation (notamment avec EAD) et une volonté de synergie entre institutions patrimoniales présupposent une harmonisation prochaine des pratiques. De plus, les apports d’outils de type « web 2.0 » aux sites web d’archives ont déjà été salués par les chercheurs, qui en apprécient les nouvelles possibilités d’interaction.

WikiBiGe, un wiki qui bouge

Introduction

Suite à une présentation d’Iris Buunk, bibliothécaire à la Faculté des sciences économiques et sociales, sur les outils du Web 2.0 et ses applications possibles dans les bibliothèques, un groupe de bibliothécaires de différentes Facultés de l’Université de Genève s’est formé spontanément pour mettre sur pied un wiki au service des bibliothécaires. Le but était d’avoir un outil qui facilite l’échange et le partage d’informations, d’idées ou d’expériences, et renforce la communication et la cohésion entre des bibliothécaires dont les lieux de travail sont disséminés en plusieurs endroits de la ville.

Pourquoi un wiki ?

à la différence d’une plateforme collaborative classique, la mise en place et la gestion d’un wiki sont simples, ce qui permet un gain de temps notable et évite l’implantation d’un système plus complexe, souvent géré par l’intermédiaire d’informaticiens dont on dépend par la suite. La facilité d’édition en temps réel est un autre atout non négligeable, car cela permet effectivement de travailler “ensemble” et (presque) en même temps sur un dossier.

La définition du wiki donnée par Wikipedia (2007) reprend effectivement ces deux aspects liés à la collaboration et à la simplicité : « Un wiki est un système de gestion de contenu de site Web qui rend les pages Web librement et également modifiables par tous les visiteurs autorisés. On utilise les wikis pour faciliter l’écriture collaborative de documents avec un minimum de contraintes.»

Un wiki, outil typique du Web 2.0, rime également avec transparence, puisque toutes les modifications des pages peuvent être librement consultées, et partage, puisqu’il permet le travail collaboratif, ce qui en fait un excellent outil de “Knowledge Management”.

Pourquoi un wiki des bibliothécaires à l'Université de Genève?

De telles fonctionnalités ont vite séduit les bibliothécaires qui ont constitué spontanément un groupe de travail. Le WikiBiGe (Université de Genève, 2007) était né.

Certes, c’était un moyen de se mettre à la page et d’appliquer les développements du Web 2.0 de façon concrète. Mais outre cet “effet de mode” (avant le WikiBiGe, la création d’un blog avait été envisagée), un outil collaboratif de ce type devait contribuer à renforcer l’échange et la collaboration entre les professionnels.

Assez vite, les objectifs du WikiBiGe ont donc été définis comme suit :

De tels objectifs pouvaient sembler ambitieux et malgré tout, le groupe de travail s’accordait à dire que “l’outil” wiki n’allait pas changer les pratiques d’échanges d’informations - aussi limitées fussent-elles jusqu’alors - du jour au lendemain. Le WikiBiGe ne resterait qu’un moyen incitant à échanger entre collègues, fournissant une plateforme pour cet échange. Il n’allait pas être LA solution miracle qui ferait de ses utilisateurs des “hypercommunicants”. L’utilisation de l’outil wiki ne devait pas être une finalité en soi, mais constituer une forte incitation à renforcer ce qui faisait légèrement défaut : la communication.

Création du WikiBiGe

L’enthousiasme des participants au groupe de travail a été tel qu’il a provoqué une gestion de projet un peu particulière : plutôt que de débuter par des études d’opportunité et de faisabilité, et donc de multiplier les réunions, il a été décidé de créer le wiki aussi vite que possible ! Certains ont donc commencé par élaborer le contenu et la structure du wiki, pendant que d’autres recherchaient et testaient divers logiciels. Le choix s’est assez rapidement porté sur le logiciel libre DokuWiki (DokuWiki, 2007). Les principaux arguments en sa faveur relèvent de la technique : scripts écrits en PHP - langage maîtrisé en interne, importante communauté d’utilisateurs, donc nombreux templates (modèles) et plug-ins, simplicité intrinsèque due à l’absence de base de données. Plus pragmatiquement, le choix a également été effectué en fonction de ce qu’il était possible d’installer sur les serveurs de l’Université avec l’aide du webmaster. Notons qu’un blog a été créé pour échanger les informations dans le groupe de projet, mais celui-ci a vite été abandonné, car la plus classique communication par e-mail s’est révélée être amplement suffisante lors de cette phase de démarrage.

Deux mois après la rencontre initiale, le wiki était en ligne: léger au niveau du contenu, mais néanmoins installé avec les fonctionnalités de base permettant de le développer. Le choix du contenu a bien sûr évolué depuis le début, mais les thèmes principaux sont restés les mêmes. La structure thématique s’est également adaptée à la mise en place de groupes de travail réfléchissant à une réorganisation générale des bibliothèques universitaires de Genève.

Fig. 1: Exemple d’une page du WikiBiGe: la page du projet WikiBiGe lui-même

Formation

Le wiki a été officiellement présenté au personnel des bibliothèques en mai 2007 lors d’une séance de travail. Celui-ci a eu la possibilité de s’autoformer ou de participer à des sessions de formations organisées. Dès lors, chacun-e a eu la possibilité de consulter, d’insérer ou de modifier le contenu du wiki.

Autoformation :

Dans une Boîte à outils, plusieurs documents permettent à chacun de se familiariser avec le wiki:

Formation en groupe :

Des formations en petits groupes d’une dizaine de personnes ont été proposées sur chaque site de l’Université de Genève en juin 2007. Commençant par la présentation du principe du wiki ainsi que des principales manipulations, elles ont permis à chaque participant de se familiariser avec le WikiBiGe en pratiquant quelques exercices. Notons que ces formations ont rencontré un vif succès !

Thématiques et usages actuels :

Voici les thématiques principales présentes dans WikiBiGe :

Ou, puisqu’une image vaut mille mots:

Fig. 2: Tag cloud du WikiBiGe

Ce tag cloud ou “nuage d’étiquettes” se base sur la version HTML du wiki qui contient près de 100’000 “mots”! Les étiquettes représentées ici sont constituées d’au moins trois lettres et apparaissent au minimum 30 fois (les noms de personnes ont été éliminés, l’algorithme utilisé est celui de mozcloud). Plus le mot est gros, plus il apparaît fréquemment dans le wiki.

Rubriques les plus utilisées

Des statistiques d’utilisation ont été récoltées, correspondant au nombre de clics sur une rubrique par mois (y compris plusieurs clics lorsqu’on désire éditer une page). Les graphiques ci-dessous donnent une idée de la consultation du WikiBiGe, mais il faut garder à l’esprit que le nombre de clics n’est pas forcément égal au nombre de personnes ayant consulté la page et encore moins à l’utilisation de cette page. A noter également que le nombre de personnes inscrites sur le wiki est de 117 le 6 décembre 2007.
La figure 3 montre la fréquentation globale du wiki. On observe nettement un grand intérêt durant les mois de mai et juin (le wiki a été lancé en mai), puis une diminution au fil des mois suivants. Le regain de consultation que l’on pouvait attendre après la pause de l’été est visible, mais relativement faible. On retrouve logiquement la même tendance dans les autres graphiques.

En ce qui concerne les rubriques principales (figure 4), les Projets sont très consultés car ils permettent au personnel des bibliothèques de se tenir au courant des projets en cours ainsi que de leur évolution. Chacun peut donc être au même niveau d’information quel que soit le poste qu’il occupe dans la bibliothèque. La page Professionnel-le-s a également du succès car elle contient les pages personnelles des collègues, toujours très consultées (voir figure 7). A noter que la seule page à nouveau bien consultée après la pause de l’été est celle des projets en cours. Les autres pages sont liées aux différents groupes de travail, gelés jusqu’à nouvel avis.

La figure 5 détaille la consultation des pages Projets. Très logiquement, c’est le projet du Wiki lui-même qui est le plus consulté puisque les bibliothécaires instigateurs de cet outil sont des convaincus et l’utilisent pour la gestion complète du processus (y compris la rédaction de cet article). Les autres projets concernent les divers groupes de travail (les données “Groupes de travail” correspondent au total des consultations de sept groupes). Ceux-ci étant gelés, leur consultation tend vers zéro.

La figure 6 présente les projets ajoutés au wiki dès septembre. Ces pages suscitent une consultation modeste (chaque projet n’intéresse pas forcément toute la communauté des professionnels) mais réelle.

Dans la figure 7, les autres rubriques sont analysées et comme mentionné plus tôt, ce sont les pages personnelles des collègues qui ont le plus de succès, mais l’intérêt retombe lorsque tout le monde les a visitées. On peut remarquer le concours de la plus belle page personnelle lancé en juillet : le pic de juillet concerne l’appel à créer ces pages, et le pic de septembre l’appel à voter pour la meilleure.

La figure 8 enfin représente la consultation des divers outils permettant à chacun de se familiariser avec le wiki et ses fonctionnalités. Le bac à sable a été pris d’assaut lorsque tout le monde a voulu y faire ses premiers pas, puis l’intérêt pour ces outils est vite retombé.

Et l'avenir alors ?

Cet outil est encore jeune, mais on peut déjà noter que le nombre d’utilisateurs inscrits dépasse la centaine, et les graphiques ci-dessus montrent que certaines rubriques rencontrent de l’intérêt.

Pour que ce type d’outil Web 2.0 apporte un vrai plus à la communication (par rapport à un site web simple, ou une communication par e-mail), il est nécessaire d’encourager la consultation et la participation, ce qui constitue un véritable défi. Comme le dit Liziard (2007), <« l’utilisateur doit pouvoir s’approprier le site et avoir un intérêt à y participer.»

Pour rendre la consultation du WikiBiGe attractive, quelques idées ont déjà été mises en oeuvre comme le concours de la plus belle page personnelle, mais d’autres actions sont nécessaires. On peut remarquer que lorsqu’une page est statique, sa consultation tend vers zéro après quelques temps. La mise à jour et l’apport de nouvelles informations sont donc cruciaux pour que l’intérêt demeure. A noter par exemple que l’organisation de la page d’accueil a été repensée: elle va être utilisée pour mieux diriger l’utilisateur, tout en restant claire et dynamique (ajout de nouvelles, etc.). L’ajout de pages consacrées aux nouveaux projets est également un bon moyen de rendre le wiki indispensable à tous ceux qui désirent se tenir informés.

Le taux de participation à la vie du wiki dépend, lui, de la motivation de la communauté à être proactive. En général, seul un petit pourcentage des personnes participent véritablement à l’enrichissement du wiki, les autres se contentant de le consulter. Encourager les groupes de projet à utiliser cet outil pour leur communication interne ou externe permet par exemple aux professionnels de s’habituer à son utilisation.

Il sera également intéressant d’observer ce qu’il se passera dans le cas où la nouvelle directrice nommée au poste de Direction de l’information scientifique pour l’Université de Genève reprend ce wiki comme outil de communication, comme cela avait été initié à la naissance de ce wiki avec la directrice précédente.

Dans tous les cas, il est indéniable que le suivi et la sauvegarde de l’historique des projets des bibliothécaires et de la vie des bibliothèques en général en sont facilités. Le côté convivial de l’outil ressort également des nombreuses consultations des profils des bibliothécaires et du concours du plus beau de ces profils.

Quoi qu’il en soit, s’habituer à un nouvel outil prend toujours du temps et la surveillance des statistiques de consultation futures permettra de confirmer ou non le succès à long terme de WikiBiGe.

Conclusion

Cet article a été rédigé, corrigé, modifié et recorrigé à 18 mains, mais sur des claviers différents... C’est aussi ça, la “magie” du wiki. Les bibliothécaires de l’Université de Genève sont-ils désormais en plein surf sur les vagues du Web 2.0 ? Même si les vagues ne sont pas encore hautes, c’est déjà un début !

La notion de solidarité archivistique pour les Archives fédérales suisses : définition, historique de leur engagement, activités actuelles et autres réflexions sur la question

NDLR : A l’occasion d’une rencontre du Forum des Archivistes genevois, Monsieur Andreas Kellerhals, directeur des Archives fédérales suisses est intervenu sur le thème de la solidarité archivistique. La finalité première du texte qui a servi de support à son intervention n’était certes pas la publication mais le contenu étant intéressant, nous avons décidé de le proposer à nos lecteurs.

S’il est question de solidarité inter-archivistique, donc de projets de soutien entre Archives auxquels les Archives fédérales suisses (AFS) participent, c’est d’habitude le projet de coo-pération avec les Archives nationales d’Albanie qui est mentionné en premier.

Programme de modernisation des archives d’Albanie

Ce projet court depuis 1994 et il est le programme d’entraide le plus complet que nous ayons réalisé. Grâce au financement de la Direction du développement et de la coopération (DDC) et à l’aide de nos experts, les Archives nationales d’Albanie ont pu être modernisées fonda-mentalement. Les locaux administratifs et magasins d’archives ont été entièrement rénovés et un système IT complet a été mis en place. Ce projet de longue haleine a engendré en outre une large palette d’actions complémentaires, telles que l’édiction d’une nouvelle loi sur les archives, la digitalisation des instruments de recherche, la création d’un site internet per-mettant l’interrogation des fonds d’archives (1), l’ouverture d’une nouvelle salle de lecture et la mise en place d’une formation en archivistique pour la région. L’engagement de la Suisse auprès des Archives nationales d’Albanie a ainsi permis de renforcer la position de cette ins-titution auprès de son gouvernement et du public et a surtout permis la promotion de la « bonne gouvernance » pendant la période de transition en Albanie.

Cela dit, il ne faut pas oublier que c’est aussi un projet qui a traversé nombre troubles politi-ques : chez notre partenaire de projet se sont succédés trois gouvernements et quatre direc-teurs d’Archives – en 1997, pendant une courte guerre civile, nous avons même connu trois directeurs différents en six mois. Ces changements, ainsi que le dernier changement de gouvernement en juillet 2005, ont souvent occasionné d’importants retards dans l’avancement du projet.

Cette coopération avec l’Albanie est-elle typique de la solidarité archivistique ? Ou encore : Que faut-il entendre par solidarité archivistique ? Nous pouvons en donner une définition gé-nérique en parlant des efforts de la communauté archivistique internationale pour mener des projets d’assistance à l’étranger dans le but de développer les outils et l’expertise nécessaire aux communautés en voie de développement et à celles en transition. Adoptons cette pers-pective, mais n’oublions pas que le terme de solidarité a également une connotation plus combative provenant du mouvement ouvrier ou des mouvements de libération, un élément que l’on ne retrouve pas nécessairement dans la coopération entre gouvernements ou agen-ces étatiques.

Les formes d’actions de la communauté internationale sont diversifiées et la distinction entre coopération et solidarité reste parfois vague. Il est ainsi possible de trouver réunis sous cette appellation tant :

Il faut noter en outre que la solidarité archivistique ne se déploie pas uniquement sur le plan international et dans l’axe nord-sud, mais également au niveau européen ou même national. Elle ne se limite pas non plus à une solidarité entre institutions mais peut aussi bien se dé-ployer entre professionnels. Les actions de solidarité peuvent donc viser à former des archi-vistes, à fortifier une institution d’Archives ou même à consolider, par l’appui aux Archives, la démocratie et l’état de droit ainsi que de protéger les droits de l’homme.

La solidarité archivistique a une longue tradition et au cours du temps les initiatives locales, régionales et internationales se sont multipliées. Il est toutefois difficile d’en obtenir une vision globale et les actions entreprises mériteraient souvent d’être coordonnées pour gagner en efficacité, au lieu de se trouver dans une situation de concurrence peu fructueuse entre les pays « donateurs ». Pour répondre à ce besoin d’orientation et de coordination, le Conseil International des Archives, à travers son projet « Archives solidaires », s’est attelé à la tâche du recensement des nombreuses formes d’assistance et de relations qui s’établissent entre institutions d’archives à travers le monde.(3)

Mais revenons à l’action des Archives fédérales suisses. Initialement grâce à la sensibilité de mes prédécesseurs, puis dès 1998, conformément à l’inscription du principe dans la loi sur l’archivage, les AFS ont poursuivi plusieurs projets de collaboration avec des institutions d’archives étrangères.

En jetant un regard en arrière, je crois pouvoir identifier quatre types d’action de notre part :

Cette distinction de quatre types d’actions reste toutefois purement analytique. Les différents styles d’engagement des AFS ne se sont pas succédé dans le temps. Chaque nouveau projet a englobé la somme des expériences faites précédemment (lessons learned) pour évoluer vers la forme d’action la plus adaptée à l’objectif poursuivi. La solidarité archivistique telle que pratiquée par les AFS présente donc un mélange de formes, d’actions et d’objectifs comme vous pourrez le constater dans les deux exemples suivants :

Voilà donc un échantillon d’exemples concrets de la solidarité archivistique telle que pratiquée par les AFS. Malgré cela, le concept même de solidarité archivistique reste une notion vivante qu’il faut sans cesse redéfinir au gré des changements d’ordre politique, économique et/ou éthique que connaissent nos institutions. Pour preuve en est le fait que la question a encore été discutée lors de la première journée des archivistes nationaux dans le cadre de la dernière Conférence Internationale de la Table rondes des Archives, qui s’est tenue il y a quelques semaines à Québec :

Un retour sur investissement doit-il devenir le critère pour octroyer son aide à des institutions démunies ? Et ce, afin d’éviter de disperser ses ressources pour arroser le désert. Ou bien la solidarité est-elle une action qui se doit d’être désintéressée et affranchie de telles notions d’ordre économique ? Toute institution archivistique légitimée mérite-t-elle un soutien ?

La réponse qui se profile actuellement est qu’un acte de solidarité doit toujours être un acte de solidarité responsable qui inclut la faculté de rendre des comptes. Il faut certes viser un retour sur investissement, même indirect. Mais le critère décisif semble plutôt être la capacité à convaincre nos décideurs politiques. Et l’inscription de tels projets dans une perspective de développement durable nous facilite cette tâche. Renforcer l’état de droit et la démocratie est un bon retour sur investissement, même si nous risquons de nous retrouver proches des missionnaires, en faisant la promotion du système politique juste en lieu et place du dieu juste. La solidarité reste donc un acte à la balance délicate.

ONLINE INFORMATION 2007 - Appliquer le Web 2.0 : innovation, impact et implémentation

Le congrès Online s'est tenu à Londres du 4 au 6 décembre 2007. Cette 32ème édition a rencontré un succès très important puisque 900 participants représentant 43 pays ont assisté aux nombreuses conférences proposées. Les professionnels participant à cette conférence sont bibliothécaires dans le secteur public ou privé, documentalistes, managers de l'information, spécialistes des NTIC, courtiers, architectes de l'information, spécialistes de knowledge management, webmaster, éditeurs, diffuseurs de contenu, etc.

Les nombreux changements dans les organisations liés à l'évolution du web 2.0  expliquent ce succès et l’on sent aussi une certaine peur de l'avenir exprimée parmi la profession des bibliothécaires en Grande Bretagne. On assiste actuellement à un manque de repères et les thèmes du congrès étaient tout à fait dans l'air du temps et de nature à conforter certains professionnels dans leurs pratiques ou consolider leurs connaissances.

Afin de renforcer les liens entre les participants du congrès, un blog les invitait à commenter les conférences et, nouveauté 2007, ils pouvaient se retrouver sur Facebook.En 2006, beaucoup de conférenciers avaient présenté des expérimentations autour du web 2.0. L'année 2007 a permis de montrer à quel point l'utilisation des réseaux sociaux au sein des organisations devenait courante.

Jimmy Wales, fondateur de Wikipedia a ouvert les feux en revenant sur le travail accompli et en présentant leur nouveau projet WIKIA (1). Wikia est un moteur de recherche basé, comme Wikipedia, sur la communauté des internautes et contrairement à Google, offrant plus de transparence sur son fonctionnement (le code est en open source). Les internautes sont invités à évaluer les résultats et participent à la création de mini-articles de synthèse sur le terme de recherche. Cet outil veut se distinguer de Google par la qualité des résultats et la protection des données privées. Actuellement, l'outil n'est pas encore performant pour réellement concurrencer Google.

Jimmy Wales s'engage dans la mise à disposition de l'encyclopédie sur le continent africain en s'impliquant personnellement  dans les projets sur le terrain. Il souhaite que l'encyclopédie rassemble toujours plus d'articles dans des langues actuellement peu représentées. Quant à la fiabilité des informations, il reste toujours prudent en conseillant aux utilisateurs de l'encyclopédie de confronter les informations sur d'autres sources, Wikipedia n'étant pas une source académique !

Les moteurs de recherche : nouveaux acteurs

De nombreux spécialistes des moteurs de recherche ont présenté les dernières innovations dans ce domaine et nous pouvons retenir quelques outils intéressants pour leurs fonctionnalités tels que Facbites.com (2) ou Intelways.com (3). Le premier permet de découvrir dans quel contexte est utilisé un terme de recherche en proposant des résultats sous la forme de phrases extraites des pages. On peut éviter ainsi d'ouvrir des pages qui n'ont pas de lien avec le contenu de notre recherche. Le second offre la possibilité d'effectuer une recherche puis de sélectionner toute une série d'outils dont certains du web 2.0 offrant une comparaison des résultats. Grâce à une série de boutons, on navigue d'un outil à l'autre à travers une interface très conviviale. Ces deux outils sont utiles pour démarrer des recherches.

Tous les spécialistes relèvent que l'utilisation de plusieurs outils pour une recherche professionnelle renforce la pertinence car la couverture du web n'est pas identique d'un outil à un autre et les paramètres de classement et de recherche diffèrent sensiblement. Quant à la notion de "privacy", beaucoup de conférenciers l'ont évoquée en rappelant les liens entre moteurs de recherche, sociétés publicitaires, outils de création de blogs, réseaux sociaux etc. Une image du New York Times illustre bien cette problématique en imaginant l'interface de Google en 2084 (4)! Ces alliances avec les sociétés publicitaires permettent aux moteurs de recherche d'avoir accès à une masse d'information sur les internautes et leurs pratiques sur le web (sites consultés, mots clés, achats). La recherche de blogs, de personnes, de réseaux sociaux, de podcasts, de flux RSS devient très importante et les outils ont tous développé des fonctionnalités offrant ce type de recherche. Des outils permettent d'ailleurs une compilation des résultats sur une même page en présentant ces différents types d'information. L'intégration de types de documents hétérogènes parmi les résultats est toujours plus importante. La recherche autour d'une personne ou d'une organisation est toujours plus accessible grâce à des outils comme LindedIn (5). Cet outil propose un répertoire des internautes inscrits auquel on accède sans s'identifier. Toutefois, pour consulter un profil plus complet, il faut s'identifier.

Les bibliothèques: l'impact des outils du web 2.0

Confrontées à des publics issus de la "génération Google", les bibliothèques ont présenté des applications utilisant YouTube, Second Life, Facebook ou des développements autour des OPAC. Ces derniers sont beaucoup plus proches de ce que proposent depuis longtemps déjà des sites comme Amazon. L'idée est d'aller chercher leurs usagers là où ils se trouvent en leur offrant des applications utiles à leurs besoins. Comme exemple, on peut retenir des présentations des événements de la bibliothèque sur YouTube ou de l'équipe des bibliothécaires (6). La présentation de l'actualité de la bibliothèque sous forme vidéo prend du temps mais semble rencontrer un grand succès. D'autres ont choisi ce moyen pour présenter tous les services de la bibliothèque ou de ses ressources. La British Library a engagé une personnalité connue du public pour cette présentation.

Les OPAC évoluent également en fonction de ces nouveaux outils. La recherche dans les catalogues se transforme et intègre des suggestions orthographiques (did you mean?) à l'instar de Google, des conseils de lectures (ceux qui ont emprunté tel document ont également emprunté tel autre) comme le proposent de nombreux services commerciaux (ITunes, Amazon, etc.). Tout est fait pour encourager la serendipité. Les lecteurs peuvent ajouter des commentaires, classer les documents selon leurs préférences. La recherche visuelle permet de voir quels sont les termes les plus utilisés et l'on peut les mettre en relation avec les emprunts.

Les entreprises 2.0 : knowledge management, rseaux sociaux et intelligence collective

Les jeunes collaborateurs engagés dans les entreprises arrivent avec d'autres méthodes de travail et une grande pratique des réseaux sociaux. Il est donc difficile de leur demander d'utiliser l'e-mail pour travailler sur des projets ! Tant IBM que Microsoft ont intégré depuis déjà plusieurs années le web 2.0 dans leur manière de travailler. Les blogs sont utilisés pour communiquer tant à l'interne qu'à l'externe. Ils permettent également de documenter et organiser son propre travail. Le blog produit parfois des connexions inattendues : des personnes qui ne se connaissent pas entrent en communication et partagent des savoirs. Les employés peuvent mettre leurs photos, ajouter des données (tags) et l'on peut ainsi savoir qui est expert dans quels domaines. Chez IBM, des conférences sont organisées sur Second Life permettant ainsi à tout le monde d'y assister. Ces entreprises créent des mondes virtuels pour s'initier à de nouvelles techniques, rencontrer des personnes ou partager des contenus. Tous les conférenciers ont insisté sur l'importance de distinguer les espaces publics et privés afin de protéger les données sensibles. Le succès de ces applications et de leur utilisation importante dans certaines organisations est totalement dépendant du temps dont dispose le collaborateur pour intégrer ces nouvelles pratiques dans son travail. Certains managers l'ont compris et les conférenciers ont insisté sur cet aspect important.

L’exposition professionnelle : reprer les nouveauts

Pour conclure, quelques mots sur l’exposition professionnelle. Elle rassemble plus de 250 exposants provenant de différentes sphères professionnelles (fournisseur de contenu, gestion de contenus, associations, etc). Elle offre une très belle vitrine à ces exposants qui rencontrent les milliers de visiteurs présents durant ces trois jours. Enfin, une centaine de séminaires gratuits permet de découvrir de nouvelles interfaces de bases de données, d’apprendre des techniques de recherche sur le web ou d’identifier les compétences des professionnels de demain.

Si cette édition 2007 a peu évoqué le web 3.0 voire 4.0, il semble certain que la prochaine conférence de 2008 (7) abordera de manière plus approfondie ces thématiques. Le rendez-vous est fixé du 2 au 4 décembre à Londres.