Eléments d’architecture pour une mémoire d’entreprise orientée processus métier

I. Introduction :

« La gestion des connaissances désigne la gestion de l’ensemble des savoirs et savoir-faire en action mobilisés par les acteurs de l’entreprise pour lui permettre d’atteindre ses objectifs » (Charlet et al, 1999). Plusieurs étapes ont été identifiées dans un processus de gestion de connaissances : il s’agit de l’explicitation de connaissances tacites repérées comme cruciales pour l’entreprise, du partage du capital des connaissances rendu explicite sous forme de mémoire et de l’appropriation et de l’exploitation d’une partie de ces connaissances par les acteurs de l’entreprise (Nonaka et Takeuchi, 1995). L’architecture décisionnelle autour de laquelle sont bâtis les systèmes d’aide à la décision assure le processus de transformation des données en informations à usage décisionnelle (Lebraty, 2000). Ces informations à usage décisionnel contribuent à l’amélioration des performances des savoir-faire structurés sous forme de processus métiers, et la connaissance contenue dans les ressources utilisées apporte des moyens pour l’amélioration de la prise de décisions. Cette prise de décision est fortement dépendante des informations et des connaissances qui vont servir de support à cette décision et des outils et des méthodes entrant dans l’exécution des processus. En effet, une décision est le fruit de l’utilisation d’un ensemble d’informations et de connaissances interprétées dans un contexte bien précis. Aussi, certaines catégories de processus peuvent faire appel au même ensemble d’outils et de méthodes, dont la mise en œuvre comporte de nombreux paramètres. Elles nécessitent de prendre des décisions sur le choix des outils et des méthodes dont la qualité influera fortement sur celle du processus. L’amélioration du processus va alors reposer principalement sur l’amélioration des décisions dans l’application de ces outils et méthodes. Les acteurs s’appuient pour cela sur des connaissances acquises antérieurement par d’autres et matérialisées sous forme de mémoires d’entreprise.

Pour capitaliser et rendre explicite des connaissances dans une entreprise, des méthodes issues de l’ingénierie des connaissances (tel que MASK, REX, CommonKADS, KOD, etc.) et du travail assisté par ordinateur (tel que QOC, DIPA, etc.) (Dieng-Kuntz et al, 2001) ont été élaborées. Ces méthodes permettent de définir des mémoires d’entreprise. Une mémoire d’entreprise est définie comme la « représentation persistante, explicite, désincarnée, des connaissances et des informations dans une organisation, afin de faciliter leur accès, leur partage et leur réutilisation par les membres adéquats de l’organisation, dans le cadre de leurs tâches ». Particulièrement, une mémoire métier peut être définie comme l’explicitation des connaissances produites dans et pour un métier donné. Les méthodes de capitalisation des connaissances utilisent des techniques d’ingénierie de connaissances pour extraire les connaissances, que ce soit auprès des experts ou à partir des documents, afin de les formaliser avec des modèles conceptuels, où la connaissance (dans notre cas en rapport avec les processus métiers) qui guide la résolution de problèmes est rendue explicite. Par ailleurs, (Nagendra Prasad et Plaza, 1996) définissent la mémoire d’entreprise comme « l’ensemble des données collectives et des ressources de connaissances d’une entreprise ». La gestion des connaissances selon cette approche, peut être vue comme « la gestion d’un réservoir de taille plus au moins importante rassemblant les connaissances de l’entreprise. La taille la plus petite correspondant à une mémoire individuelle, celle d’un expert d’un domaine donné, la taille la plus grande correspondant à la mémoire de l’entreprise et rassemblant à ce titre l’ensemble des connaissances sur l’organisation, les activités, les produits, etc., de l’entreprise.» (Meingan, 2002).
Selon la typologie de la mémoire d’entreprise, celle-ci peut inclure des connaissances sur les produits, les procédés de production, les clients, les stratégies de ventes, les résultats financiers, les plans et buts stratégiques, etc. Elle peut également inclure des bases de données, des documents électroniques, des rapports, des spécifications de produits et de la logique de conception. En effet, il existe une variété de typologies de mémoire d’entreprises : mémoire de projet, mémoire métier, mémoire distribuée, mémoire documentaire, mémoire à base de cas, etc. Les caractéristiques de quelques unes de ces mémoires d’entreprise sont définies dans (Gandon, 2002).

Pour atteindre les objectifs définis par la stratégique globale de l’entreprise, les acteurs disposent d’un capital de connaissances souvent très important matérialisé à travers les documents et les données mais aussi les référentiels, les messages électroniques, etc. (figure 1) mais généralement mal exploité durant l’exécution des processus métiers. A cela, plusieurs raisons peuvent être invoquées : des workflows peu ou pas automatisés, une exploitation très réduite de ces connaissances car seules les données sont principalement utilisées, l’absence d’architecture qui pourraient fédérer ou intégrer toutes ces connaissances en vue d’une utilisation efficace.
Nous proposons dans ce papier de concevoir une architecture de mémoire d’entreprise orientée processus métier permettant de mettre à la disposition des acteurs les fonctionnalités nécessaires à l’intégration de nouvelles connaissances et tenant compte de l’obligation, pour les entreprises, de disposer d’un outil fédérateur capable de s’interfacer avec le système d’information de l’entreprise et d’interroger simultanément et « intelligemment » les ressources de connaissances via une interface d’accès centralisé.

Figure 1. Synoptique général des ressources nécessaires à l’exécution d’un processus métier

II. Connaissances liées aux processus

La définition de référence des processus est aujourd’hui celle qui est donnée par la norme ISO9000 :2000. C’est « un ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie ». Cette définition est succincte, ce qui autorise une application très large. On peut donner la définition suivante dans le cadre d’un processus métier : « un processus métier est un ensemble d’activités, entreprises dans un objectif déterminé. La responsabilité d’exécution de tout ou partie des activités par un acteur correspond à un rôle. Le déroulement du processus utilise des ressources et peut être conditionné par des événements, d’origine interne ou externe. L’agencement des activités correspond à la structure du processus ».

Un processus métier organise le travail des acteurs pour répondre à des objectifs définis par la stratégie de l’organisation; l’objectif étant l’expression de la finalité du processus.
L’acteur est une personne physique, une entité organisationnelle ou une machine qui prend une part aux activités du processus. Ainsi, pour S.Alter (Information Systems : A Management perspective, 3eme éd., The Benjamin /Cummings Publishing Company, 1999), un processus est un ensemble coordonné d’activités, visant à produire un résultat pour des clients internes ou externes, et exécuté par des acteurs humains ou automates, utilisant des ressources.
L’activité est un ensemble de travaux correspondant à une unité d’évolution du système. Les activités décrivent comment l’objectif d’un processus pourra être atteint. Pour pouvoir maîtriser le déroulement d’un processus, on s’attache à faire apparaître différents états. On considère que les travaux de l’activité modifient l’état du système processus et permettent le passage d’un état stable à un autre.
L’acteur peut être interne ou externe à l’entreprise, et un processus peut ainsi être exécuté par plusieurs partenaires qui coopèrent. En général, les acteurs interviennent dans le cadre organisé du processus, c'est-à-dire que les activités ont été regroupées pour être confiées à un même acteur.
L’évaluation des processus entre généralement dans le cadre de l’évolution du système d’information de l’entreprise et permet de mesurer l’écart entre l’objectif du processus actuel, tel qu’il est perçu et vécu par les différents acteurs, et l’objectif tel qu’il découle de la stratégie de l’entreprise. L’évaluation peut être structurée en deux niveaux : dans un premier niveau, le processus existant est observé globalement par rapport à son apport au management et au fonctionnement de l’entreprise, ce qui permet entre autre d’estimer l’importance et la pérennité des connaissances mises en œuvre dans le processus existant et des savoir-faire acquis par les acteurs, et dans un deuxième niveau, le processus est analysé en détail et la mise en évidence de problèmes ou de carences prépare des améliorations, voire même des ruptures. C’est ainsi que les indicateurs de performance des processus doivent être améliorés en permanence et impliquent :

• la réduction du temps de traitement des instances de processus (efficacité) ;
• l’élimination des tâches ou activités non indispensables (contrôle, support, coordination,…) et la réduction du coût de celles que l’on conserve (efficience) ;
• l’augmentation de la satisfaction du client en améliorant la qualité des processus (l’élimination des tâches ou activités jugées non indispensables ou n’ajoutant aucune valeur ne doit en aucun cas diminuer la qualité de la relation avec le client) ;
• pouvoir répondre rapidement à des demandes de travaux inhabituelles en quantité ou en qualité et la possibilité de modifier facilement la structure et les activités du processus (flexibilité).

Cependant, les dispositions d’amélioration peuvent avoir des effets contradictoires. Ainsi, l’augmentation de la flexibilité est souvent coûteuse. Une plus grande efficacité entraîne parfois une rigidité accrue. Une focalisation sur les coûts et l’efficience peut se faire au détriment de la relation client, de l’efficacité et de la flexibilité. L’orientation du choix du vecteur d’amélioration et des actions conduisant à l’évolution du processus nécessite le ciblage sur une catégorie d’objectif considérée comme la plus importante pour l’organisation.
Le métier est l'ensemble des activités qui mobilisent des compétences et savoir-faire. Ces activités sont les unités élémentaires pour la décomposition des processus (les processus métier), et pour l’adaptation continue au changement.

II.1. Description des connaissances

La définition du processus métier telle qu’énoncée plus haut précise que l’exécution d’un processus par les acteurs de l’organisation nécessite le savoir-faire de ces derniers matérialisés sous forme de connaissances tacites ou explicites. Il nécessite aussi l’utilisation des ressources qui se résument en un ensemble de moyens, d’informations et d’outils nécessaires au déroulement des activités du processus. Ces ressources, matérialisées sous forme de documents, données du système d’information, e-mails, messages vidéo, messages audio, etc…, renferment des connaissances et des informations utiles et nécessaires pour l’exécution des processus et qu’il faudra capturer et intégrer dans des mémoires d’entreprise en utilisant les méthodes issues de l’ingénierie des connaissances. Une fois intégrées, ces informations et connaissances sont souvent diffuser via les intranets des entreprises et permettent ainsi d’être des sources importantes pour guider et orienter les acteurs de l’organisation tout au long de l’exécution du processus et améliorent, au fil du temps, les indicateurs de performance de ces derniers (figure 2).

Figure 2. Processus d’acquisition de connaissances et principaux concepts associés

II.2 Réseaux de connaissances et représentation

La perception de ce qu’est ou devrait être une représentation de connaissances s’est nettement affinée au cours des dernières années, voir synthèse dans [Davis 93]. Parmi les formalismes généraux de représentation des connaissances proposés dans la littérature :

• le formalisme des réseaux sémantiques (Quilian ,1968),
• le formalisme des frames est attribué à Marvin Minksy (Minsky, 1975),
• les logiques de description, appelées aussi logiques terminologiques ou logiques de concepts, par exemple : KLONE (Brachman, 1977), logiques de description [Bläsius 89] ;
• les graphes conceptuels, introduits par J. F. Sowa (Sowa, 1984) et muni d’une définition formelle grâce à des travaux tels que ceux de M. Chein et M-L. Mugnier [Chein 92, Mugnier 96].

Plus récemment, d’autres langages, associés à une syntaxe XML, sont apparus avec l’émergence du web sémantique [Dieng 02] : RDF, RDFS, OWL, XTM…
Il existe des liens entre les différentes sources d’information. Ces liens sont le plus souvent d’ordre sémantique. Par exemple, entre un message électronique d’un client et un référentiel client, il existe un lien permettant de dire que le message a été envoyé par un client enregistré dans le système d’information de l’entreprise dans lequel il est possible de retrouver les coordonnées détaillées du client. Les liens entre les documents et les autres sources de données est un peu plus complexe. Selon le degré de précision souhaité, les liens entre les documents et les autres sources se fera par rapport à des unités de documents les plus fines possibles (il peut s’agir du paragraphe ou de la section dans le cas d’un document de type rapport par exemple). Les liens entre les sources multimédia et les autres sources de données sont des liens qui peuvent permettre de retrouver des composants multimédias à partir d’éléments ou fragments textuels se trouvant dans des sources d’information documentaire ou de données. Ces fragments constituent alors des éléments d’indexation et de recherche. Toute source d’information peut être représentée par un graphe. C’est ainsi que :

• les données du système d’information peuvent être représentées par des graphes de dépendances fonctionnelles et/ou d’inclusion,
• les documents ou messages peuvent être représentés par des graphes où les sommets représentent des unités documentaires et les nœuds terminaux des contenus. Les arcs désignent les liens sémantiques ou de structuration entre éléments documentaires,
• les sources multimédia seront représentées par des graphes dans lesquels les sommets sont des unités d’indexation et les arcs des liens entre ces unités.

L’intérêt d’une représentation en graphe est de pouvoir effectuer le même type de raisonnement sur les différentes sources de données (recherche de chemin, recherche d’éléments, vérification de propriétés, recherche de similarité, etc.) et de pouvoir exprimer les liens entre les sources de manière uniforme. Nous obtenons ainsi un réseau de graphe dans lequel les liens permettent le passage d’un graphe d’une source à un autre graphe d’une autre source. Formellement, soit G1={S1, T1} et G2={S2,T2}, 2 graphes pour 2 sources de données, alors on peut définir un réseau R={Sr, Tr} construit tel que P1(Sr) ? S1 et P2(Sr) ? S2, Pi est une partie de R. Tr est l’ensemble des liens Lr tel que une élément de Lr relie 2 sommets de G1 et G2.

Le réseau de connaissances ainsi construit est alors un support pour les processus métier en vue d’accéder aux informations nécessaires à son exécution. L’accès à un élément d’information appartenant à une source quelconque va entraîner la recherche d’autres informations appartenant à d’autres sources grâce à une navigation dans le réseau de connaissances. Parmi de nombreuses approches de modélisation des connaissances les ontologies sont apparues comme un outil incontestable de modélisation des connaissances du domaine. Rappelons qu'une ontologie est une description des concepts et des relations caractérisant un domaine. Plusieurs ontologies de domaine ont été développées dans différents secteurs d'activité. Ainsi, l'utilisation des ontologies pour la modélisation des connaissances du domaine s'est vue croître ces dernières années notamment dans les domaines suivants: médecine, biologie, environnement, tourisme et domaine juridique. D’un point de vue formel, une ontologie de ramène à une représentation et manipulation de graphes (ou de réseaux).

II.3. Représentation des processus métier

La description des processus métiers peut se faire sous forme de texte et/ou sous forme d’illustrations. Cependant, la communication, est un enjeu important dans les études sur les processus à tous les stades des travaux. Plusieurs acteurs ayant des cultures et des préoccupations différentes sont impliqués dans ces travaux. L’utilisation de formalismes partagés par une communauté d’acteurs facilite la communication, épargne l’effort d’explicitation des termes méthodologiques employés et guide le modélisateur dans la sélection d’éléments clés à faire figurer. Chaque méthode fournit une collection de modèles, de digrammes et une démarche plus ou moins adaptée aux besoins d’un projet particulier. L’application stricte des méthodes a laissé la place à une utilisation plus pragmatique des modèles et diagrammes en fonction des besoins rencontrés. Les acteurs chargés de décrire et d’améliorer un système, ont maintenant une « boite à outil » dans laquelle ils peuvent trouver le formalisme adapté à la réalisation de leur tâche.
Différentes techniques permettent de décrire les processus. Elles sont proposées à travers des ensembles méthodologiques plus larges. Certains ont fait l’objet d’une normalisation telle que IDEFO et UML, d’autres sont le résultat de projets publics et ont reçu un appui officiel telle que OSSAD et MERISE.
Les diagrammes d’activités de UML ou les modèles conceptuels de traitements de MERISE sont des techniques de représentation des processus souvent utilisés. Toutefois, les réseaux de Pétri (RdP) sur lequel ces techniques s’appuient fournissent une représentation plus formelle des processus. Le réseau de Pétri (RdP) est une spécification mathématique qui se base sur des outils graphiques permettant de modéliser et analyser les systèmes discrets, plus particulièrement les systèmes concurrents et parallèles [Petri62]. Le succès des RdP est dû à plusieurs facteurs. Grâce à son rôle d’outil graphique, il est possible de produire une compréhension facile du système modélisé. Il permet également de simuler les activités dynamiques et concurrentes. De plus, son rôle d’outil mathématique permet d’analyser le système modélisé grâce aux modèles de graphes et aux propriétés algébriques (borné, vivacité du réseau, absence de blocage, etc...). Un RdP est un graphe biparti comprenant deux sortes de nœuds : les places et les transitions. Les arcs de ce graphe relient les transitions aux places ou les places aux transitions. Les places contiennent des jetons qui vont de place en place en franchissant les transitions suivant des règles de franchissement [Reisig98].

L’avantage de tels réseaux est de pouvoir effectuer un certain nombre de vérifications qui pourraient mettre en avant des dysfonctionnements des processus tel que les inter-blocages par exemple. Par ailleurs, l’extension des RdP pour préciser les conditions de déclenchement des transitions est possible. En l’occurrence, pour un processus métier, le déclenchement d’une de ses transitions peut être soumis à un déclenchement manuel que réaliserait un acteur lorsqu’il aura pris connaissance des informations nécessaires à l’exécution de la transition. Des expressions logiques peuvent également être attachées aux transitions. Leur évaluation peut être élaborée à partir de l’agrégation d’information multi-sources.

II.4. Connexion processus – connaissances

L’exécution du processus nécessite des informations provenant de sources hétérogènes. Le déclenchement d’une activité est toujours conditionnel. Il nécessite l’arrivée d’évènements, représentée par la production de jetons dans les places, mais doit être validé par l’expert lorsqu’il prend connaissances des informations provenant des sources de données, de documents, de messages, etc. Cette validation est représentée par des liens (arcs du RdP) que l’on peut qualifié d’exogènes, par rapport aux arcs (natifs) du RdP que nous qualifierons d’endogènes. Dans la figure 3, on notera que le processus représenté par une activité (la transition du RdP) nécessite un jeton sur la place en entrée mais également la validation des informations provenant du réseau de connaissances constitué :

Figure 3. Connaissances nécessaires à l’exécution du processus représenté par un RdP. Le processus est décrit par un réseau de Pétri (à 2 places pour simplifier l’illustration). La transition correspond à l’exécution d’une activité. Les flèches en pointillés symbolisent le fait que l’activité a besoin d’information de type données, documentaires, mail, …

III. Proposition d’une architecture d’une mémoire d’entreprise

Cette section consacrée au cœur de notre proposition commence par présenter une étude de cas qui met en évidence la nécessité, pour les entreprises, de disposer d’un outil fédérateur capable d’interroger simultanément et « intelligemment » les sources de connaissances d’une entreprise à travers divers supports que sont les bases de données, les serveurs de messageries, les bases de documents, etc. La proposition d’architecture d’une mémoire d’entreprise orientée processus métier que nous faisons vise à prendre en charge les outils qui permettent d’offrir la « bonne information » aux acteurs des processus.

III.1. Etude de cas

Une société de négoce international en produits agricoles et alimentaires, qui assure deux métiers principaux : le négoce et le courtage Ces deux métiers, aux finalités très différentes, sont effectués par un même intervenant au sein de la société. En effet, dans une même journée, il peut être à la fois courtier et négociant. Cette situation peut aller jusqu'à "convertir" un contrat de courtage en contrat de négoce. La société est donc extrêmement souple au niveau de son activité. La finalité majeure est :

• Acheter des produits a des fournisseurs dans l'intention de les revendre,
• Gérer des stocks virtuels; ceux-ci sont présents sous la forme de lots réserves chez les fournisseurs, ou en cours de transfert vers les clients
• Financer les opérations d'achat et de vente,
• Assurer la marchandise et les transports,

Nous considérons ici le processus d’affrètement qui consiste à établir les contrats de transport (fixant le prix, la quantité, le point d'enlèvement, le point de destination, la date d'enlèvement, etc,).

Les messages

• appel client : Il s'agit d'une demande de produit en termes de qualité, quantité et date faite par le client, ou bien une proposition faite par le vendeur à un client dans les mêmes termes.
• proposition : C'est une proposition ferme faite à un client suite à une demande; le client approuve en effectuant une confirmation de contrat.

Les documents

• contrat (vente ou achat) : C'est le document qui engage les deux parties d'une manière contractuelle. Il ne concerne qu'un seul produit. On y consigne des informations telles que le produit, la quantité, la qualité, la marque, le prix, le mode de conditionnement, le mode de paiement, la date d'exécution, le lieu de livraison, les clauses particulières.
• avis de réception : Cet avis confirme le transfert de propriété; le produit livré correspond bien aux attentes du client et aux termes du contrat. Le client est désormais propriétaire de la marchandise livrée.
• contrat de transport : document contractuel qui engage la société et un transporteur. On y consigne des informations telles que le produit, la quantité, le mode de conditionnement, le prix, les dates d'enlèvement et de livraison, les points d'enlèvement et de livraison, les points de dédouanement. Plusieurs transporteurs pouvant intervenir pour une même livraison (terre, mer, air).
• ordre de transport : C'est la demande de confirmation de l'exécution d'un contrat de transport. Cet ordre est généralement accompagné de la demande d'identification transport afin de retransmettre cet identificateur au fournisseur et aux transitaires en douane.
• avis d'expédition : C'est un message avisant le fournisseur de l'enlèvement d'une certaine quantité de produit établie lors d'un contrat d'achat. Ce message indique la date d'enlèvement, l'identificateur du transporteur et le moyen de transport.
• bon d'enlèvement : C'est un document remis au fournisseur par le transporteur lorsqu'il se présente au point d'enlèvement. (idem pour les enlèvements intermédiaires)
• facture proforma : C'est une facture donnée à titre indicatif afin d'identifier une transaction qui s'est effectuée entre ALIX et un client; celle-ci est surtout utile aux transitaires afin de répertorier le passage en douane.
• documents douaniers: Ce sont les documents de dédouanement établis par les transitaires, indiquant la nature du passage en douane en termes de produits, quantité, valeur monétaire. Ces documents sont visés par le service des douanes et ils attestent du passage conformément au règlement des douanes.
• certificats vétérinaires : Ce sont des certificats visés par des organismes agréés attestant de la conformité du produit par rapport aux normes européennes et internationales en terme qualitatif et sanitaire.
• bon de livraison : C'est la confirmation vis-à-vis d'un client de la livraison d'une certaine quantité de produit à une certaine date. Cette livraison est en rapport avec un contrat de vente. Il est également mentionné l'identificateur du transport. Ce bon est en général apporté au client par le transporteur.

Les données Cette société s’appuie sur le modèle de données suivant (figure 4), illustré par son modèle logique, pour gérer les données de gestion et les données métiers.

Figure 4. Modèle logique de données pour une entreprise de négoce internationale

Le processus de gestion de l’affrètement est illustré au travers un enchainement d’activités. On notera que ces activités nécessitent données et documents pour être exécutées le plus efficacement possible, ce qui implique une structuration robuste des informations nécessaires, une gestion rigoureuse et une répartition des responsabilités de mise à jour. A titre d’exemple, pour négocier des contrats de transports, outre l’intérêt de connaitre les données sur les transporteurs, les livraisons, les clients et fournisseurs, il est utile de connaître les règlements, les conventions et avoir accès aux informations juridiques nécessaires à une bonne négociation. Aussi, lors de l’exécution de l’activité « choix/appel transporteur/négociation » (figure 5) qui permet, entre autre, de choisir le transporteur pour la négociation, l’acteur de l’entreprise doit-il disposer des moyens lui permettant de consulter toutes les ressources d’information de son entreprise pour rechercher touts documents, informations ou autres types de données provenant de ces transporteurs les rendants indisponibles pour le transport. Ce contrôle peut augmenter la durée du cycle de vie du processus mais garantira la qualité du résultat de ce dernier et améliorera son efficacité. Nous nous appuyons sur l’hypothèse qu’il est préférable de ralentir un processus pour garantir la qualité des résultats produits. L’accès se fait, généralement, par le biais d’une multitude d’outils. L’absence d’un moteur de recherche permettant l’interrogation simultanée des sources d’informations (serveur GED, serveur mail, serveur multimédias, serveur de données, etc.) amène l’acteur de l’entreprise à interroger plusieurs outils (tous les serveurs de l’entreprise) séparément avant de réunir les informations répondant à la même requête, à savoir « y a-t-il eu des informations, non encore prises en compte par le système, qui peuvent modifier la liste-transport après son établissement par l’activité précédente? ». Du point de vue des acteurs de l’entreprise, pour des raisons de gain de temps et d’amélioration de l’efficacité des processus, il serait souhaitable de n’avoir qu’une seule interface permettant d’interroger plusieurs sources d’information et de disposer, ainsi, d’un outil fédérateur capable d’interroger simultanément toutes les sources de connaissances. Cet outil fédérateur met à la disposition de l’acteur de l’entreprise des documents et des données qui lui permettent de distinguer les documents et données utiles en fonction du contexte. Ce dernier pouvant être défini par rapport au client, fournisseur et transporteur. En effet, l’acteur peut mener des négociations différentes selon qu’il s’agit d’un transporteur aérien ou routier, d’un fournisseur de denrées biologiques ou de produits carnés, ou encore d’un client local et un client international. Les différences d’appréciations relèvent des contrats qui sont le plus souvent individualisés. La sous-section III-3 répond à ces questionnements en proposant une architecture de mémoire d’entreprise orientée processus métier et s’appuyant sur une approche hybride basée sur l’ingénierie des connaissances, l’ingénierie documentaire et la médiation sémantique et exploitant le référentiel processus comme ontologie de domaine.

Figure 5. Processus illustrant de l’affrètement pour une société de négoce. Les activités sont symbolisées par des ovales

III-2. Architecture générale pour une mémoire d’entreprise orientée-métier

Causannel (Caussanel, 1999) distingue au travers des différents travaux qui ont été réalisés dans le domaine de la gestion des connaissances, l’approche orientée information de l’approche orientée connaissances. Selon l’auteur, l’approche orientée information pour la gestion des connaissances se concentre sur l’amélioration de la gestion et de l’échange d’informations en essayant d’éviter les frontières organisationnelles ou professionnelles. Elle se fonde sur l’élaboration d’outils informatiques facilitant le travail coopératif et la communication entre les différents collaborateurs de l’entreprise (ex : outils de groupware). Elle permet également l’échange de connaissances explicites au moyen d’outils de type workflow ou gestion documentaire. L’approche orientée connaissances, très liée aux recherches effectuées en Ingénierie des Connaissances, se base sur une étape de capitalisation qui consiste à recenser puis à modéliser les connaissances (Abecker, 1998). Les connaissances sont alors modélisées (i.e. représentées sous forme d’informations) tout en intégrant une sémantique et un contexte pour former une Base de Connaissances. L’élaboration d’un tel système correspond à une phase de capitalisation d’un sous-ensemble ou de l’ensemble des connaissances de l’organisation.

C’est dans la première approche que s’inscrit notre contribution. Pour tenter une définition de la mémoire d’entreprise sur le plan technique, nous dirons qu’une mémoire d’entreprise est l’ensemble des outils permettant de rechercher et d’exploiter l’ensemble des ressources de l’organisation ou de l’entreprise en vue de reproduire des savoir-faire, de rendre efficace des processus, et de capitaliser les connaissances. Pour concevoir une telle mémoire d’entreprise, il est important d’en définir une architecture. Celle que nous proposons ici vise à fournir l’infrastructure modulaire nécessaire à l’élaboration d’un système de gestion des connaissances qui s’interface avec le SIE tout en s’appuyant sur les techniques du Web sémantique et les standards des technologies de l’information et de la communication. Au sein de cette architecture (figure 6), trois niveaux sont distingués :

• le niveau exploration de la mémoire d’entreprise qui fournit des services directement destinés aux différentes catégories d’utilisateurs de la mémoire en s’appuyant sur l’infrastructure de gestion ;
• le niveau gestion de la mémoire d’entreprise qui est doté d’un ensemble de modules et de composants qui fournissent les fonctionnalités élémentaires de la gestion de la mémoire d’entreprise ;
• le niveau sources d’information de l’entreprise au sein duquel sont localisées les ressources de connaissances.

Cette architecture permet de mettre en œuvre un processus d’intégration (voir section IV) qui vise à aider un acteur d’une entreprise dans la recherche d’informations utiles à l’exécution des processus métier. Cette architecture nous permet donc d’envisager un mémoire d’entreprise orientée processus métier car elle peut être sollicitée à chaque exécution d’une activité qui nécessite des données complexes provenant de sources hétérogènes.

Figure 6. Architecture technique générale pour une mémoire d’entreprise orientée-métier A noter qu’un wrapper est un traducteur qui, dédié à une base de données en particulier, traduit les informations venant du médiateur en un langage compréhensible par les bases de données à laquelle il est attaché, et inversement. Un médiateur quant à lui est chargé d'interroger une ou plusieurs bases de données et est donc relié à un ou plusieurs wrappers

III.2.1. La couche exploration

L’exploration de la mémoire d’entreprise comprend un nombre de services permettant à des acteurs différents de l’entreprise d’accéder à des informations pour optimiser les processus qu’ils exécutent. Les services offerts par la couche exploration doivent donc être tournés vers les acteurs. Ils permettent la gestion des profiles, des contextes et des interfaces. On peut y trouver des fonctions d’adaptation des interfaces aux contenus selon qu’il s’agisse de pocket PC, de téléphone portable, etc. La gestion des profils permet de prendre en compte l’organisation des responsabilités des acteurs au sein de l’entreprise. En effet la mémoire d’entreprise doit s’adapter à l’acteur. Par exemple, un décideur a besoin de connaissances synthétiques, un acteur lambda a besoin de connaissances opérationnelles. La gestion du profil s’appuie sur la description, le plus souvent hiérarchique des acteurs. La mémoire d’entreprise doit également prendre en compte le contexte qui peut se déterminer par rapport à un ensemble de tâches effectuées par l’acteur. Le contexte se définit alors par la trace d’exploitation de la mémoire d’entreprise dans un intervalle de temps. La combinaison du profil des acteurs et des contextes d’utilisation permet d’affiner les attentes des acteurs et de rendre pertinent les processus de recherche de l’information. Faciliter la mise en contexte de l’information est également un objectif de la couche d’exploration car une information est d’autant plus vite assimilée qu’elle est présentée dans un contexte proche de celui que l’acteur connaît bien.

III.2.2. La couche gestion de la mémoire

La couche de gestion de connaissances réutilisables est chargée de mettre à la disposition des utilisateurs, en particulier les experts du domaine, des fonctionnalités nécessaires à l’intégration de nouvelles connaissances dans le système. Grâce à ces fonctionnalités l’expert doit pouvoir saisir les connaissances implicites selon le formalisme du référentiel des processus préalablement prédéfini et transformer ainsi les savoir-faire en une matière utilisable. Cela passe souvent par la mise en œuvre d’ontologies de processus métier. Une solution pratique est ensuite de générer les éléments de connaissances introduits par l’expert, en documents XML selon des structures prédéfinies par les DTDs ou de schéma XML par exemple. Les principales fonctionnalités des modules de modélisation, de gestion, et de simulation des processus concernent :

• l’intégration et la validation des connaissances sous forme de ressources documentaires générées en format XML ;
• l’association de métadonnées aux ressources documentaires;
• l’enregistrement et la pérennité des connaissances nouvellement intégrées dans le serveur ;
• la recherche des ressources documentaires selon des métadonnées.

L'indexation étant l'étape préparatoire pour la recherche dans la mémoire d’entreprise, le module d’indexation se connecte systématiquement à la base de connaissance via le module de traitement de requêtes. Le module de traitement des requêtes (médiateur) est responsable de fournir les résultats pertinents aux requêtes des utilisateurs de la mémoire d’entreprise. Il est chargé d’analyser et de traiter les requêtes exprimées par l’utilisateur afin de construire des requêtes précises. Ces traitements reposent sur la base de connaissances, où le module permet l’interrogation du schéma de l’ontologie à la fois pour l’explorer et pour s’assurer de sa cohérence. L’interrogation de l’ontologie se caractérise donc par deux aspects importants :

• la possibilité d’interroger ou explorer le schéma aussi bien que le contenu de l’ontologie, et ;
• le raisonnement sur les concepts et les instances de l’ontologie.

III.2.3. La couche source d’information

Le principe de l'architecture du système à mettre en place consiste à autoriser un accès centralisé et structuré à des sources d’information multiples et hétérogènes. Une des approches les plus usuelles est d’utiliser la notion de « médiateur ». Dans cette approche, les données restent stockées et réparties au niveau des sources d’information, ce qui est fort intéressant dans le cadre de la mise en place de mémoires d’entreprise autour d’un existant. Le médiateur joue alors le rôle d’interface entre l’utilisateur et les sources d’information en lui donnant l’impression qu’il interroge un système centralisé et homogène. Les programmes à écrire doivent pouvoir permettre :

• L’extraction des données et informations des bases sources (selon les requêtes prédéfinies) ;
• La comparaison de ces informations avec les requêtes des acteurs (matching) ;
• La conversion de ces information sous forme exploitable (documents xml ou html) ;

Lorsque l'on doit interroger différentes bases de données, plusieurs problèmes sont à prendre en compte dont les suivants :

• la disparité des types de données
• la différence entre les langages d’interrogation des divers systèmes
• l’hétérogénéité des schémas de données.

Lorsqu'un utilisateur émet une requête vers une interface centrale, cette interface doit déterminer vers quelle(s) source(s) envoyer la requête, et doit aussi être capable de modifier la requête si nécessaire avant de l'envoyer à une source. Cette requête doit arriver au système gérant la source de données dans un langage compréhensible par ce système. Pour réaliser l’interprétation aussi bien des requêtes que des résultats, il est nécessaire de disposer d’un système capable de réaliser ces deux fonctions. On parle alors de « médiateur ». Un médiateur peut donc "dialoguer" avec plusieurs wrappers (qui, de plus, peuvent aussi être interrogé par différents médiateurs). Un wrapper sera en revanche dédié à une seule source de données.
Le rôle du médiateur est donc "d'aiguiller" la requête vers la bonne base de données. Ensuite, un wrapper va être chargé de traduire la requête dans le langage compréhensible par le système gérant la base de données en question. Le wrapper récupère ensuite la réponse du système et la renvoie au médiateur après l'avoir traduite dans le langage compréhensible par le médiateur. Les wrappers ont également pour rôle de transformer les sources de données de « la couche source de données » en documents XML pour faciliter la fusion des résultats. On a ainsi les transformations suivantes :

• système GED -> document XML GED
• serveur mail -> document XML mail
• référentiel données -> document XML référentiel données
• données de gestion -> document XML données de gestion

III.3. Complémentarité entre l’Ingénierie documentaire et l’Ingénierie des connaissances

La conception et la réalisation d’une telle architecture se doit de combiner différentes approches et techniques. Les dimensions « document » et « connaissance » sont centrales dans une mémoire d’entreprise et nécessite donc aussi bien l’usage de techniques documentaires que de technique de gestion de connaissances. En effet :

• L’ingénierie documentaire désigne « le projet de recourir à des éléments de structuration du contenu des documents et à des métadonnées de description pour faciliter la gestion des documents à travers tout leur cycle de vie » (Parent et Boulet, 1998). S’agissant des ressources électroniques, ces métadonnées ont pour rôle d’offrir la possibilité d’accéder à des parties d’un document à travers sa structure et de pouvoir y naviguer intelligemment (Le Maitre et al, 2004).
• L’ingénierie des connaissances correspond, quand à elle, à l’étude des concepts, méthodes et techniques permettant de modéliser et/ou d’acquérir les connaissances. De fait, les méthodes et techniques utilisées dans ce domaine sont utiles notamment pour « construire une mémoire d’entreprise basée sur le recueil et la modélisation explicite des connaissances de certains experts ou spécialistes de l’entreprise. Elle peut aussi servir pour une représentation formelle des connaissances sous-jacentes à un document ». (Dieng et al, 2000). « L’ingénierie des connaissances modélise les connaissances d’un domaine pour les opérationnaliser dans un système destiné à assister une tâche ou le travail intellectuel dans ce domaine (résolution de problème, aide à la décision, consultation documentaire, etc.) » (Bachimont, 2004).

Les techniques de l’ingénierie documentaire qui s’appuient sur des langages de description SGML, XML, RDF, RDFS, etc. offrent un bon niveau dans l’indexation, le stockage et la recherche d’informations. Par exemple, RDF permet d’annoter des documents avec un formalisme permettant de faire référence à des connaissances terminologiques sous formes d’ontologies. De cette manière, une requête de recherche d’information peut faire l’objet de raisonnements élémentaires reposant sur les connaissances modélisées. XML étant amené à jouer le rôle de standard international pour les documents structurés, cela permet d’assurer la pérennité des documents et des informations à long terme, dans le cadre de la mémoire d’entreprise. Cela ménage la possibilité de migrer vers de nouveaux outils de gestion documentaire en conservant le patrimoine d’information.
C’est ainsi que pour atteindre l’objectif visé par cet article et décrit dans l’introduction, le recours à l’ingénierie documentaire nous parait évident et l’avantage de combiner différentes méthodes et techniques issues de l’ingénierie des connaissances et l’ingénierie documentaire est de bénéficier des solutions complémentaires que fournissent ces deux domaines pour la gestion des connaissances ainsi que l’usage des méthodes associées de représentation des connaissances qui incluent le raisonnement et l’inférence.

IV. Processus d’intégration

Dans notre architecture, les couches interagissent entre elles. Le principe repose sur la notion de services ; aussi la couche n s’appuie t-elle les services de la couche n+1. C’est ainsi que la couche exploration sollicite la couche de gestion pour pouvoir répondre aux acteurs sur des besoins de d’interrogation, de recherche, de modélisation, d’indexation, etc. La couche de gestion sollicite la couche de données pour des besoins de restitution de connaissances issues de différents serveurs (données, GED, serveur de mails, …), mais aussi des besoins de stockage et d’accès au données. Sur la figure 6, on note, en guise d’illustration, que la couche exploration peut solliciter la couche de gestion pour assurer toutes les tâches liées à la manipulation des processus (création, stockage dans le référentiel, etc.). La couche exploration peut solliciter la couche de gestion pour interroger la mémoire d’entreprise en termes de connaissances (sur la figure 6, le message correspondant à la requête d’un acteur illustre ce fait). On notera qu’une bonne partie des échanges entre les couches doit se faire à travers l’utilisation de XML pour assurer la pérennité nécessaire à ce type de mémoire. Le principe de fonctionnement et d’articulation des couches, illustré par la figure 7, se fait selon un certain nombre d’étapes qui organise en séquence des processus décrits en section IV.2.

IV.1. Liste des processus d’intégration des sources hétérogènes

Processus de formulation : ce processus est déclenché par un acteur externe. Dans ce processus :

• l’acteur se positionne comme utilisateur de la « couche exploration » ;
• l’acteur formule une requête de type : quelles sont les informations nécessaires pour exécuter ma requête et améliorer la performance de mon processus ?;

Processus de transformation : ce processus se charge de construire des requêtes suite aux exigences de l’acteur. Il se base notamment sur la transformation de demandes des acteurs sous une forme compréhensible par la « couche de gestion ». Il soumet la requête au médiateur.

Processus de médiation : ce processus se déroule selon les étapes suivantes :

• réception des requêtes par « la couche de gestion » ;
• le médiateur de « la couche de gestion » contient les schémas de tous les documents XML de « la couche source de données ». Il sollicite les « wrapper » en prenant le soin de transformer la requête qu’il reçoit en autant de services d’exécution des requêtes que de sources de données (service d’exécution des requêtes « mail », service d’exécution des requêtes « GED », service d’exécution des requêtes « référentiels données », service d’exécution des requêtes « données de gestion ») ;

Processus d’extraction : à travers les wrappers, les services d’exécution des requêtes (mails, GED, référentiels données, données de gestion) interrogent respectivement les documents XML correspondants dans la « couche source de données » ; les résultats des interrogations sont stockés respectivement dans :

• « document résultat XML mails » correspondant au résultat de l’interrogation des documents XML mail de « la couche source de données » ;
• « document résultat XML GED» correspondant au résultat de l’interrogation des documents XML GED de la « couche source de données » ;
• « document résultat XML données » correspondant au résultat de l’interrogation des documents XML données de « la couche source de données » ;
• « document résultat XML données de gestion » correspondant au résultat de l’interrogation des documents XML données de gestion de « la couche source de données ».

Processus de restitution : c’est le processus qui est exécuté en fin de séquence en ordonnant les étapes suivantes :

• fusion de ces résultats en un seul « document XML résultat » ;
• application de feuille de style XSL au « document XML résultat » et retour vers l’utilisateur;
• visualisation du « document XML résultat » par l’utilisateur.

Figure 7. Processus d’intégration qui met en œuvre les grandes fonctions de la mémoire d’entreprise

Il est à noter qu’une tâche récurrente est exécutée par le système indépendamment des accès explicites des utilisateurs. Cette étape permet d’indexer toute nouvelle source d’information et alimenter la base de connaissances. L’indexation est une tâche cruciale qui nécessite des experts du domaine pour le choix des termes du corpus à indexer. Dans notre solution, le système d’indexation permet en outre d’établir des liens entre sources hétérogènes dans le cadre de processus métier clairement définis en termes d’activités, d’acteurs et de ressources.

IV.2. Illustration : aide à la négociation de contrats

Lors du processus d’affrètement d’une entreprise de négoce international présenté dans la section III.1, un acteur est amené, lors de la négociation de contrats avec des transporteurs, à solliciter des informations pouvant provenir des bases de données et des référentiels, des messageries et du système documentaire. La première source va permettre à l’acteur d’accéder à des informations factuelles des clients, des fournisseurs et des transporteurs telles que ses coordonnées mais aussi leurs chiffres d’affaire. La deuxième source permet à l’acteur d’accéder à une information qui lui fournit des connaissances sur les échanges qu’il a eus avec ces partenaires avant la négociation. La troisième source d’information lui permettra d’avoir une sorte de best-practise sur la gestion de contrats puisqu’il peut avoir accès soit aux derniers contrats qu’il a négociés avec ces partenaires mais aussi des guides de négociation de contrats similaires. Plus précisément, lors de son activité de « choix de transporteur », un acteur du département « Affrètement » déroule un scénario qui s’appuie sur un algorithme visant à choisir le « meilleur » transporteur, en termes de coût, pour assurer des livraisons d’un point à un autre tout en respectant les délais. Pour cela, il contacte chacun des transporteurs d’une liste préalable et négocie avec chacun d’eux. Il s’appuie pour cela sur les informations suivantes :

• Les clients à livrer : distributeur et grandes surfaces par exemple. Les clients sont décrits par leurs adresses, leur chiffre d’affaire, le domaine d’activité, leur organisation (sièges, magasins).
• Les fournisseurs des produits classés selon la nature des produits et décrits par des attributs similaires à ceux des clients.
• Le transporteur est décrit pas ses coordonnées mais également ses moyens de transport tel que aérien, maritime, routier, ferroviaire.
• Les messages qui ont été envoyés
  
  • par le service commercial des clients, qui précisaient les points de livraisons, les produits et les quantités ainsi que les livraisons devant être réalisées au niveau des magasins.
  • par le service commercial des fournisseurs pour indiquer les lieux d’enlèvement qui sont des entrepôts,
• Le guide du contrat de transport sous forme de document word.
• Les derniers contrats de transport déjà négociés.

Une fois le transporteur sélectionné comme étant celui qui répond le mieux aux critères et contraintes de coûts, de délais et de fiabilité, un contrat de transport est élaboré et signé. Les données sur les clients, fournisseurs et livraisons y sont consignés. Le guide de rédaction des contrats permet à l’acteur de négocier les différentes clauses du contrat.
Une mémoire d’entreprise doit fournir à cet acteur la possibilité d’accéder à tout instant à l’ensemble des informations nécessaires pour réaliser son activité. Notre architecture est conçue de sorte à ce que ce type d’information soit rendu disponible à travers des interfaces appropriées pour faciliter à l’acteur des navigations dans des structures d’information complexes. Les liens entre les informations sont exploités au niveau des interfaces pour permettre à l’acteur une navigation sémantique et passer d’un espace à un autre, par exemple passer d’un espace numérique (qui présentent des données factuelles ou statistiques) à un espace documentaire contenant des hyperliens de navigation dans des sommaires ou des contenus.

Dans un tel scénario, on peut imaginer que l’acteur formule la requête : « retrouvez toute l’information utile pour négocier un contrat de transport avec tels clients et tels fournisseurs». La mémoire d’entreprise doit permettre de restituer, sous forme lisible, les informations nécessaires. Pour cela, elle s’appuie sur le type d’activité que l’acteur est entrain d’exécuter, en explorant le référentiel des processus métier de la mémoire d’entreprise pour établir les liens entre informations.

La mise en œuvre du mécanisme de fonctionnement de l’architecture que nous proposons pour cet exemple est illustrée par le tableau Tab 1.

V. Conclusion et discussions

L’enjeu de toute entreprise est d’atteindre ses objectifs planifiés dans sa stratégie globale. Nous avons montré que pour atteindre les objectifs de l’entreprise, les acteurs doivent prendre les bonnes décisions lors de l’exécution des processus métiers et l’amélioration, en continue, des performances de ces derniers, nécessite l’exploitation des mémoires d’entreprise dont il faudra définir l’architecture. Concernant l’architecture d’une mémoire d’entreprise, l’ingénierie documentaire peut fournir un levier pour la concrétisation de la mise en œuvre de la mémoire d’entreprise. Ainsi, l’indexation documentaire peut-elle se révéler particulièrement intéressante dans le contexte d’une mémoire d’entreprise. L’ingénierie documentaire peut également être exploitée, pour la formalisation des savoir-faire d’experts. Ceci consiste à transcrire les connaissances sous une forme exploitable et échangeable entre les individus mais aussi, entre des applications hétérogènes. L’utilisation d’XML comme support de formalisation et d’explicitation des savoir-faire offre l’avantage de structurer les connaissances selon des balises. Ces dernières sont fournies par les métadonnées et les concepts préalablement créés à partir de l’ontologie.
L’enjeu premier en gestion des connaissances réside non pas seulement dans l’implantation d’outils de gestion des connaissances, mais aussi dans l’implantation d’une habitude d’entrée des connaissances dans les outils par les membres de l’organisation et d’établir une arborescence de fonctions et de tâches à faire une fois que la connaissance a été acquise. Cependant, l’objectif d’une capitalisation des connaissances est bien le partage des connaissances dans le but de leur réutilisation par les membres adéquats de l’entreprise. Les technologies de l’information et de la communication peuvent constituer un support de diffusion intéressant pour favoriser le partage. Cependant, la diffusion doit être guidée si l’on veut fournir la bonne information au bon moment et éviter la surinformation. De plus, la diffusion d’une information ne suffit pas à garantir la réutilisation de la connaissance qu’elle est susceptible de transmettre. En effet, pour qu’une connaissance soit réutilisée, il est nécessaire qu’elle soit assimilée par l’acteur c'est-à-dire l’intégrer à sa base d’expérience et de connaissances propres et mobilisée à tout moment dans l’action (Tounkara et al, 2001). C’est dans ce sens qu’elle contribue à l’acquisition des compétences par les acteurs dans l’organisation.

Logiciels de gestion de références bibliographiques : citons le libre !

1. Introduction

Ludivine Berrizi et moi avions publié un article dans le RESSI no 2 (juillet 2005) sur les logiciels libres en bibliothèque, avec un accent sur les logiciels de gestion de bibliothèque (SIGB). A cette époque, parler d’applications libres pour les bibliothèques en Suisse était assez novateur. Il existait en effet peu de choix et presque aucun utilisateur. Mais nous concluions notre article en relevant un potentiel très fort du libre en bibliothèque.

Force est de constater que depuis 2005, la situation des logiciels libres pour les bibliothèques a évolué dans le bon sens et rapidement. Une lecture du rapport annuel sur l’informatisation des bibliothèques en France, publiée chaque année dans Livre Hebdo (Maisonneuve, 2007) en mars, nous informe en effet que « un projet informatique sur quatre porte sur l’implantation d’un système de logiciel libre ». De plus, PMB (certainement le SIGB libre le plus performant actuellement avec Koha) représente plus d’un dixième des logiciels installés en 2007 dans des bibliothèques municipales françaises. Et l’on compte 302 nouveaux contrats avec PMB dans tous les types de bibliothèques en France en 2006.
Voilà des chiffres tout à fait encourageants chez nos voisins français ! Du côté suisse (romand essentiellement), il a été porté à ma connaissance depuis 2005 plus d’une dizaine d’installations de logiciels libres en bibliothèque et centres de documentation. Signalons par exemple l’installation prochaine de PMB au centre de documentation de l’antenne suisse de Médecins sans Frontières (Genève) ou l’utilisation de Koha à la bibliothèque du Gymnase Intercantonal de la Broye, à Payerne.

Mais le SIGB n’est pas le seul type de logiciel libre qui concerne les bibliothèques. Greenstone devient un incontournable quant à la création de bibliothèques numériques et l’UNESCO ne s’est pas trompé en soutenant ce projet. On peut également trouver plusieurs outils de transformations de données MARC, des logiciels de gestion de documents audio-visuels ou encore les logiciels de gestion de références bibliographiques.

Il y a maintenant plus d’un an, je me suis intéressée à cette dernière catégorie. Le logiciel de gestion de références bibliographiques (que j’abrégerai par LGRB dans cet article) est utilisé de manière assez mineure en bibliothèque mais le message de Madame Ariane Sujatha Henry sur Swiss-lib du 20 juin 2007 et les diverses réponses a montré qu’il y’avait un besoin dans ce domaine, que ce soit pour gérer une petite base de références internes ou pour soutenir les nombreux étudiants et chercheurs qui utilisent un LGRB.

En cherchant des références récentes sur le sujet, j’ai constaté que celui-ci était encore peu traité de manière approfondie. Deux billets de blog récents (Mahbub Murshed, 2007 / Fauskes, 2007) citent plusieurs logiciels libres et de nombreux commentaires de développeurs de LGRB y ont été ajouté avec des informations récentes. On trouve également une grille de comparaison des LGRB (dont 9 solutions libres) fort bien faite sur Wikipedia (2007b). Mais ces informations ont-elles été pêchées sur le site officiel du site ou proviennent-elles d’un réel test ? Dans le but d’établir un état des lieux approfondi des solutions libres existantes actuellement, j’ai donc réalisé un test complet puis un comparatif des applications existantes, entre elles et par rapport à deux logiciels propriétaires classiques (Endnote et Reference Manager).

Les résultats de cette étude, comprenant le test de 7 outils réalisé en juillet et août 2007, m’ont étonné de manière très positive. Il existe en effet plusieurs solutions, chacune unique et pour la plupart très performantes, voire meilleures que les solutions propriétaires, dont Endnote ou Reference Manager sont les plus utilisées. On découvrira également que, moyennant quelques adaptations, ce type de logiciel pourrait fort bien convenir comme base de référence pour des petits centres de documentation. Il y a donc de bonnes raisons de connaître ces solutions !

2. Quelques définitions essentielles

Définition du logiciel libre

Le concept du logiciel libre date du milieu des années 80, lorsque Richard Stallman, travaillant sur le système d’exploitation Unix, s’exaspère de la fermeture de plus en plus répandue du code source du logiciel au profit d’une licence d’utilisation (méthode popularisée par Microsoft). Richard Stallman crée alors la Free Software Foundation et développe la licence GPL pour définir le logiciel libre.
Celui-ci doit respecter les 4 libertés suivantes :

• La liberté d'exécuter le programme, pour tous les usages (liberté 0).
• La liberté d'étudier le fonctionnement du programme, et de l'adapter à ses besoins (liberté 1). Pour ceci, l'accès au code source est une condition requise.
• La liberté de redistribuer des copies, donc d'aider son voisin, (liberté 2).
• La liberté d'améliorer le programme et de publier ses améliorations, pour en faire profiter toute la communauté (liberté 3). Pour ceci l'accès au code source est une condition requise.

Les logiciels libres se caractérisent également par la gratuité de leur acquisition et par leur communauté, « assemblée démocratique » du logiciel composée de ses développeurs, traducteurs et utilisateurs, et remplaçant l’éditeur du logiciel.
On peut citer quelques logiciels libres très connus tel le système d’exploitation Linux, le navigateur web Firefox, le logiciel de messagerie Thunderbird, le serveur Apache ou encore la suite bureautique Open Office.

Le terme « Open source » est souvent utilisé pour qualifier ce type de logiciel. Les deux termes sont très proches mais pas tout à fait équivalents. Nous n’entrerons cependant pas dans une telle finesse de définition dans cet article.

Définition du LGRB

Le logiciel de gestion de références bibliographiques (LGRB) permet de gérer des références bibliographiques au sein d’une base de données : description de chaque référence (article, monographie, page web, thèse,…) à l’aide d’une grille de catalogage, importation des références depuis des bases bibliographiques en ligne (Medline, ArXiv, INSPEC, Citeseer…), recherches dans les références, regroupement selon plusieurs critères puis création automatique d’une liste bibliographique selon les exigences de présentation spécifiques aux diverses publications scientifiques.

Il existe plusieurs normes de rédaction de références bibliographiques dont les plus connues sont ISO 690, 690-2 (pour les documents électroniques), ISO 4 et ISO 832 (pour les normes d’abréviations). Les normes peuvent aussi être fixées par un éditeur, une université ou un périodique. Chacun demandera, comme le RESSI , de suivre une convention précise.

Le LGRB s’adresse avant tout à un public académique (professeurs, chercheurs ou étudiants avancés), rédigeant des documents faisant de nombreuses références aux articles ayant nourris leur travail. Une liste bibliographique normalisée étant indispensable en fin de travail, le LGRB permet de gagner un temps considérable à l’étape de création de cette liste.

Le LGRB n’est a priori pas prévu pour être utilisé en bibliothèque mais les bibliothécaires peuvent tout à fait être amenés à l’utiliser lorsqu’ils réalisent eux-mêmes des travaux de recherche ou pour gérer une petite base de données de références personnelles. Les bibliothèques universitaires étant souvent le refuge de chercheurs et universitaires, sont également des lieux de formation privilégiés de ces logiciels, en attestent plusieurs manuels d’utilisation sur des sites de bibliothèques universitaires.

Enfin, il n’est pas rare de croiser un LGRB dans un petit centre de documentation. Tout le monde ne fait pas, en effet, du prêt, des échanges de notices au format MARC, ni ne participe à un catalogue collectif demandant d’utiliser des formats spécifiques. Ces outils ont l’avantage de pouvoir gérer simplement une documentation selon des besoins simples…et évitent d’utiliser un tableau Excel ou la base Filemaker Pro dont plus personne ne se souvient du concepteur ! Deux projets d’installation d’un LGRB libre dans un centre de documentation ont d’ailleurs été menés, à la grande satisfaction des mandants, au travers des travaux de diplômes de la Haute école de gestion de Genève en 2006 (Argenzio-Fortuna, 2006 ; Chabloz, 2006).
Certains de ces outils sont assez flexibles et peuvent donc être adaptés aux particularités de la bibliothèque utilisatrice, par exemple en ajoutant des champs, en réorganisant les grilles de catalogage ou en développant une indexation contrôlée. Mais, entre SIGB et LGRB, les formats sont différents ainsi que la puissance du logiciel ou les fonctionnalités.

Le format des références

Le format le plus courant des notices est le BibTEX. Complément du format LaTeX, le BibTEX a été crée par Oren Patashnik et Leslie Lamport en 1985 et permet de décrire des documents à l’aide de 14 grilles différentes (adaptées au type de document) et 26 champs. BibTEX est devenu, après 20 ans d’existence, un format utilisé comme langage natif par de nombreux LGRB, gage de sa qualité. Mais les logiciels propriétaires les plus répandus utilisent en majorité leur propre format, permettant heureusement de plus en plus l’import et l’export de fichiers BibTEX.

Il existe des formats alternatifs plus récents et donc moins courants : Amsrefs, biblatex ou encore Pybtex. Signalons également que l‘usage de XML est de plus en plus courant.

Au passage, on ne saurait rappeler l’importance de l’usage d’un langage standard dans tout logiciel, dans le but de migrer les données en cas d’obsolescence du logiciel employé. Cette question est d’autant plus essentielle dans le milieu des bibliothèques où l’on se doit d’avoir une vision à long terme de la conservation des données informatiques.

Aspects techniques et architecture

Les langages de programmation varient pour les logiciels propriétaires. Au niveau du libre, on voit très couramment l’usage du langage libre MYSQL/PHP ou le langage Perl, couplés à l’usage d’un serveur Apache (ce qu’on appelle une architecture LAMP). On trouve également du Java.

Coté architecture, les LGRB sont typiquement des petits logiciels monopostes, à usage personnel. Le logiciel est installé sur le poste de l’utilisateur. Si son ordinateur est relié à un réseau, il est possible d’installer le logiciel sur un disque commun. Mais un usage simultané par plus d’une personne n’est pas possible. Endnote ou Reference Manager, ne sont, par exemple, pas adaptés à l’usage en réseau par plusieurs utilisateurs simultanés.

On trouve dans les logiciels libres testés deux autres architectures : base de donnée en full-web et architecture hybride (Bibus, Zotero).
La base de donnée en full-web fonctionne souvent avec les langages libres MySQL/PHP. Il est possible de créer une base de donnée sur Internet (ou sur un serveur local – Intranet par exemple) puis de la consulter avec un simple navigateur Internet. L’intérêt de cette architecture réside dans le fait que le logiciel n’est installé qu’une seule fois, sur un serveur, et qu’il est ensuite accessible par n’importe qui, du moment que l’utilisateur puisse se connecter à Internet ou au serveur local. Cette architecture est idéale pour un usage en réseau.

Bibus et Zotero proposent une architecture hybride. Le premier permet à l’utilisateur d’installer le logiciel soit en monoposte, soit avec une base de donnée en ligne. Zotero est un « add-on » du navigateur Internet libre Firefox. Il faut donc installer premièrement Firefox (ce qui est de toute façon une bonne idée…) puis télécharger Zotero qui s’installe automatiquement. Il suffit ensuite d’ouvrir Firefox (avec ou sans connexion à Internet) pour avoir accès à Zotero.

3. Méthodologie du test

Le test des LGRB libres s’est déroulé en plusieurs étapes : repérage des logiciels , deux étapes de sélection consécutives, installation, test identique pour tous les logiciels, bilan pour chaque logiciel puis comparaisons entre eux.

La sélection

Plusieurs sources ont été consultées pour repérer les LGRB libres à tester. Premièrement, une recherche sur le site Web Sourceforge (plateforme regroupant une grande quantité de projets libres) selon divers mots-clés, ainsi que plusieurs annuaires de logiciels libres, a permis de repérer une bonne trentaine de projets en cours. J’ai également consulté plusieurs articles sur la thématique, glanés sur Internet ou dans des revues spécialisées, et repéré les logiciels cités. Une première sélection d’environ 20 logiciels a ainsi été faite.

J’ai ensuite visité le site web des logiciels les plus cités pour évaluer leur degré de développement et de pertinence. Un mini-test, via installation du logiciel ou démonstration en ligne, a également été réalisé si cela était possible. Une deuxième sélection a été faite selon les critères suivants :

• logiciel stable (version 1.0 ou supérieure) ou version beta (< 1.0) ne présentant pas de bug fatal à l’utilisation
• logiciel proposant les fonctionnalités indispensables du genre.
• projets présentant des développements réguliers ou ne semblant pas assoupis depuis trop longtemps ou abandonnés.

Les logiciels ne fonctionnant que sur Linux ont été éliminés car trop peu d’utilisateurs utilisent exclusivement ce système d’exploitation.

A la fin de l’étape de sélection, les logiciels suivants ont été choisis pour un test approfondi:

• logiciels monopostes : Jabref et Bibdesk
• logiciels fullweb : WikiNDX, Aigaion et Refbase
• logiciels hybrides : Zotero et Bibus

Le test

Pour faciliter leur évaluation et comparaison, les logiciels libres sélectionnés ont été soumis à un test identique :

1. Installation sur un ordinateur avec Widows XP et un portable avec MacOS X
2. Création de 3 bases et ajout de notices de différents types de documents
3. Importation d’une base Endnote ou Reference Manager et un lot de 120 notices BibTeX
4. Import de notices via Medline (ou Pubmed)
5. Export de la base en BibTeX ou autre format standard
6. Création d’une liste bibliographique au format .rtf comprenant un choix de références
7. Recherche d’un document ajouté selon 2 mots du titre ou sujet
8. Changement du style de présentation des références selon les préceptes de RESSI
9. Vérification de la rapidité de la communauté selon une question précise

Le même test a été réalisé, en vue d’une comparaison libre/propriétaire, sur deux logiciels propriétaires couramment utilises : Endnote et Reference Manager.

Une grille de comparaison a ensuite été établie puis remplie pour permettre de relever les avantages et désavantages des logiciels testés entre eux et par rapports aux deux logiciels propriétaires testés.

4. Présentation des logiciels testés

Voici ci-dessous un bref descriptif des logiciels testés avec leurs principales particularités:

Logiciels monopostes :

Jabref, de par son look, ses fonctionnalités et son adaptabilité, est le logiciel testé le plus similaire à Endnote et Reference Manager. Ses fonctionnalités sont d’excellente qualité: import et export de nombreux formats de notices ou depuis des bases de données en ligne, nombreuses grilles de catalogage avec possibilité de joindre le fichier, listes d’autorités et groupes intelligents. Ergonomique et facilement maniable, Jabref est également aisément adaptable (grilles de catalogage, styles bibliographiques). L’interaction avec Word ou Open Office est bonne. On regrettera seulement le peu d’intuitivité du moteur de recherche. Programme en Java, Jabref fonctionne sur tout système d’exploitation.

Bibdesk est un logiciel pour MacOS uniquement. Ce sera son seul point négatif car pour le reste, Bibdesk est un excellent logiciel monoposte. Les fonctions de catalogage permettent de décrire les documents via 21 grilles différentes, facilement adaptable. L’utilisateur peut ajouter plusieurs métadonnées, gérer plusieurs listes d’autorités de manière intelligente, joindre un fichier ou faire un lien sur une adresse web. La création de listes bibliographiques est aisée et souple. Bibdesk est le seul logiciel qui propose une importation de notices via Z39.50, ce qui pourrait se révéler fort pratique pour des bibliothécaires utilisateurs. Au rayon innovation, le logiciel propose également la génération de filets RSS. Pour ne rien gâcher a cette excellence, Bibdesk est très convivial et intuitif.

Logiciels full-web :

WikiNDX est une base de données en full-web, fonctionnant avec MySQL et PHP. Cette architecture lui permet de proposer plusieurs fonctionnalités de multi-utilisation, tel un espace personnel ou des outils de communication entre utilisateurs, et un réel OPAC accessible à tous, sans mot de passe. Les fonctionnalités sont de qualité, entre autre, les moteurs de recherches simples et avancés, les listes d’autorités, les nombreuses metadonnées disponibles ou encore la possibilité de joindre des fichiers aux notices. Il est également possible de créer une classification des références via des catégories. Les styles de présentation des références sont modifiables et le logiciel génère ensuite un fichier au format .rtf, qu’il faudra ensuite ouvrir dans son logiciel de traitement de texte.

On regrettera essentiellement le peu de formats disponibles pour l’importation et l’exportation des notices. Reste que WikiNDX est un outil agréable à l’utilisation et plusieurs professeurs de la HEG de Genève ont migré leurs bases de référence sur cet outil avec satisfaction. WikiNDX fonctionne sur tous les systèmes d’exploitation.

Refbase est également une base de données full-web programmée en MySQL/PHP. Moins abouti que WikiNDX, Refbase a présenté de nombreuses erreurs de programmation lors du test, parfois assez handicapantes. Mais ces bugs s’expliquent probablement par le fait que ce logiciel est encore en version beta et de nombreux utilisateurs ne semblent pas avoir eu autant d’ennui. Passé ces désagréments, Refbase se révèle être un logiciel correct mais sans plus : une seule grille de catalogage (comprenant quand même les champs essentiels pour tout type de document) et un moteur de recherche peu performant (pas de recherche par sujet). Par contre, les fonctions d’import et d’export de notices sont de bonne qualité. On trouve aussi la possibilité de générer des filets RSS et un OPAC.

Aigaion est un projet assez récent (2005). Base de données en full-web programmée en MySQL/PHP, Aigaion souffre peut-être de sa jeunesse, ce qui pourrait expliquer la trop grande simplicité de ses fonctionnalités. Si celles-ci sont très poussées au niveau du paramétrage des comptes des utilisateurs, et de bonne qualité pour le catalogage, les imports/exports de notices ou l’organisation des référence via une arborescence, les fonctions de recherche et de création de listes bibliographiques ne sont pas assez poussées. Le logiciel est également peu modulable. La base du projet est bonne, de bonne qualité et le logiciel suffisant pour des besoins simples mais il vaudrait mieux attendre que le projet soit plus mature avant d’envisager une utilisation avancée de ce logiciel. A surveiller !

Logiciels hybrides

Zotero semble l’outil idéal pour le chercheur qui récupère de nombreuses notices depuis des bases de données sur Internet. En effet, Zotero est un « complément » du navigateur Internet Firefox et s’utilise via le programme Firefox. Il suffit de se trouver sur une page comprenant les références d’un document, cliquer sur un bouton, et une grille de catalogage (parmi 33 types différents) est automatiquement remplie. Il suffit ensuite de réviser les informations, les compléter avec des mots-clés, des métadonnées ou joindre un document électronique et la référence est ajoutée dans la base de donnée du logiciel… Le logiciel permet d’organiser les références importées selon des catégories. Un bon moteur de recherche permet aussi de s’y retrouver. La création de listes bibliographiques est très simple et il est possible d’exporter les références dans de nombreux formats.

Zotero est un outil très simple d’utilisation et intuitif. On regrettera juste le peu de place accordé à la grille de catalogage et le fait que les grilles et les styles bibliographiques ne soient pas modifiables. On se demande également de quelle manière le logiciel stocke les références. Le développement de l’outil est très dynamique et de plus en plus de bases de données deviennent compatibles avec le logiciel, permettant de récupérer des références bibliographiques sur presque toutes les bases de référence, mais aussi sur des serveurs Z39.50. On peut prédire un grand succès à cet outil !

Bibus fonctionnant avec une base de données MySQL (installation en réseau) ou SQLite (installation monoposte) et le langage Python. Bibus devrait fonctionner sur n’importe quelle plateforme. Le logiciel est assez complet au niveau des fonctionnalités et soigné au niveau de la présentation. Il est en outre assez agréable et facile à l’utilisation. Il est possible de faire des recherches simples ou complexes. Des imports de notices peuvent être faites dans les formats standards mais uniquement sur Medline coté bases Internet. L’utilisateur peut paramétrer lui-même la présentation des références et ajouter 5 champs personnalisés dans les grilles de catalogage. Par contre, les liens Internet ne sont pas cliquables et il n’existe aucun moyen d’attacher un fichier. Bibus a particulierement développé sa compatibilité avec OpenOffice ou Word. Ce logiciel sera donc une bonne solution pour l’utilisateur qui génère de nombreuses listes et a besoin de modifier facilement les styles.

5. Des outils concurrentiels

A la lecture de la grille de comparaison des 7 logiciels testés, voilà ce que l’on peut conclure sur les solutions libres, de manière globale :

Architectures

Autant au niveau des applications monopostes que web, les LGRB testés sont tous construits avec des architectures récentes : langage JAVA, base de données MySQL ou « add-on » de Firefox. Les logiciels full-web ont particulièrement tiré parti des possibilités d’une base de données en ligne pour créer des fonctionnalités collaboratives, tels la création d’un compte pour chaque utilisateur et la gestion du workflow. On a donc enfin affaire à des logiciels facilement utilisables en réseau, ce qui est l’un des points noirs des produits phares propriétaires.

Ces logiciels sont relativement faciles d’installation. Aucun n’a demandé l’intervention d’un informaticien pour une installation sur mon poste personnel. La connaissance minimale des bases MySQL/PHP, dans le cas des logiciels full-web, rend la tâche plus aisée mais n’est pas indispensable, d’autant plus que l’installation de ces logiciels est bien documentée, et compréhensible pour un non-averti. Jabref, Bibus, Bibdesk et Zotero proposent même une installation automatisée.

Le test a révélé encore quelques erreurs de programmation dans une moitié des LGRB, mais heureusement pour la plupart parfaitement bénignes et non gênantes. Seul Refbase fut passablement bloqué lors du test par de nombreux bugs, que ce soit au niveau de l’affichage ou lors d’opérations. S’agissant encore d’une version béta (0.9), on espère que ces erreurs seront corrigées pour la première version stable.

Fonctionnalités

La grande question qui se pose lorsqu’on choisit un logiciel libre est de savoir s’il est réellement concurrentiel concernant ses fonctionnalités par rapport aux produits propriétaires reconnus. On souhaite évidemment obtenir un logiciel aussi performant que celui que l’on utilise depuis des années ! Les LGRB y arrivent-ils ? De manière générale, je fus surprise par la grande qualité et la richesse des fonctionnalités de ces applications. Aucun ne répondra à 100% aux exigences idéales mais le niveau de qualité est élevé, même pour des critères pointilleux de bibliothécaire et, surtout, chaque logiciel est différent et propose au moins un apport original, ce qui offre un choix plus varié.

Les LGRBL sont essentiellement faibles quant à l’importation de notices, que ce soit depuis des bases de données sur Internet ou via un fichier avec une extension particulière. Si tous importent sans problèmes des notices au format BibTeX et les formats hérités de Endnote (RIS, Endnote XML), il en va autrement des formats liées à des bases de données en ligne, tel CSA, INSPEC, ISI, JSTOR,…. L’importation de notices depuis Internet devient une évidence pour tout chercheur et il est donc très dommage que plusieurs logiciels testés ne proposent que le minimum. On relativisera ce constat en utilisant le logiciel libre « Bibutils », qui permet de transformer des notices de tous les formats classiques vers BibTeX (et vers ces mêmes formats). Ce petit applicatif est donc un logiciel de liaison par excellence, et moyennant quelques clics supplémentaires, permettra d’importer n’importe quelle notice dans votre logiciel libre. Et relevons quand même les excellentes performances de Jabref, Refbase et surtout Zotero, dont l’import depuis des bases on-line est le principal atout.

Principal point fort, les LGRB proposent beaucoup d’innovations fonctionnelles par rapport aux logiciels classiques. Premièrement, le choix d’une architecture « full-web » avec une base de données permet de créer plusieurs comptes d’utilisateurs, avec espace personnel et gestion, selon le type de rôle, du workflow des références. Tous les logiciels « full-web » testés proposent ce type de fonctionnalité à des degrés divers de sophistication.
Autre fonction provenant du web, le filet RSS est proposée par trois logiciels : Aigaion, Bibdesk et Refbase.

L’export des références dans un logiciel de bureautique n’est pas toujours direct (il faut parfois sauvegarder un fichier temporaire puis l’ouvrir avec un programme) mais certains logiciels (Jabref, Bibus) proposent des fonctions très avancées, comme la création d’une base de donnée relais sur Open Office. Plusieurs logiciels proposent également de rédiger directement son article via le logiciel, qui génère directement les citations et les renvois. Fonction peut-être peu pertinente dans le cas de la rédaction d’un long document mais pourquoi pas dans le cas de courts articles?

Les fonctions traditionnelles sont également présentes et souvent de manière très satisfaisante. On retrouve par exemple au minimum 13 grilles différentes de catalogage, selon le type de document (37 pour WikiNDX et 33 pour Zotero). Seul Refbase ne propose qu’une grille généraliste. Si les grilles ne sont pas adaptables par tous (Jabref, Bibdesk et Bibus le permettent), il est au moins possible d’ajouter des champs supplémentaires. Chaque logiciel permet donc de modifier les grilles, d’une manière ou d’une autre. Jabref, Bibdesk, WikiNDX et Aigaion proposent également des listes d’autorité et tous les logiciels proposent une indexation sujet. La plupart des logiciels possède également un ou plusieurs champs de métadonnées sur les référence : notes, remarques de lecture, cotation, lu ou non, etc.

La qualité du moteur de recherche et sa facilité d’utilisation est variable mais de manière générale, tous les logiciels ont répondu correctement aux mêmes recherches. S’ils proposent tous la recherche booléenne, ce n’est par contre pas le cas de l’usage de troncatures. Chaque logiciel permet de trier puis classer les références dans des dossiers. Enfin, relevons l’importation de notices via Z39.50 possible avec Bibdesk et Zotero.

Formats

L’usage ou la conversion vers le format BibTeX est généralisé. Tous les logiciels proposent un import et un export dans ce format, mais également dans le format RIS (format de Reference Manager et Endnote). Il est donc possible de migrer facilement les notices de tous les logiciels testés.

Langues

La traduction dans de nombreuses langues, parfois peu communes, est un aspect particulièrement innovant des logiciels libres et les LGRB ne font pas exception. à part Aigaion qui n’est disponibles qu’en anglais, les autres logiciels proposent au minimum l’anglais, l’allemand et le français, mais également le norvégien, l’italien ou le néerlandais (Jabref), le turc, le galicien, le portugais ou le polonais (WikiNDX). Bibus est même disponible en chinois !

Ergonomie et présentation

Tous les logiciels testés ont une présentation agréable (et souvent modifiable) ou tout du moins lisible. La présentation des références et les listes, à part sur Zotero qui fait le minimum, est claire.
L’intuitivité n’est pas parfaite pour tous les logiciels et Jabref, WikiNDX, Refbase et Aigaion pourraient faire des efforts pour simplifier leur interface, ou la rendre plus clair. A l’opposé, Bibdesk et Zotero sont remarquablement faciles à utiliser. Mais de manière générale, on constate que le look a été réfléchi et l’utilisation de chacun des logiciels testés fut, somme toute, assez agréable.

6. Conclusion

Un test plus approfondi et des retours d’expériences d’utilisations réelles permettraient de donner un avis plus complet sur les logiciels testés. Les résultats obtenus par cette étude sont néanmoins très réjouissants et permettent de relever les tendances suivantes :

De plus en plus de solutions sont en développement ou déjà opérationnels. Il existe donc un choix intéressant (quantitativement plus important que pour les SIGB libres), qui plus est de logiciels tous différents. En plus de respecter les standards du domaine, l’ensemble des produits testés était d’une qualité tout à fait acceptable dans le cadre d’une utilisation classique (avec un bémol pour Refbase). Surtout (ce qui n’est pas étonnant dans le domaine des logiciels libres), ces logiciels présentent beaucoup plus d’innovations fonctionnelles, souvent liées aux dernières tendances du web (web collaboratif, add-on firefox, filets RSS), que pour les solutions propriétaires standards.

Parmi toutes ces applications, les utilisateurs potentiels devraient sans peine trouver une solution correspondant de manière très satisfaisante à leurs besoins spécifiques (outil collaboratif, import de références du web, export de bibliographie,…).

Et si les besoins ne sont pas satisfaits par l’un d’entre eux, il est aussi possible de coupler l’usage de deux logiciels, comme le propose Hervé Ponsot (PONSOT, 2007)…et les possibilités deviennent infinies ! Par exemple, nous pouvons utiliser Zotero pour récupérer des notices sur des bases on-line puis les transférer au format BibTeX dans WikiNDX (si l’on souhaite une base multi-utilisateurs avec OPAC), Jabref (si l’on souhaite un logiciel monoposte performant dans la création de listes bibliographiques) ou Bibdesk (pour les utilisateurs de MacOS). Jabref, étant très performant dans l’import de nombreux formats, il peut aussi être utilisé comme passerelle pour une migration vers un autre logiciel utilisant le format BibTEX. Rappelons aussi l’existante de Bibutil, petite application libre permettant de changer le format des références depuis et vers presque tous les formats utilisés actuellement

En résumé, moyennant quelques manipulations, on peut obtenir une solution très souple et satisfaisante. Evidemment, le bricolage et l’utilisation de plusieurs logiciels en chaîne a ses limites et des usagers très exigeants, ou peu portés sur la technique, n’y trouveront peut-être pas leur bonheur complet. Mais, force est de constater que le libre devient un incontournable et propose de plus en plus, dans notre cas aussi, des applications sérieusement concurrentielles à des solutions propriétaires souvent onéreuses. On aurait donc tort de ne pas les tester avant toute acquisition de logiciel ou les proposer aux étudiants ou chercheurs !

Risques et catastrophes : une approche en trois phases et trois plans

1. – Contexte

Ces dernières années, de nombreuses institutions préservant des archives ont été victimes de dégâts importants suite à des catastrophes naturelles ou à des catastrophes dues à l’action de l’homme (1).Quelques minutes peuvent suffire pour que des pans entiers de la mémoire locale, nationale ou internationale soient gravement endommagés, voire même disparaissent.

Certes, toutes les catastrophes n’ont pas la même ampleur et les mêmes conséquences. Les institutions sont le plus souvent confrontées à des incidents (2). Toutefois, les professionnels ont le devoir de tout mettre en œuvre pour diminuer les risques que court leur institution, intervenir en cas de catastrophes et prendre les mesures nécessaires pour sauver le patrimoine qui leur est confié.

Or, à l’échelle internationale, même si des progrès ont été accomplis lors des dernières décennies, les lacunes sont encore importantes. D’après une étude réalisée aux Etats-Unis en 2005, par exemple, un tiers seulement des institutions conservant des archives disposerait d’un plan d’urgence (3). Ce résultat est plutôt faible. Si une telle enquête était menée en Europe, le pourcentage serait certainement encore plus bas.

Il y a une dizaine d’années, les Archives de la Ville de Genève (AVG) ont créé un Plan d’urgence. Or, au fil du temps, la façon d’aborder les risques et les catastrophes dans notre service a fortement évolué. Nous estimons que nous ne pouvons plus nous reposer uniquement sur un Plan d’urgence. Après réflexion, nous avons décidé de changer notre approche et produire de nouveaux instruments.

Bien que les travaux entrepris ne soient pas encore achevés au moment de la rédaction de cette contribution, nous avons pensé qu’il serait intéressant de partager notre expérience. Elle est susceptible de nourrir la réflexion, susciter un débat ou encourager certaines institutions à chercher leur voie en matière de gestion des risques et des catastrophes.

2. – Renouveler notre approche

En 2006, nous avons entamé la révision de notre Plan d’urgence. Conçu à la fin des années nonante, il nous paraissait mélanger trop souvent les genres, les cibles, voire les publics. Mais, au-delà des critiques que nous pouvions formuler, et au-delà du contenu même de ce document, c’est surtout notre approche que nous avons souhaité changer. Nous nous étions focalisés jusqu’alors sur la réponse à donner en cas de catastrophe (Plan d’urgence). Or, il nous a paru nécessaire de prendre un peu de recul et élargir notre horizon pour prendre en considération tout le cycle des catastrophes (voir Figure 1).

Nous avons choisi de découper le cycle en trois phases : prévention / urgence / rétablissement (4). Nous avons considéré que pour chaque phase un plan particulier devait être créé. C’est pourquoi, en plus de la révision du Plan d’urgence dont nous disposions déjà, nous avons préparé deux autres plans : le Plan de prévention et le Plan de rétablissement.

Figure 1 : Le cycle des catastrophes

En résumé, on peut dire que le Plan de prévention se concentre sur les risques et les mesures de précaution. Cette phase doit faire l’objet d’une attention particulière, car c’est en limitant les risques qu’on a le plus de chance de ne jamais devoir utiliser le second Plan, le Plan d’urgence.

Si, malgré les mesures préventives décidées, un problème -mineur ou majeur- survient, on recourt alors au Plan d’urgence. Celui-ci vise uniquement à couvrir la période de crise, que l’on peut évaluer, en général, à 48 heures (voire 72 heures) depuis le moment où l’alerte est donnée.

Ensuite de quoi, le Plan de rétablissement prend le relais. Ce dernier tente d’aborder les nombreux problèmes qui résultent d’une catastrophe, une fois l’urgence passée. Les travaux à accomplir peuvent alors s’échelonner sur de nombreux mois, voire parfois des années. Les institutions doivent être en mesure de suivre le processus sur une longue durée.

Figure 2 : Trois phases, trois plans

3. – Les trois Plans (1)

Le contenu des trois Plans doit être adapté à chaque phase. La répartition des informations entre ces trois documents est cruciale. Ceux-ci doivent s’articuler les uns avec les autres. Bien que distincts, ils sont complémentaires. Nous les aborderons ici tour à tour, sans entrer dans les détails. Toutefois, de manière à ce que lecteur puisse se faire une idée du contenu de chacun des plans, nous avons mis en exergue la table des matières des trois documents.

3.1 – Le Plan de prévention

3.1.1 - Prévenir plutôt que guérir

Nous n’insisterons jamais assez sur le fait qu’il faut faire de la prévention une priorité dans chaque institution. Les catastrophes naturelles sont une fatalité, mais bien des problèmes graves pourraient être évités -ou atténués- si des mesures adéquates étaient prises et appliquées méthodiquement.

De très nombreuses institutions font de la prévention. Mais les règles que doivent suivre les collaborateurs ne sont pas toujours clairement établies, et les consignes sont données trop souvent par oral. Très vite, la routine s’installe et la vigilance se relâche ; la probabilité que l’institution rencontre un problème augmente alors. C’est pourquoi nous recommandons que le Plan de prévention soit écrit, tenu à jour et partagé par l’ensemble des collaborateurs d’une institution.

On peut considérer que le Plan de prévention est directement lié à la conservation préventive (6). Il n’en constitue cependant qu’un élément, car il ne prend pas en compte tous les facteurs que couvre normalement cette activité. Il se focalise en particulier sur la notion de risque. Si l’on se réfère au Petit Larousse (1997), le risque est un danger ou un inconvénient plus ou moins probable auquel on est exposé (7). Les risques que peuvent encourir les bâtiments d’archives et les documents eux-mêmes sont nombreux. Des listes ont été publiées dans des ouvrages spécialisés ou mises à disposition sur des sites web (8). Chaque institution doit déterminer les mesures nécessaires afin de prévenir les risques auxquels elle est exposée ; elle doit ensuite les atténuer ou les éliminer – quand cela est possible. Dans le même temps, elle doit établir les responsabilités et déterminer qui fait quoi, à quel moment et avec quel(s) moyen(s).

3.1.2 - Le Plan de prévention

Notre Plan de prévention est assez simple et concis : il ne comprend que dix pages. Plus que l’élaboration du document ou le choix des points qui doivent être vérifiés, la mise en place et le suivi des mesures préconisées constituent le cœur même de l’exercice. Au quotidien, une certaine discipline est nécessaire, faute de quoi, on retombe dans les travers dénoncés plus haut.

Notre Plan de prévention comprend six parties (Figure 3). Les cinq premières ont trait à l’organisation du travail, la mise en application du Plan et sa tenue à jour. La dernière partie comprend la liste des actions ainsi que leur planification dans le temps.

Les actions correspondent à une série de contrôles qui doivent être effectués. Nous devons vérifier par exemple l’état des canalisations qui passent à proximité de nos locaux, le fonctionnement du système d’alarme effraction et incendie, l’étanchéité de la dalle se trouvant au-dessus de notre magasin et le remplacement régulier du filtre à particule de l’appareil qui ventile notre local de conservation. La liste établie comprend vingt points.

Les actions peuvent être quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, voire être planifiées de manière à être effectuées plusieurs fois dans l’année. Nous avons également défini quelle est la personne au sein de notre équipe responsable de chaque action, son remplaçant, la fréquence à laquelle la tâche doit être faite et, si possible, à quelle date.

Parallèlement, nous avons créé un tableau de bord récapitulatif qui permet de suivre la totalité des actions. Dans ce document, une colonne permet de signaler si l’action a été réalisée et de faire d’éventuelles observations. L’Archiviste de la Ville suit l’ensemble des opérations et intervient si cela s’avère nécessaire.

3.2. - Le Plan d’urgence

3.2.1 – Quand la catastrophe survient

Malgré toutes les précautions prises, une institution peut être projetée dans une situation de crise plus ou moins grave. Le cas échéant, c’est le Plan d’urgence qui devient le document de référence. Celui-ci couvre les premières 48 heures (voire 72 heures) de la crise ; il ne va pas au-delà. Ce laps de temps correspond à la période qui va du déclenchement de l’alarme à la fin de l’intervention des spécialistes des catastrophes (pompiers en particulier). Une fois la situation maîtrisée, les spécialistes se retirent et laissent place aux personnes qui doivent prendre en charge les conséquences de la catastrophe. Parmi ces dernières, il y a les archivistes. Le sauvetage des documents touchés peut alors commencer.

3.2.2 - Nos sources d’information

Nous avons effectué des recherches dans la littérature professionnelle afin de trouver des points de comparaison et des documents qui puissent nous servir de sources d’inspiration (9). Quelques catastrophes récentes, comme l’ouragan Katrina, ont contribué à l’essor du nombre de publications liées à la gestion des catastrophes. Elles ont parfois aussi poussé des institutions à préparer des plans d’urgence. En Europe, des initiatives ont été prises ces dernières années, mais elles demeurent encore peu nombreuses à ce jour. Mentionnons le plan d’urgence mis en ligne par les Archives nationales hollandaises (10), les recommandations des Archives nationales anglaises (11), la base de données développée en Allemagne, baptisée NORA (Notfall-Register Archive) (12) ou le réseau mis en place par différentes institutions de Lausanne, baptisé COSADOCA (Consortium de Sauvetage du Patrimoine Documentaire en cas de Catastrophe) (13). Les réalisations ou les travaux en cours ne se limitent pas au continent européen. Des initiatives ont été prises dans différentes régions du monde (14). La prise de conscience de la nécessité de disposer d’un Plan d’urgence est particulièrement marquée aux Etats-Unis. En effet, avec le passage de Katrina, les Etats-Unis ont dû faire face à l’une des pires catastrophes que le pays ait vécues. Même si, sur le moment, la réponse apportée en particulier par le Gouvernement fédéral n’a pas toujours été à la hauteur des attentes des citoyens et des institutions, il faut reconnaître que, depuis lors, on assiste à une poussée très forte dans le domaine de la prévention et de la réponse aux catastrophes. Ce mouvement est également perceptible dans la sphère des archives. Nos collègues américains ont produit ces derniers mois beaucoup de matériel et d’exemples fort utiles pour toutes les institutions et personnes qui souhaitent se lancer dans la préparation et la rédaction d’un plan d’urgence (15).

3.2.3 – Le Plan d’urgence

Même si nous avons décidé de reprendre en bonne partie le cœur du Plan d’urgence de 1999, nous avons effectué quelques modifications et apporté des compléments. Nous avons revu par exemple l’ordre dans lequel se font les appels téléphoniques en cas d’alerte et mis en place une liste d’appels téléphoniques en cascade. Nous avons établi de manière plus claire les responsabilités entre les différents intervenants et défini la chaîne de commandement sur le champ des opérations. Nous avons également établi une liste de volontaires. Nous avons ajouté dans notre liste de contacts les coordonnées du responsable des Assurances de la Municipalité et celui de l’Information. Et, finalement, nous avons étoffé la partie consacrée aux premières mesures à prendre en cas d’urgence, en particulier par rapport à celles qui ont trait aux documents endommagés (16).

Au final, il n’y a pas eu une véritable révolution par rapport à notre Plan d’urgence précédent. Nous avons effectué des aménagements et introduit des compléments qui mériteront d’être testés et revus si nécessaire. Notre but est de rendre ce document aussi opérationnel et fiable que possible.

3.2.4 – Les réseaux

Dans une catastrophe, on se sent bien démuni et seul. Il serait important que des réseaux se développent entre institutions, à l’image du réseau COSADOCA (17). Même si l’éventualité de la création d’un tel réseau a été abordée à maintes reprises à Genève, rien ne s’est fait jusqu’à présent. Nous aurions pourtant la taille critique et les compétences nécessaires dans notre milieu professionnel pour réaliser un tel projet. Comme différentes institutions genevoises se sont lancées dans la préparation d’un Plan d’urgence récemment, nous espérons que le débat sera relancé et qu’il aboutira à un résultat concret.

3.3. - Le Plan de rétablissement

3.3.1 - Après la catastrophe

Le dernier document que nous avons créé est intitulé « Plan de rétablissement ». Il est consacré aux mesures qui doivent être prises pour rétablir la situation après une catastrophe.

Lors d’une catastrophe, les premières actions entreprises visent bien sûr à sauver des vies humaines et ensuite à sauver un maximum de documents. Les documents, triés en fonction de leur état physique, doivent être emballés, transportés dans d’autres locaux et nettoyés. Mais une fois cette phase accomplie, les travaux menant du simple empaquetage à la restauration, voire à l’élimination des documents trop endommagés, peut durer plusieurs mois voire plusieurs années. Comme le précise Helen Forde, « Recovery is the slowest part of any plan » (18). Le travail à effectuer est complexe et demande l’intervention de différents corps de métiers spécialisés. Les ressources financières permettant d’entreprendre les travaux nécessaires ne sont pas toujours disponibles au moment de la catastrophe. On peut également rencontrer des problèmes d’intendance : manque de place, matériel inadéquat, logistique défaillante, spécialistes indisponibles, négociations difficiles avec les assurances, etc.

La littérature spécialisée consacrée aux mesures liées au rétablissement de la situation après une catastrophe est assez abondante. Aussi, notre idée de départ était de rédiger une synthèse en nous basant sur les informations collectées et de les compléter par nos propres observations. Après réflexion, nous avons cependant changé d’idée. Plutôt que de rédiger une synthèse, nous avons préparé un Plan de rétablissement divisé en deux parties. Dans la première, nous avons mis les photocopies de documents provenant de la littérature ou de sites web relatifs aux traitements qui peuvent être administrés aux différents supports de l’information ayant subi des dommages. Dans la seconde, nous avons constitué une liste récapitulative des points essentiels auxquels une institution doit penser lors d’une phase de rétablissement. Le Plan de rétablissement comprend dix chapitres (voir Figure 6).

4. – Un bilan provisoire

La manière d’approcher les risques et les catastrophes peut être différente d’une institution à l’autre. De nombreux facteurs peuvent entrer en ligne de compte au moment de traiter cette question : contexte, risques, ressources, compétences, existence ou absence d’un réseau, etc.

En modifiant notre approche et en créant les trois plans que nous venons de décrire brièvement, nous sommes convaincus d’avoir passé un cap. Nous ne reviendrons plus en arrière en nous contentant seulement d’un Plan d’urgence, comme nous l’avons fait jusqu’à présent. Les documents que nous avons préparés remplissent des objectifs différents, mais complémentaires. Ils ont leur raison d’être.

Même si, a priori, nous sommes globalement satisfaits du résultat, nous sommes conscients que ces documents ne sont pas parfaits. Ils subiront certainement des aménagements voire des changements radicaux, si cela s’avère nécessaire.

Toutefois, à ce stade, nous devons tenter de ne plus nous concentrer uniquement sur la préparation de documents, mais d’appréhender la réalité en mettant en pratique ces plans. En résumé, nous devons tester les Plans que nous avons conçus. Qu’en est-il des méthodes, des techniques, du matériel, de la conduite des uns et des autres en cas de crise ? Seules des simulations nous permettraient de mesurer l’écart entre notre approche et les besoins. C’est pourquoi il serait souhaitable que dans un avenir proche nous organisions des exercices avec des partenaires et nos volontaires, sur le modèle de ce que fait COSADOCA dans le Canton de Vaud. Cette confrontation nous permettrait non seulement de retoucher nos différents plans mais aussi d’améliorer la réaction des personnes qui pourraient être impliquées dans de tels événements (19).

Finalement, le doute oblige à rester vigilant, à s’interroger, à peser les pour et les contre et à remettre l’ouvrage sur le métier. Cette approche en trois phases et trois plans ne peut se concevoir que d’une manière itérative. La pratique et l’expérience doivent nourrir sans cesse notre réflexion et nous amener à améliorer, dans la mesure du possible, non seulement nos plans mais aussi nos comportements.

5. – En guise de conclusion

Le découpage des phases et les instruments qui sont mis en place importent peu. Chaque institution doit trouver sa voie en tenant compte de ses propres caractéristiques. L’accumulation d’expériences, la collaboration avec d’autres corps de métiers et la possibilité de recourir à un réseau de professionnels sont autant de possibilités d’enrichir la façon d’aborder la problématique. Aussi, avec le temps, chaque institution peut arriver à un résultat satisfaisant.

De toute manière, nous ne pouvons pas échapper à notre responsabilité ; nous devons créer les instruments nécessaires afin de gérer -au mieux- les risques et les situations de crise. Cette responsabilité n’est pas uniquement valable pour les personnes qui assument des fonctions hiérarchiques, mais touche tous les employés. L’ensemble du personnel doit en effet consacrer le temps et l’énergie nécessaires pour accompagner, soigner -quand nécessaire, protéger et transmettre le patrimoine qui lui a été confié. Il s’agit là d’une véritable responsabilité collective.

Orientation bibliographique

Au fil des ans, la bibliographie consacrée à la gestion des risques et des catastrophes s’est considérablement allongée. Elle est encore en majorité anglo-saxonne, et nord-américaine en particulier (20). Plutôt que de préparer une bibliographie, j’ai préféré signaler dans les notes un certain nombre de références utiles.

De nos jours, pour suivre l’évolution des stratégies, méthodes, techniques et projets en matière de gestion des risques et des catastrophes, le plus simple est certainement de visiter régulièrement certains sites web, soit d’Archives et de Bibliothèques nationales, soit d’institutions spécialisées. La bibliographie va encore s’étoffer ces prochaines années au vu des nombreux projets en cours dans des institutions patrimoniales ou ceux entrepris par des gouvernements.