Un plan de gestion de sinistres au sein des Archives de Montreux : de la conception à la mise à jour

Un plan de gestion de sinistres au sein des Archives de Montreux : de la conception à la mise à jourUn plan de gestion de sinistres au sein des Archives de Montreux : de la conception à la mise à jour

Introduction

La gestion des risques ainsi que la mise en place de processus en cas de sinistres dans le domaine des Archives font partie intégrante du processus de préservation des archives. En effet, elles permettent d’identifier les faiblesses de l’institution en matière d’infrastructures, d’optimiser l’efficacité du sauvetage des documents en cas de sinistre ainsi que d’améliorer les infrastructures de conservation et les mesures d’urgence. En d’autres termes, la conception et la mise en place de ces processus permettent, d’une part de mettre en exergue les faiblesses de l’institution face aux aléas qui pourraient la toucher, et d’autre part de se prémunir face à ces derniers ou du moins réduire les effets négatifs potentiels qu’ils auraient sur les collections et le(s) bâtiment(s) de l’institution.

En matière de gestion de risques, il est essentiel de garder à l’esprit que ce processus n’est pas figé dans le temps. En effet, pour permettre sa réduction, un risque se gère bien évidemment avant qu’il ne survienne, mais aussi pendant et après de manière cyclique. C’est en gardant en tête ces trois phases que le travail a été structuré. L’analyse de risques, l’identification des infrastructures déjà en place et les recommandations constituant l’«Avant», le plan de gestion de sinistres le «Pendant» et la méthodologie de mise à jour l’«Après».

Ce sujet de Travail de Bachelor a été proposé par Madame Nicole Meystre, archiviste communale de Montreux, suite au constat du manque de structure et d’opérationnalité du plan de gestion de sinistres des Archives de Montreux. De plus, afin que la situation ne se réitère pas, la mandante souhaitait qu’une méthodologie de mise à jour de ce plan de gestion soit mise en place et intégrée à ce travail.

Méthodologie de travail

Revue de la littérature professionnelle

Ce travail a été initié avec la constitution d’un corpus de sources diverses que l’on peut diviser en trois catégories : les sources théoriques, pratiques et hybrides. Chacune d’entre elles sont connectées aux autres et différenciées uniquement par le but des informations qu’elles contiennent. En d’autres termes, les documents contenus dans la catégorie théorique servent de base pour les documents pratiques et ainsi de suite.

En ce qui concerne les sources principales de ce travail, on peut citer le livre d’Andréa Giovannini intitulé « De Tutela Librorum » (2010), qui est un ouvrage de référence dans les domaines de la préservation, des mesures de prévention et de sécurité des lieux de stockage de documents, qui a été d’une grande utilité, notamment dans l’identification des risques pour les locaux d’archives.

Pour ajouter un aspect plus pratique à ce travail, en plus de tous les documents internes à la Commune et aux Archives de Montreux, des plans de gestion de sinistres d’institutions similaires ont servi d’inspiration, notamment celui des Archives cantonales vaudoises (Karli 2001), de la République et du Canton de Genève (République et Canton de Genève 2017), de la Bibliothèque nationale suisse (Karli 2011) ainsi que de celui de l’Université de Lausanne (Université de Lausanne 2013). Un travail de bachelor analogue de 2006 intitulé « Plan de sauvetage des collections pour la médiathèque Valais » a également été consulté. Celui-ci a servi à l’élaboration et à l’instauration d’un plan de gestion de sinistres pour toutes les institutions qui constituent la Médiathèque Valais.

De manière à comprendre et adopter les méthodes d’analyse de risques, on a consulté un document du Centre d’Éducation permanente de l’État de Vaud (CEP) qui fournit une liste de tous les risques qu’encourent les bâtiments du district de la Riviera-Pays-d’Enhaut. En plus de cette liste, ce document propose une matrice(1) qui permet l’évaluation des risques en question. Pour croiser la méthode exprimée dans ce document avec une source différente, un document de la Protection des Biens culturels (PBC) intitulé « Guide de gestion des risques dans le domaine des biens culturels » a été consulté. Ce dernier propose une méthode similaire à celle présentée par le CEP avec, tout de même, quelques différences, notamment au niveau de la gradation des niveaux de risques.

Pour ce qui est des sources dites « hybrides », il s’agit de documents qui mêlent théorie et pratique, et notamment d’éléments émanant de cours suivis à la Haute école de gestion de Genève, comme le cours de « Conservation des biens culturels écrits » et « Protection des biens culturels documentaires ». 

Analyse des risques

Cette phase est primordiale avant toute élaboration de plans de gestion de sinistres. En effet, elle va permettre de déterminer et d’identifier les forces et les faiblesses de l’institution, tant au niveau physique qu’organisationnel. Elle va aussi servir de base pour créer un plan de gestion de sinistres optimisé ainsi que pour élaborer des recommandations d’amélioration pour l’institution.

Cette partie du travail se décompose en trois phases : l’identification des risques, l’évaluation des risques et l’identification des points critiques.

Identification des risques

Pour identifier les risques qu’encourent les Archives de Montreux, le document du CEP (Centre d’Éducation permanente de l’État de Vaud 2019) ainsi que les risques listés dans l’ouvrage de Andrea Giovannini (Giovannini 2019, pp.149-209 et pp.251–270) ont permis de sélectionner des risques qui menaçaient réellement l’institution. Cette dernière n’étant bien sûr pas figée, elle va sans doute évoluer avec l’environnement.

Évaluation des risques

Suite à la constitution de la liste des risques pour les Archives de Montreux, il a fallu procéder à l’évaluation de ces derniers. Pour ce faire, la procédure fournie avec le document du CEP (Centre d’Éducation permanente de l’État de Vaud 2019) a été mise en œuvre. Celle-ci prend en compte deux paramètres : la probabilité de survenance du risque et l’importance d’impact global de ce dernier sur les archives. En ce qui concerne l’échelle que propose le CEP, cette dernière est composée des deux barèmes suivants :

Tableau 1 : Barèmes servant à l'évaluation de la probabilité et l'impact des risques

Barème d’évaluation de l’impact des       risques	Barème d’évaluation de la probabilité des risques
Très probable (TP)	Très élevé (TE)
Probable (PR)	Considérable (CO)
Possible (PO)	Modéré (MO)
Improbable (IM)	Minime (MI)

 

De façon à rendre cette évaluation plus représentative de l’état actuel des Archives de Montreux en termes de risques, les données d’analyse ont été élargies en impliquant la responsable des Archives et son collaborateur archiviste dans cette évaluation. Cela a permis de comparer les évaluations et d’échanger les avis sur les divergences à propos de chaque risque.

La pondération des trois évaluations n’étant pas possible avec les barèmes initiaux, les notations qui les composent ont été converties en échelle numérique (exemple : l’évaluation « Improbable » devient la note « 1 »). Voici le nouveau barème qui a permis d’effectuer cette pondération :

Tableau 2 : Barèmes servant à l'évaluation de la probabilité et de l'impact des risques convertis en numérique

Échelle d’évaluation de l’impact des risques	Échelle d’évaluation de la probabilité des risques
4 (Très probable)	4 (Très élevé)
3 (Probable)	3 (Considérable)
2 (Possible)	2 (Modéré)
1 (Improbable)	1 (Minime)

 

Pour définir une évaluation finale à chaque probabilité et impact, une moyenne des appréciations sur ces deux aspects pour chacun des risques a été effectuée.

Pour conclure cette partie, chaque notation de risque a été analysée au travers de la matrice des risques du CEP. Cette dernière propose un croisement des évaluations du degré de probabilité avec celles de l’importance d’impact, comme le démontre l’image ci-dessous :

Figure 1 Matrice des risques du CEP

Cette matrice distingue trois zones qui déterminent le degré de danger du risque : mineur (zone verte), moyen (zone orange) et majeurs (zone rose foncée).

Identification des points critiques

De manière à distinguer les catégories de risques qui comportent le plus de danger pour les Archives de Montreux, et de ce fait identifier les éléments sur lesquels il fallait se concentrer en priorité dans la partie des recommandations, une partie complémentaire a été ajoutée à cette évaluation, partie qui ne figure pas dans le document du CEP : l’identification des points critiques. Cet ajout fait office de synthèse de l’évaluation des risques.

Dans le but d’affiner cette synthèse, les risques ayant obtenu une évaluation faible ont d’abord été écartés, car il a été considéré que ces risques ne menaçaient pas réellement l’institution. Après cette étape, a été comptabilisé pour chaque catégorie de risques le nombre de ceux évalués comme « moyen » et « majeur ». Les résultats ont été consignés dans un tableau de synthèse.

Figure 2 Extrait du tableau du nombre de risques moyens et majeurs par catégorie de risque

En premier lieu, les catégories de risques qui comportaient le plus d’évaluations « moyen », puis « majeur » ont été identifiées, indépendamment l’une de l’autre. Dans un second temps, un croisement de ces dernières a été effectué. En effet, dans ce raisonnement, les catégories de risques qui comportaient le plus d’évaluation « moyen » et « majeur » étaient considérées comme les points critiques.

Figure 3 Extrait du tableau des risques liés à l’environnement naturel évalué comme moyens

Cette analyse de risques a été considérée comme le point de départ pour la suite de ce travail. En effet, elle permet d’identifier les points faibles de l’institution en termes d’infrastructure, de comprendre quels sont les éléments indispensables à faire figurer dans le plan de gestion de sinistres et de constituer une liste de recommandations d’amélioration pour l’institution en question.
Enfin, pour terminer cette synthèse, chaque point critique a été passé en revue en profondeur, afin d’en analyser les risques qui y sont contenus, leurs probabilités, leur importance d’impact et, de ce fait pouvoir déterminer les raisons pour lesquelles ces catégories ont été identifiées en tant que telles.

Plan de gestion de sinistres

Dans la continuité de l’analyse de risques, l’analyse des plans de gestion de sinistres récoltés lors de la recherche documentaire a été réalisée, afin d’en extraire les lignes directrices utiles pour les Archives de Montreux. En outre, des entretiens avec les mandants ont permis de récolter leurs avis et leurs souhaits à propos de ce qui allait figurer sur leur plan de gestion de sinistres, et pour leur faire un état de l’art.

En ce qui concerne le contenu du futur plan de gestion de sinistres des Archives de Montreux, il s’est vite avéré qu’il fallait reprendre certains éléments existants, comme les traitements et procédures de manipulations des documents selon leurs types ou encore les procédures en cas de sinistres, etc. Ceci est dû au fait que certaines procédures et pratiques font office de référence dans le domaine. D’autre part, certains documents ont été repris tels quels, car jugés bien structurés et utiles aux archivistes de Montreux en cas de sinistres.

Quant à la structure de ce plan de gestion de sinistres, elle a été définie selon l’ordre d’utilité des éléments durant un sinistre. Il a paru logique que ce plan soit structuré de la sorte, afin de permettre aux personnes qui auraient à traiter un sinistre à l’aide de ce document de ne pas se perdre dans les informations, dans le feu de l’action. En effet, lorsqu’un sinistre survient, un certain stress peut s’installer et le fait de pouvoir consulter un document structuré de façon claire peut permettre de diminuer ce stress et par conséquent réduire les effets néfastes qu’aurait une mauvaise gestion du sinistre.

Voici la liste des éléments qui ont été retenus pour constituer le Plan de gestion de sinistres des Archives de Montreux :

• Les procédures d’alarmes
• La définition des responsabilités
• Les procédures à suivre en cas de sinistre
• La liste des intervenants à contacter en cas de sinistre
• Le traitement et les procédures de manipulation des documents
• Le plan des Archives de Montreux
• Le tableau des documents à déplacer et les étiquettes de déplacement
• Les fiches des documents prioritaires PBC
• La structure de la zone d’évacuation
• Les procédures techniques pour le bâtiment des Archives de Montreux

Les procédures d’alarme

Le premier élément qui figure dans ce plan est la procédure d’alarme, car en cas de sinistre, la gestion des alarmes serait le premier évènement auquel les archivistes seraient confrontés. En plus de consolider le traitement des alarmes en cas de sinistres, cette élaboration a mis en exergue le fait que jusque-là les archivistes de Montreux ne disposaient pas des bons documents de traitement des alarmes. De ce fait, le responsable sécurité des personnes de la Commune de Montreux a été contacté, afin de déterminer les procédures adaptées au traitement des alarmes. Pour ce faire, des simulations des alarmes de montée des eaux, d’incendie et de panne sur le système de climatisation ont pris place. Malgré ces simulations, il n’a pas été possible de définir les procédures pour les alarmes d’ouverture sous contrainte et d’effraction car, lorsque cette procédure s’active, le système d’alarme contacte directement la police de Montreux et il n’est pas possible de le mettre en mode test. Ce problème sera résolu ultérieurement et il a été indiqué dans les recommandations.

Définition des responsabilités

Le second point de ce plan concerne la définition des responsabilités et des rôles en cas de sinistre. En effet, cette partie permet d’identifier de manière claire les personnes chargées de chaque(s) tâche(s). La structure qui figure dans ce travail n’est qu’une proposition de définition des responsabilités tirée de l’ouvrage d’Andrea Giovannini intitulé « De Tutela Librorum » (Giovannini 2010). La version finale sera déterminée ultérieurement, lors d’une réunion entre la responsable des Archives et les autorités de la ville de Montreux.

Procédure à suivre en cas de sinistre

La suite de ce plan concerne les procédures à suivre lors des différentes phases du sinistre. Pour rappel cette procédure est découpée en 5 phases :

1. Déclaration du sinistre
2. Intervention des secours,
3. Stabilisation et contrôle climatique,
4. Évacuation et mise en sécurité des documents,
5. Réhabilitation des locaux.

Cette structure a été tirée du cours de Nelly Cauliez, conservatrice-responsable à la BGE et responsable de la coordination de la protection des biens culturels (PBC) de Genève intitulé « Les sinistres en action, la gestion des documents endommagés ». La décision d’intégrer cette partie à ce plan de gestion de sinistres a été motivée par le fait qu’elle paraissait importante pour la gestion stratégique d’un sinistre. En effet, elle permet de « scénariser » cette gestion et ainsi permettre le bon déroulement de cette dernière. En outre, une bonne partie des plans analysés comportaient une partie similaire.

Liste des intervenants à contacter en cas de sinistres

Ce point était le seul qui figurait dans presque tous les plans de gestion de sinistres analysés. Cette liste est centrale en ce qui concerne la prise en charge d’un sinistre. En effet, il est primordial d’avoir à disposition un répertoire regroupant toutes les personnes de contacts auxquels les archivistes pourraient faire appel. En outre, il est intéressant de structurer cette liste par corps de métier, afin de pouvoir optimiser le temps de recherche dans le feu de l’action.

En ce qui concerne la sélection des personnes qui devaient figurer sur cette liste, il revient à la responsable des Archives de faire sa propre sélection de personnes. Cette décision a été prise, car ces informations sont purement opérationnelles et politiques.

Traitement et procédures de manipulation des documents

Malgré le fait que la Protection des Biens culturels possède ses propres procédures, qui doivent être relativement similaires à celles qui se trouvent dans ce plan, il a tout de même été décidé d’intégrer cette partie à ce plan. En effet, le fait de les faire figurer faisait sens, notamment dans le cas où les personnes qui auraient à manipuler les documents sinistrés ne feraient pas partie de la PBC.

Ces procédures ont été tirées du document intitulé « Canevas servant de modèle pour élaborer un plan d’urgence » de la République et du Canton de Genève (2017). Ces procédures ont été reprises telles quelles, car, tout comme les procédures en cas de sinistre, il s’agit de procédures de référence élaborées par des experts dans le domaine.

Plan des Archives de Montreux

Un plan des Archives de Montreux a été intégré à ce plan de gestion de sinistres, car, en cas de sinistre, ce dernier pourrait servir aux archivistes à indiquer aux services de secours la localisation des infrastructures techniques du bâtiment ou encore la localisation du départ du sinistre à traiter. Afin d’obtenir ce plan, nous avons dû contacter l’architecte qui a mené la transformation du bâtiment en locaux d’archives.

Tableau des documents à déplacer et étiquettes de déplacement

Ces éléments ont été intégrés afin de permettre l’organisation de l’extraction des documents ainsi que pour éviter la perte de ces derniers dans la masse, en s’inspirant de ceux présentés lors du cours de Nelly Cauliez intitulé « Les sinistres en action, la gestion des documents endommagés » (Cauliez 2019).

Fiches des documents prioritaires PBC

En règle générale ces fiches ne figurent pas dans un plan de gestion sinistres, car elles sont censées être stockées au service de la Protection des biens culturels de la région de l’institution concernée, étant donné l’importance essentielle de ces derniers dans le processus d’extraction des documents capitaux. En ce qui concerne les Archives de Montreux, ce n’est pas encore le cas. Ces documents sont uniquement stockés sur les serveurs de l’institution et cela peut être problématique pour leur consultation en cas de coupure de courant à cause d’un sinistre. Par conséquent, ils ont été aussi intégrés aux annexes de ce plan afin de pallier cette problématique, en attendant qu’ils soient transmis à la PBC Riviera Pays d’Enhaut(2).

Structure de la zone d’évacuation

En dépit du fait que cette tâche incombe à la Protection des Biens culturels, il a tout de même paru important d’intégrer ce schéma à ce plan, ne serait-ce que pour permettre aux archivistes de comprendre la structure des zones lors d’une évacuation de documents ou pour leur fournir un fil rouge pour la mise en place de cette dernière, dans le cas de figure où la PBC ne le ferait pas. En outre, un schéma de rappel des différents traitements selon l’état du document a été ajouté, afin de faciliter ce processus.

Figure 4 Structure de la zone d'évacuation du plan de gestion de sinistres des Archives de Montreux 

Procédures techniques pour le bâtiment des Archives de Montreux

L’intégration de ces procédures au plan de gestion de sinistres découle d’une discussion avec les archivistes qui trouvaient pertinent de pouvoir avoir accès à des instructions pour couper l’électricité ou encore l’arrivée d’eau en cas de problèmes survenus sur les installations. Le fait de pouvoir effectuer ces coupures au début d’un sinistre pourrait réduire considérablement les dégâts et rendre la zone plus sûre pour l’intervention des secours.

La mise à jour du plan de gestion de sinistres

On a défini les objectifs de la mise à jour afin d’informer les futurs utilisateurs des raisons de son existence ainsi que pour guider les personnes qui seront amenées à l’utiliser vers les résultats escomptés. Le but premier de cette partie est de permettre de cadrer et de garantir la tenue à jour de ce plan afin de préserver son efficacité dans le temps.

Identification des informations amenées à changer

Pour mener à bien cette identification, les questions suivantes ont été soulevées : quels sont les éléments qui composent ce plan de gestion de sinistres et qui seront amenés à changer ? Quelle est la fréquence de ces potentiels changements ? Y a-t-il des informations qui ne changeront pas ? Si ces informations sont amenées à changer, quelles en seraient les raisons ?

Suite à la définition de ces questions, une liste a été dressée. Elle regroupe les parties du plan qui contiennent des informations pouvant être amenées à changer et dont voici le libellé :

• Les procédures d’alarme
• Nouveaux processus d’alarme, lors du changement des infrastructures d’alarmes
  • La liste des intervenants
  • Nom, Prénom, Contact, Adresse des intervenants externes aux Archives de Montreux
    • La définition des responsabilités
    • Les mêmes informations que la liste des intervenants
      • Le plan des Archives de Montreux
      • Un changement sur les plans est possible, du fait que les archivistes souhaiteraient agrandir les Archives de Montreux. Par conséquent, les plans s’en trouveraient modifiés.
        • Les fiches de documents prioritaires PBC
        • Il s’agit d’un élément dont le contenu sera mis à jour, lorsqu’un document ou un objet nécessitant une protection par le Bouclier bleu(3)sera versé aux Archives de Montreux.

Définitions des fréquences de mise à jour/vérification 

L’étape suivante de ce processus d’élaboration fut celle de la définition des fréquences de mise à jour adaptées à chacun des points de ce plan de gestion de sinistres. Pour cela, les différents types d’information contenus dans le plan ont été analysés afin d’effectuer une estimation de la probabilité que ces derniers changent en une année. Cela a amené à définir deux types de fréquence de mise à jour:

Tableau 3 Tableau des types de fréquence de mise à jour des informations du plan de gestion de sinistres

Fréquences de mise à jour/vérification	Justifications
Chaque année (mois d’août)	Probabilité élevée de changement des informations en une année Changement pas forcément communiqué aux archivistes Exemple : changement de la personne en charge de la PBC Le mois d’août a été choisi car il s’agit d’une période où l’activité aux Archives est ralentie
À chaque changement des infrastructures concernées	Le changement d’infrastructure serait connu des archivistes Exemple : changement des infrastructures d’alarmes

Procédure de mise à jour du plan de gestion de sinistres

Pour ce qui est de la procédure de mise à jour, elle se trouve sous la forme d’un tableau avec des emplacements dédiés pour l’intitulé du point à vérifier, la fréquence de mise à jour, les éléments à vérifier sur le document et la manière de procéder (sources pour la vérification et méthode de vérification). Sur cette procédure se trouvent aussi les objectifs de cette dernière. Ce tableau résulte d’un questionnement sur les sources qui seraient le plus enclines à détenir les informations recherchées, pour ensuite procéder à la description de la manière dont il faut s’y prendre pour vérifier leurs mises à jour.

Suivi de la mise à jour

Afin de garantir que des mises à jour soient effectuées et qu’un suivi de ces dernières soit possible, un document a été créé, qui permettra aux archivistes de faire le suivi de toutes les mises à jour et vérifications effectuées depuis la création de ce plan de gestion de sinistres. Il s’agit d’un tableau Excel comportant pour chacun des éléments identifiés au départ, une case qui permettra d’indiquer s’il y a eu une modification, la date, une ligne pour la signature ainsi qu’une partie dédiée aux éventuels commentaires sur ces modifications. En plus de ce document, on a ajouté un cartouche sur la page de titre du livrable qui permet d’indiquer la date de la création du document, la dernière mise à jour et la version de ce dernier.

Conclusion

Dès le début de ce travail, il était clair que l’élaboration de ce plan de gestion de sinistres était d’une importance capitale pour les Archives de Montreux. En effet, ce document a l’avantage de réunir dans un même document toutes les informations stratégiques nécessaires à la gestion d’un sinistre.

Les mandants ont été impliqués au plus tôt dans la démarche, pour faire en sorte que les documents soient entièrement adaptés à leurs besoins et leurs attentes.

Ce document devrait pouvoir servir de base d’informations pour la gestion d’un sinistre. Et suite à l’analyse des risques effectuée, des recommandations permettant de diminuer les risques pour les Archives de Montreux ont été faites, comme par exemple l’installation d’une digue amovible devant la porte principale des Archives ou encore l’achat de matériel d’urgence en cas de sinistres etc.

Un bon plan de gestion de sinistres étant un plan qui évolue et qui s’adapte, une méthodologie de mise à jour a été intégrée, ainsi que de recommandations de test de ce plan.