Sommaire - N°10, Décembre 2009
APPEL A COMMUNICATIONS ! |
Etudes et recherches :
Evénements :
Site de la revue : http://www.ressi.ch
Pour marquer la sixième année d’existence de la revue le Comité de rédaction souhaite consacrer un numéro exclusif à la science de l’information en Suisse. C’est pourquoi nous faisons appel à tous les enseignants, professionnels, étudiants pour s’exprimer sur la discipline, par des écrits théoriques ou pratiques.
L’objectif de ce numéro est de présenter le fruit des réflexions portant sur des terrains suisses, qu’il s’agisse de problématiques concrètes, de travaux de recherche ou de questions plus épistémologiques sur la discipline.
Nous accorderons une attention toute particulière aux articles s’intéressant simultanément aux enjeux théoriques et aux questionnements pratiques portant sur:
Nous acceptons les articles en français, allemand, italien ou anglais.
L’envoi des articles se fait aux deux adresses suivantes :
jacqueline.deschamps@bluewin.ch
alexandre.boder@hesge.ch
Comme pour chaque numéro de RESSI, les articles destinés à la rubrique Etudes et recherches doivent comporter au moins 5 pages et sont évalués en double-aveugle par le comité de lecture.
Les articles destinés à la rubrique Expériences professionnelles doivent comporter au moins 3 pages et sont acceptés ou refusés par le Comité de rédaction.
Dates importantes
1er juin 2010 : remise des articles Etudes et recherches
1er juillet 2010 notification aux auteurs des modifications éventuelles
30 septembre 2010 remise de la version complète des articles de toutes les rubriques.
Le Comité de rédaction
Editorial n°10
Dans ce 10e numéro, vous trouverez sous la rubrique « Etudes et recherches » deux contributions.
Une étude de Lorraine Filippozi, assistante à la Haute école de gestion de Genève, « Archives institutionnelles et archives centralisatrices : pratiques existantes et bonnes pratiques » fait le point sur les pratiques de dépôts institutionnels existantes pour un projet de recherche en cours: Info-Net Economy, qui fait partie intégrante du projet E-Lib.ch, initié par la Confédération helvétique, et qui a pour objectif de créer un portail thématique constituant le volet «économie» de la bibliothèque électronique suisse. Dans cet article, l’auteur nous montre l’intérêt de proposer des portails centralisateurs, les opportunités qui s’offrent aux professionnels de l’information et analyse les aspects organisationnels, techniques et marketing de projets similaires afin de mettre en évidence les bonnes pratiques à retenir.
La seconde étude est proposée par des collègues de l’équipe SICOMOR de l’Université Lyon 3, « Etude exploratoire sur les systèmes communiquants et mobiles dans le secteur de l’hôtellerie : évolution de l’espace informationnel des acteurs professionnels ». Dans le cadre d’un projet européen, Sabrina Boulesnane, Laid Bouzidi, Sabrina Zaidi-Chtouro, Aurélie Durand et Eric Thivant cherchent à mieux comprendre l’espace informationnel des professionnels du tourisme. Dans leur article, les auteurs analysent les systèmes d’information communicants dans le secteur de l’hôtellerie, pour mieux définir les pratiques professionnelles et les usages des acteurs en tenant compte des barrières à l’accès à l’information et en s’appuyant sur une démarche méthodologique quantitative.
Sous la rubrique « Événements, Jacqueline Deschamps, Françoise Simonot et François Courvoisier, nous proposent un compte-rendu de la 6e journée franco-suisse en Intelligence économique et veille stratégique sur le thème « L’intelligence économique, outil du développement à l’international ». Cette rencontre, qui a eu lieu le 18 juin 2009 à Besançon, a réuni l’Université et les entreprises sur des thèmes aussi bien théoriques que pratiques comme les fondements des stratégies internationales, comment lancer un produit, approcher des marchés ou encore trouver des prestataires dans des pays à bas coûts. Cette journée est le témoin de la diversité des approches de l’intelligence économique et de la veille stratégique. Nous remercions tous les auteurs qui ont contribué à ce numéro.
Nous invitons les lecteurs à nous proposer des articles et par avance nous les en remercions.
Le Comité de rédaction
Equipe de Recherche SICOMOR (Système d’Information Communicants, Management et Organisation) – CR Magellan – IAE, Université Jean MOULIN Lyon 3, 6 cours Albert Thomas, 69008 Lyon
Etude exploratoire sur les systèmes d’information communicants et mobiles dans le secteur de l’hôtellerie : Evolution de l’espace informationnel des acteurs professionnels
INTRODUCTION
Les technologies de l’information et de la communication (TIC) s’insèrent dans l’activité quotidienne des professionnels du tourisme et il serait intéressant de savoir jusqu’où ces TIC peuvent changer leurs pratiques informationnelles.
Avec les technologies communicantes et mobiles, l’espace informationnel s’est modifié de façon significative. Dans ce contexte, les professionnels du tourisme doivent s’approprier ces TIC pour faciliter leur activité. Face à ces nouvelles technologies ces professionnels deviennent mobiles dans la mesure où ils peuvent travailler à distance de leur lieu de travail habituel. L’adoption de ces nouveaux outils mobiles entraine des bouleversements au niveau des pratiques informationnelles. Dans ce contexte, nous avons mené une étude portant sur les professionnels des PME de la région Rhône-Alpes. Ce choix s’explique par le fait qu’elle constitue la deuxième région française la plus touristique (basé sur la fréquentation des français pour motif personnel (4)). Afin de mener à bien cette étude certains concepts spécifiques à l’espace informationnel et aux outils mobiles et communicants nécessitent d’être développés dans un premier temps. Nous présentons ensuite nos hypothèses de recherche et le cadre théorique qui nous permet de les valider sur le terrain. Nous terminons avec une présentation des résultats les plus significatifs et nous proposons des pistes d’améliorations possibles, pour optimiser l’espace informationnel des professionnels du tourisme.
1. Identification des concepts clés
1.1. Le concept d’espace informationnel
Face aux technologies communicantes et mobiles, les professionnels des PME vont faire évoluer leurs activités de recherche et d’utilisation de l’information, c’est-à-dire leurs pratiques informationnelles. Il est donc nécessaire de définir les notions de pratiques informationnelles et d’espace informationnel. En parcourant la littérature, nous avons relevé quelques définitions pertinentes qui peuvent caractériser ces pratiques telles que nous l’entendons dans l’activité d’information du professionnel. Selon B. (2001, 2004a, 2004b), « l’activité d’information recouvre à la fois la manière dont un individu agence pour son compte informations et documents et mobilise des ressources disponibles dans des dispositifs et à travers des outils de plus en plus nombreux ». Cette activité d’information recouvre plusieurs pratiques telles que définies par T. Wilson (1998) : « Les pratiques informationnelles s’intéressent d'une part aux pratiques généralisées autour de la recherche d'information (information seeking) et d'autre part, aux pratiques de repérage d'information (search information) pour prendre en compte l'usage des systèmes de traitement de l'information par ordinateur ».
Ces professionnels vont s’approprier un nouvel « espace informationnel » . Ce terme bouscule les frontières entre l’espace de travail informationnel individuel de chaque employé et l’espace informationnel collectif de l’entreprise. Comme nous pouvons l’observer ci-dessous, différentes définitions coexistent.
"The term is used to mean the objects (real & virtual) to which the individual turns to acquire information." (C. McKnight, 2000).
"It refers to the part of the information system that the searcher has navigated, as well as the information space anticipated by the searcher." (N. Pharo, 2004).
"It is the set of concepts and relations among them held by a system." (G. Newby, 2001 - 2002).
Etant donné le peu de consensus sur ce terme, nous allons proposer notre propre définition du concept : « L’espace informationnel est un espace délimité par les outils technologiques permettant l’accès aux sources informationnelles ». Cet espace peut être étendu par la mise en œuvre de systèmes d’information de plus en plus complexes et hétérogènes. Il s’agit d’aller plus loin que la seule définition et description de leurs environnements informationnels. Il faut comprendre ce terme d’« espace informationnel » comme étant un environnement informationnel dynamique et mouvant du fait de l’intégration de ces nouveaux systèmes d’information communicants et mobiles dans les entreprises. Cet espace informationnel est donc une extension de l’espace cognitif individuel décrit par Ingwersen (1992).
Figure 1 : Un modèle de l’espace cognitif décrit par Ingwersen (1992)
1.2. Les systèmes d’information communicants et mobiles
Dans le management moderne les entreprises s’appuient sur les systèmes d’information, consolidé par l’intégration de nombreux outils technologiques... "Un système d’information est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures… permettant d’acquérir, de traiter, de stocker des informations (sous forme de données, textes, images, sons etc.) dans et entre des organisations." (Reix, 2004).
Les systèmes d’information mobiles et communicants sont utilisés pour s’adapter à l’environnement socio-économique en perpétuelle mutation tant géographique que temporel. Parmi les outils technologiques, les outils mobiles et communicants sont à l’origine du développement de l’espace informationnel au sein des organisations. En parcourant la littérature, on s’aperçoit que le concept de mobilité est un concept novateur dans le domaine des systèmes d’information. Cependant quelques travaux en Sciences de Gestion ont été menés (Dhaleine & Largier, 2003 ; Kalika & Isaac, 2007 ; Besseyre des Horts C.-H., Isaac H., 2006). Par systèmes d’information mobiles et communicants nous précisons un système d’information utilisé dans un contexte de mobilité organisationnelle.
1.3. La place de l’Espace Informationnel dans un contexte de mobilité
Dhaleine et Largier (2003) définissent l’acteur mobile comme « toute personne qui travaille de manière plus ou moins régulière à distance de son lieu de travail habituel ». Cependant, ce schéma ainsi que la définition proposée par les auteurs ne permettent pas de mesurer avec précision le degré de mobilité des acteurs professionnels. Or, nous verrons dans notre étude ci-dessous que certains acteurs ne se considèrent pas mobiles, alors que certains d’entre eux affirment travailler plus de 25% du temps en dehors de l’entreprise. Nous allons donc considérer qu’un acteur est mobile à partir du moment où il peut communiquer avec d’autres acteurs grâce à des outils communicants et mobiles qu’il soit à distance ou non de son lieu de travail habituel.
Dans un contexte de mobilité organisationnelle, l’espace informationnel est d’autant plus complexe à appréhender qu’il s’appuie sur des outils mobiles disponibles dans une structure organisationnelle spécifique. Cette mobilité organisationnelle est fonction de la structure des organisations et du secteur d’activité. Nous nous sommes intéressés ici aux PME du secteur de l’hôtellerie au sein de la région Rhône-Alpes.
Questions de recherche
Suite à l’identification des concepts clés, nous avons mené une étude permettant de répondre aux questions suivantes :
2. METHODOLOGIE
Pour pouvoir répondre à ces deux questions de recherche nous avons réalisé une étude exploratoire, de type quantitatif auprès des entreprises du tourisme et plus particulièrement des entreprises de l’industrie hôtelière. 2.1. Choix du secteur de l’hôtellerie Le secteur Hôtels-Cafés-Restaurants (HCR) représente l'un des premiers employeurs du pays, comme nous le rappelle Thierry Costes (2007) dans son rapport au premier Ministre "Innover, créer, faire rêver les défis de l'hôtellerie restauration". Son postulat est que "l'hôtellerie-restauration reste un secteur solide mais […] une partie de son infrastructure a vieilli". Trois axes restent à développer : * la formation du personnel à l’utilisation des nouvelles technologies, * le financement de la création d'entreprise, * la communication. L’INSEE recensait plus de 150 000 entreprises dans le secteur de l’HCR (secteur, qui employaient plus de 612 000 personnes en 2004). Ce secteur pèse 60 milliards d’euros de chiffres d’affaires et représente près de 70% des emplois dans le domaine des services. Avec l’avènement des nouvelles technologies, de nouvelles opportunités s’offrent aux HCR en terme de modernisation et de rentabilité, tant au niveau de la réservation que la gestion courante ou de la vie quotidienne des travailleurs. D'après le CES, " 93% des entreprises ont moins de 10 salariés et représentent 53% des emplois." Ce sont des entreprises familiales. Les propriétaires sont plutôt âgés (40% des chefs d'entreprise ont plus de 55 ans et 21% ont plus de 60 ans). Notre choix porte en particulier sur l’industrie hôtelière rhone-alpine, celle-ci représentant avec la région PACA et Ile de France 50% des lits, soit 11,1% du total (source : direction du tourisme, INSEE 2007). Nous avons ciblé les hôtels plutôt que les agences de voyages car 80% des entreprises de tourisme sur la région Rhône-Alpes sont des hôtels. Nous en recensons près de 754 PME, dont 748 PME ont moins de 50 personnes et la plupart des hôtels 5 étoiles se trouvent en Haute Savoie. 2.2. Démarche méthodologique Une fois cet échantillon délimité, nous avons rédigé un premier questionnaire « test ». Puis celui-ci a été modifié et validé selon les commentaires et les remarques émis par des professionnels et notamment par une association des professionnels de l’hôtellerie. Ce nouveau questionnaire a été simplifié et comprend presque 80 items. Il a été envoyé à la fois par courrier et par e-mails à près de 400 entreprises, respectant les critères que nous nous étions fixés en terme de représentativité (moins de 250 salariés correspondant au critère de définition d’une PME). * Envoi par mail du questionnaire par département (411 mails) Département Nombre Hôtels Département Nombre Hôtels Rhône 72 Ain 67 Drôme 83 Isère 77 Savoie 16 Ardèche 23 Haute-Savoie 18 Loire 55 * Envoi par courrier du questionnaire : plus de 50 lettres par courrier (échantillon issu de la base de données avec critères représentatifs) Nous avons utilisé le logiciel Sphinx pour l’administration du questionnaire (en ligne et par courrier). Nous avons ensuite procédé à l’analyse des résultats via le logiciel SPSS. 3. ANALYSE DES RESULTATS 3.1. Description de l’échantillon Les répondants à notre questionnaire sont majoritairement des hommes (63,8%). La plupart ont plus de 46 ans (48,9%), ont un niveau de formation équivalent au Bac ou au Bac +2 (66% : 34,1% + 31,8%) et ont plus de 5 ans d’ancienneté dans leur hôtel (72,3%). La moitié de notre échantillon est composé d’hôtels possédant 2 étoiles (53,3%) et un tiers possèdent 3 étoiles (31,1%). Près de 70% des hôtels sont des hôtels de tourisme avec restaurant. Seulement 1,9% des hôtels proposent des loisirs. Les hôtels sont majoritairement indépendants (45,1%) ou adhérents à des chaînes volontaires (39,2%). Plus d’un tiers des hôtels sont situés en zone urbaine (38,5%), un autre tiers est en zone rurale. 21,2% des hôtels sont près de sites touristiques et 19,2% de montagnes. En moyenne, les hôtels possèdent 42 lits. 3.2 Analyse de l’environnement informationnel des hôtels Pour tenter de répondre à nos questions de recherche, nous devons nous intéresser à l'environnement informationnel de ces hôtels. Dans un premier temps, nous constatons que ces hôtels sont bien équipés en outils communicants et mobiles, puisque 88,5% des hôtels possèdent le wifi et 81,2% des répondants disposent au moins d’un téléphone portable professionnel. Cependant nous relevons une inadéquation entre l’équipement réseau et les outils mobiles disponibles, puisque 32,7% des répondants n’ont pas de PC portable et que presqu’un tiers (28,8%) n’ont pas encore de téléphone portable. En terme de présence sur le web, nous constatons des disparités puisque 76,9% des hôtels ayant répondu possèdent un site vitrine (6) sur le web. Près d’un tiers des hôtels interrogés (34,6%) possèdent un site relationnel et un tiers seulement des hôtels (32,7%) possèdent un site transactionnel (7). Il serait intéressant de voir quel type d’hotels disposent d’un site transactionnel. 3.3. Analyse des usages et des pratiques professionnelles Les outils TIC sont devenus des outils indispensables pour l’hôtelier. En effet, 52,2% des hôteliers interrogés utilisent dans le cadre de leur travail entre un et quatre ordinateurs et 15% d’entre eux utilisent au moins deux ordinateurs. Les hôteliers sont amenés à se déplacer à l’intérieur de leurs espaces intra-organisationnels puisqu’ils utilisent différents ordinateurs tout au long de leur semaine de travail. De plus, 65,7% des hôteliers interrogés considèrent le mail comme un outil indispensable pour travailler correctement avec leurs fournisseurs et leurs clients. 48,1% des salariés pensent que le mail permet de travailler correctement avec ses fournisseurs et ses clients : « le meilleur moyen de travailler correctement est d'utiliser mon mail ». Enfin, 63,5% sont d'accords pour utiliser leurs téléphones fixes ou mobiles pour travailler. Cette tendance ne se limite pas aux réceptionnistes (qui représentent seulement 12,5% de notre échantillon), car même les directeurs et les gérants reconnaissent leurs préférences pour ce type d’outil de communication. 3.4. Analyse de l’espace informationnel Pour savoir si les outils permettent d’accroître l’espace informationnel des hôteliers, il faut s’interesser à leurs perceptions de cet espace. Cet espace peut donc être représenté avec deux axes principaux. Le premier décrit l’espace intra et extra-organisationnel concerné, à savoir le bureau, l’hôtel comme lieu de travail principal et l’extérieur de l’hôtel. Le second axe représente la perception de cet espace informationnel par les acteurs. Ce dernier est évalué en fonction de la facilité d’accès à l’information. Figure 2 : La perception de l’accès à l’information au sein des espaces organisationnels Figure 2 : La perception de l’accès à l’information au sein des espaces organisationnels La plupart des personnes interrogées ne se considèrent pas comme des travailleurs mobiles (91,5%). Pourtant la plupart des directeurs et des gérants possèdent tous un téléphone portable ou un PC portable et travaillent dans des hôtels deux et trois étoiles. Nous relevons une contradiction dans les propos des hôteliers concernant leurs perceptions de leur propre mobilité. Nous nous sommes rendu compte que le concept de mobilité était mal perçu et qu’il demeure un concept vague difficile à définir : « pour moi, le wifi est une mode » (hôtelier). Même si l’espace organisationnel est petit, l’hôtelier peut être amené à devenir mobile. Cependant nous notons à travers notre étude que la taille de la structure conditionne la perception de la mobilité. Pour eux, à partir du moment où l’espace intra-organisationnel est limité, la question de la mobilité ne se pose pas (« pas d’usage pour notre hôtel », « notre hôtel est trop petit »). À partir de ces résultats, il nous semble indispensable d’approfondir l’analyse de la perception de l’espace intra- et extra-organisationnel des hôteliers. * Perception de l’espace intra-organisationnel – le bureau Concernant la perception de l’espace intra-organisationnel au plus proche de l’acteur, c’est-à-dire le bureau, la plupart des salariés considèrent que l'information dont ils ont besoin se trouve facilement (69,3%). Pour résumer l’espace informationnel et l’espace intra-organisationnel sont perçus comme ne faisant qu’un seul et même espace. D’ailleurs, 82,9% des répondants sont d'accords avec l'idée qu'il est facile d'obtenir une information sur son lieu de travail et non pas chez soi. Il est donc plus facile pour eux de trouver une information au sein de l’espace intra-organisationnel. Ils nous donnent d’ailleurs une raison à cela puisque 66,6% des hôteliers affirment que le réseau de contacts personnels peut les aider à résoudre des problèmes. * Perception de l’espace intra-organisationnel – le lieu de travail Dans notre échantillon, 63,9% des salariés déclarent que lorsqu'ils sont à l'extérieur de leurs bureaux, il leur est facile d'accéder aux informations à distance. Donc pour plus de la majorité des hôteliers, l’espace informationnel reste très proche de l’espace intra-organisationnel, même s’il semble exister une rupture entre les répondants. * Perception de l’espace extra-organisationnel – l’extérieur 72,7% des répondants semblent plus ou moins d’accord pour affirmer qu’ils disposent de l'information qu'il leur faut en dehors de l'hôtel. Cependant en observant les résultats on s’aperçoit que seuls 24,2% des répondants sont entièrement d’accords avec cette proposition. Nous en concluons donc que leur perception de l’accès à l’information devient plus difficile au niveau de l’espace extra-organisationnel. * Perception de l’espace global (espace intra- et extra-organisationnel) 52,6% des répondants affirment « qu’ils ont toujours l’information dont ils ont besoin quand ils en ont besoin », que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de l’hôtel. Nous notons ici que dès lors que les espaces sont évalués indépendamment, la majorité des répondants trouvent que l’accès à l’information est relativement facile (intra-organisationnel : 82,9%, extra-organisationnel : 72,7%). Cependant lorsque la question porte sur l’espace global, la perception de facilité d’accès à l’information diminue. 3.5 Les barrières à l’accès d’information L’analyse réalisée ci-dessus nous a donc permis de définir des contraintes environnementales fortes. * contraintes liées à l’acquisition des outils * contraintes liées à l’usage des outils et aux pratiques professionnelles * contraintes liées aux svoirs et aux connaissances sur les outils Pour les contraintes liées à l’acquisition des outils, 82,7% des répondants déclarent comme principale raison de non-acquisition de ces outils mobiles que « le besoin ne s’exprime pas ». D’autres raisons sont aussi avancées telles que « hôtel trop petit » et « pas d’usage ». En reprenant la catégorisation de la mobilité de Dhaleine et Largier, et au regard des résultats obtenus ci-dessus, les hotels employant moins de 26 personnes associent le terme de « mobilité » a une mobilité anecdotique (voir définition des concepts p.4). En effet, le besoin d’acquisition d’outils mobiles ne s’exprime pas pour ces hôtels. Concernant les contraintes liées à l’usage des outils et aux pratiques professionnelles, nous relevons que 63% des personnes interrogées n'accèdent pas à distance, essentiellement pour des problèmes de coûts élevés (21%) et des problèmes d'interface (13%) et des problèmes de compatibilité entre logiciels (11,5%). Concernant les contraintes liées aux savoirs et aux connaissances des outils, il n’y a pas de formation sur les nouvelles technologies de l’information et de la communication au sein des hôtels de notre échantillon (81,6%). Il existe une dépendance significative entre l’effectif moyen élevé et la formation. Nos résultats montrent que les hôtels à faible effectif ne proposent pas à leurs employés des formations. L’apport des formations aux outils mobiles et communicants consolide l’espace cognitif de l’acteur, agrandit l’espace informationnel et améliore les pratiques des professionnels. Figure 3 : l'influence des barrières de l'accès à l'information sur l’environnement informationnel des acteurs Figure 3 : l'influence des barrières de l'accès à l'information sur l’environnement informationnel des acteurs CONCLUSION Ce travail de recherche nous a permis d’analyser les systèmes d’informations communicants dans le secteur de l’hôtellerie, afin de mieux définir les pratiques professionnelles et les usages des acteurs en tenant compte des barrières à l’accès d’information. Nous pouvons dire que ce travail de recherche valide donc l’hypothèse principale de cette étude, selon laquelle les outils mobiles et communicants bouleversent les pratiques et les usages des professionnels du tourisme. Nous avons constaté que ces outils mobiles et communicants étendent l’espace informationnel des professionnels. Cependant les PME de l’hôtellerie ayant un faible effectif restent réticente à les utiliser ceci est dû notamment à un manque de moyens, de besoins non exprimés et un manque de formation. Notes (1) INETI : Instituto Nacional de Engenharia, Tecnologia e Inovação | CITI : Centro de Informação Técnica para Indústria (2) SICOMOR : Systèmes d'Information COmmunicants, Management et Organisation, IAE, Lyon 3 (http://centremagellan.univ-lyon3.fr/fr/sicomor.php) (3) EGIDE : Centre français pour l’accueil et les échanges internationaux (http://www.egide.asso.fr/) | GRICES : Gabinete de Relações Internacionais de Ciência e do Ensino Superior (http://www.grices.mctes.pt/) (4) Source : panorama de l’hôtellerie en 2007 – direction du tourisme. (5) Dans la littérature scientifique anglo-saxonne le terme est « information space ». (6) « Un site web vitrine est une présentation numérique d’une entreprise, d’une association ou d’une organisation. ». (Martine Janssens-Umflat et al., 2007) (7) « Un site transactionnel ou marchand est « un site permettant aux internautes et aux cybermarchands de faire du commerce électronique » (Martine Janssens-Umflat et al., 2007). Généralement ces sites sont dynamiques et utilisent de grandes bases de données pour fonctionner. Bibliographie Besseyre des Horts C.-H., Isaac H. (2006). L’impact des TIC mobiles sur les activités des professionnels en entreprise. Revue Française de Gestion. n° 168-169, vol. 9-10. p. 243-263. Dhaleine L. et Largier A. (2003). Les très petites entreprises et les dispositifs de la mobilité, Réseaux 2003, vol. 5, n° 121, p. 93-117. Guyot, B. (2001). Une activité méconnue : l'activité d'information. Communication au colloque ICUST (France Telecom recherche), « penser les usages », Paris, ENST, 12-14 juin, 12 p. Guyot, B. (2004). Sciences de l'information et activité professionnelle. Revue Hermès, n° 38. p.38-45 Guyot, B. (2004). Eléments pour une approche informationnelle dans les organisations. Sciences de la Société, n° 63. Ingwersen P. (1992). Information Retrieval Interaction. Taylor Graham. 246 p. Kalika M., Boukef Charki N., Isaac H. (2007). La théorie du millefeuille et l'usage des TIC dans l'entreprise. Revue Française de Gestion. n° 172, vol. 3, p. 117-129. Kalika M., Isaac H. (2007). TIC et enseignement de la gestion Une révolution manquée ? Revue Française de Gestion. vol. 9-10, n° 178-179, p.117-123. Janssens-Umflat Martine, Ejzyn Alain et al., Marketing e-business, e-marketing, cyber-marketing. Edition De Boeck. 335 p., 2007. Collection Perspectives Marketing. McKnight, C. (2000). The personal construction of information space. Journal of the American Society for Information Science, vol.51, n°8, p.730-733. Newby, G.B. (2001). Cognitive space and information space. Journal of the American Society for Information Science and Technology. vol. 52, n°12, p.1026-1048. Newby, Gregory B. (2002). The necessity for information space mapping for information retrieval on the semantic web. Information Research, vol. 7, n°4 Disponible à l’adresse suivante : http://InformationR.net/ir/7-4/paper137.html Pharo, N. (2004). A new model of information behaviour based on the Search Situation Transition schema. Information Research, vol. 10, n°1. Disponible à l’adresse suivante : http://InformationR.net/ir/10-1/paper203.html Reix R. (2004). Systèmes d'information et Management des organisations (5ème édition), Vuibert, 487 p. Wilson, T.D. (1999). Models in information behavior research, Journal of Documentation, vol. 55, n°3, p.249-269.
Lorraine Filippozzi, Haute Ecole de Gestion, Genève
Archives institutionnelles et archives centralisatrices: pratiques existantes et bonnes pratiques
Cette étude s’inscrit dans la première phase du projet Info-Net Economy (1), futur portail thématique qui constituera le volet « Économie » de la bibliothèque électronique suisse E-Lib (2). Ce portail sera notamment composé d’un accès aux publications électroniques issues des dépôts institutionnels d’un réseau de partenaires publics et académiques. Cette étude a pour objectif de retenir les bonnes pratiques en matière de dépôt institutionnel et de portails centralisateurs de ressources thématiques. Pour cela, une revue de la littérature concernant les portails centralisateurs de dépôts institutionnels et les archives ouvertes a été menée. Ces éléments de nature théorique ont été complétés par l’étude de projets similaires. Les bonnes pratiques retenues concernent principalement trois aspects : l’organisation, la technologie et la communication liées au projet. Mais avant des les aborder plus en détail, une description plus détaillée du contexte et une définition de la notion d’Open Access s’imposent.
1. Contexte de l’étude : Info-Net Economy
Info-Net Economy, qui fait partie du projet E-Lib, vise à offrir un point d’accès unique aux publications électroniques économiques suisses et à valoriser les ressources économiques provenant d’instituts suisses. Il doit favoriser les échanges entre institutions productrices d’informations économiques. Le portail contiendra les éléments suivants : un répertoire des différents acteurs économiques produisant des études/informations économiques (Hautes écoles, instituts spécialisés, offices spécialisés, etc.) ; un répertoire des publications électroniques de certains de ces organismes intéressés à être partenaires (11 en octobre 2009); un accès plus général à l’ensemble des sources d’information économiques utiles (accroissement de l’annuaire de sources ARESO (3)) ; un espace dédié aux échanges entre professionnels de l’information actifs dans le domaine, destiné à partager les produits documentaires réalisés ainsi que les bonnes pratiques.
La centralisation de ces informations sur un portail permettra de remédier au problème qui se pose actuellement en matière de recherche d’informations économiques validées : les ressources sont dispersées sur les sites des différentes institutions, ce qui nécessite de connaître ces différents acteurs. Même si certains sites proposent un regroupement de ressources, ils sont généralement limités à la sphère universitaire, les ressources d’autres types d’institutions restant méconnues. En outre, les avantages escomptés pour les partenaires sont les suivants : la valorisation de leurs publications ; la connaissance de nouvelles sources d’information et de nouveaux outils, du fait des échanges entre partenaires du réseau ; la garantie d’une meilleure visibilité pour leur service d’information documentaire mais aussi pour leur propre institution. Le réseau de partenaires créé pour Info-Net Economy regroupe des offices publics spécialisés, des instituts universitaires, des hautes écoles et des organisations faîtières qui publient dans le domaine de l’économie en Suisse et qui emploient des professionnels de l’information. En effet, le principal enjeu de ce projet est l’opportunité que représentent la centralisation et la diffusion des publications pour les professionnels de l’information, au niveau de leur institution, mais aussi au niveau plus global. Cette opportunité pourrait même constituer l’une des voies d’avenir de la profession.
En vue de la conception de ce portail spécialisé dans le domaine économique, et parallèlement à la phase de recensement des publications et des acteurs prévue durant la première partie du projet, une étude sur les répertoires institutionnels de recherche s’avère indispensable. De quoi faut-il tenir compte lors de la création d’un tel portail ?
La construction du portail d’accès aux publications spécialisées en économie provenant de notre réseau de partenaires se base sur les dépôts mis en place par ces derniers. Un dépôt institutionnel (institutional repository) est la collection numérique de la production intellectuelle d’une université ou d’un institut qui centralise, préserve et rend accessibles les connaissances générées par l’institution (4). Ces dépôts ont vu le jour grâce au principe d’archives ouvertes. Tel qu’entendu dans les universités et les hautes écoles suisses, il s’agit du dépôt des publications scientifiques sur un serveur institutionnel ou de la publication dans une revue fonctionnant selon le modèle Open Access (OA) (5). Les usagers ont ainsi un accès en ligne immédiat et gratuit aux articles de recherche : ils peuvent lire, décharger, copier et créer des liens vers le texte intégral sans réserve mais avec obligation de citation. Ce principe offre de nombreux avantages tant pour le chercheur que pour l’utilisateur : rapidité de publication, conservation des droits d’auteurs, accès gratuit et universel, etc. (6)
Ce principe défini, voici les différents projets similaires étudiés qui serviront de modèles pour mettre en valeur les bonnes pratiques retenues. Il s’agit d’un choix de dépôts institutionnels (ou archives institutionnelles), de dépôts centralisateurs (archives centralisatrices) (7) et de portails thématiques qui ont été sélectionnées en fonction de leur proximité géographique, de leur exemplarité et de leur originalité.
Dépôts Institutionnels | Infoscience (8) Conçue comme une véritable archive institutionnelle, Infoscience centralise et conserve la production scientifique de l’EPFL. Infoscience est une référence en matière de dépôt institutionnel selon le classement Ranking of world repositories (9), où il est classé en septième position. |
Forschungsplattform Alexandria (10) Plateforme servant de vitrine à la recherche menée à l’Université de Saint-Gall, Alexandria a non seulement pour but de rendre publics les résultats de la recherche mené au sein de l’institution, mais aussi de mettre en valeur les instituts de recherche, leurs chercheurs (profils personnels) et les projets en cours. Alexandria n’est pas une archive institutionnelle au sens strict car il n’y a pas de vision d’archivage. Cette plateforme est néanmoins classée en huitième position dans le classement cité ci-contre. |
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Dépôts centralisateurs |
RERO DOC (11) |
Driver (12) Portail multidisciplinaire pour la recherche européenne en libre accès, Driver fédère les répertoires d’archives ouvertes européens. Il compte sur treize partenaires en Europe pour constituer le portail paneuropéen d’accès libre aux publications de recherche et regroupe à ce jour plus de 200 dépôts institutionnels ou thématiques, dont la plate-forme d’archives ouvertes française HAL (Hyper-article en ligne). Pour le moment, Driver couvre essentiellement des sujets tels que la biologie, l’anthropologie et l’informatique, avec un accès aux ressources par région géographique. |
Portails thématiques | Econbiz(13) Conçue comme un portail thématique, la bibliothèque virtuelle des sciences économiques est un projet de collaboration entre la Deutsche Zentralbibliothek für Wirtschaftswissenschaften (ZBW) et l’Universitäts und Stadtbibliothek Köln (USB Köln). Elle contient un répertoire de signets électroniques, un métamoteur de recherche dans les catalogues des bibliothèques générales, des liens vers des bases de données en texte intégral, un agenda des manifestations scientifiques internationales et des services d’information. |
Economists online (14) NEREUS - Networked Economics Resources for European Scholars - représente un consortium de bibliothèques universitaires européennes, disposant de collections majeures en économie et se proposant de fournir collectivement de nouveaux contenus et de développer des services d'information innovateurs pour l'économiste. Le but est de créer un réseau européen de bibliothèques de recherche et de relier ainsi les ressources issues de la recherche universitaire en Europe. À travers le portail thématique Economists Online, l'accès en ligne à la production des principaux économistes universitaires constitue le service-clé de NEREUS. Ce projet consiste à numériser, organiser, archiver et diffuser la production complète des économistes, visant ainsi à rendre disponibles autant de textes intégraux que possible. |
Chacune de ces sources a été étudiée selon la même grille d’analyse, qui contenait les points suivants : contexte de création, objectifs, mode de fonctionnement, structure technique générale, contenu (types de publications), fonctionnalités (y compris web 2.0), interface, ergonomie, outil de recherche, types de recherche proposés, gestion du multilinguisme, format, récupération et qualité des métadonnées, promotion, et finalement les bonnes idées à retenir. Les conclusions de l’analyse de ces différents points ont été regroupées en trois parties : contexte et organisation, technologies et contenus offerts, et finalement promotion.
2. Contexte et organisation
Autant dans les projets de dépôts institutionnels que lors de la création de portails centralisateurs de ressources, le mode de fonctionnement est un facteur de réussite ou d’échec déterminant. Il est important de souligner les différents aspects à prendre en considération pour faire les choix les plus adaptés en fonction du contexte : mode de fonctionnement, type de partenaires, niveau de collaboration et rôle des professionnels en information documentaire dans de tels projets.
Mode de fonctionnement
Le mode de fonctionnement en réseau est très généralement adopté dans les projets de fédération de dépôts institutionnels (Econbiz, Driver, Economists online). Constitué autour d’un noyau dur de départ, le partenariat entre 2 à 10 institutions donne l’impulsion et assure le suivi du projet. Devenant un véritable centre de compétence, le réseau d’experts mis en place devient parfois même fournisseur de service pour les gestionnaires de dépôts. Les archives institutionnelles se sont structurées en réseaux nationaux, voire internationaux, avec pour objectif de partager les compétences, mais aussi de créer des outils et des services communs (15).
Type d’archives ouvertes
Il existe différents types d’archives ouvertes : elles peuvent être institutionnelles (liées à un organisme producteur, par exemple une université) ou centralisatrices (liées à plusieurs organismes producteurs, par exemple RERO-DOC qui sert de dépôt à plusieurs universités et hautes écoles), multidisciplinaires (elles couvrent plusieurs domaines de la connaissance) ou thématiques (focalisées sur un domaine de la connaissance, par exemple l’économie avec Repec (Research Paper in Economics) (16), ou les sciences de l’information et la bibliothéconomie avec E-lis (17)). L’impulsion de ces archives ouvertes institutionnelles, centralisatrices ou thématiques, provient le plus ouvent du milieu universitaire. Mais on trouve également des intituts de recherche tels que le Centre national de la recherche scientifique (CNRS) français, qui a créé le dépôt multidisciplinaire HAL (Hyper Articles on Line) (18), ont aussi intérêt à rendre publics les publications de leurs chercheurs. La multiplication des projets démontre l’intérêt des différentes communautés scientifiques à créer des archives ouvertes ainsi qu’à être présentes sur des portails centralisateurs dans un effort collaboratif de valorisation de la publication scientifique.
Niveau de collaboration
Toutefois, comment entretenir cette collaboration sur le long terme ? Comment créer un vrai centre de compétences ? En observant les projets similaires, on constate qu’il est nécessaire que les partenaires du réseau soient soutenus par leur instance dirigeante, qui doit être sensibilisée au principe des archives ouvertes. Les professionnels de l’information ont ici un rôle primordial à jouer. Pour convaincre les autorités de tutelle, ils peuvent s’appuyer sur les chiffres concernant l’Open Access et les dépôts institutionnels. Aux États-Unis, plus de 90% des universités ont institué un système de dépôt institutionnel ou sont en cours de réflexion pour y parvenir (19). Ce soutien au mouvement des archives ouvertes peut même être élevé au niveau national, comme c’est le cas pour HAL (20), qui est soutenu par le CNRS et auquel participent universités et centres de recherche publics (21). Dans la même optique, Repec (22) est né d’un effort collectif de volontaires provenant de plus de 60 pays dans le but d’améliorer la diffusion de la recherche en économie. Si, à l’heure actuelle, très peu de pays se sont dotés d’une politique gouvernementale de soutien à l’Open Access, celui-ci est très courant un niveau des universités (23). En Suisse, l’étude menée en 2009 par la Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW) de Coire a identifié 9 dépôts de hautes écoles universitaires et 8 dépôts en projet qui verront le jour d’ici un à deux ans (24). Le projet E-lib verra par ailleurs la création de la bibliothèque électronique suisse, portail scientifique national (25).
Rôle des professionnels en information documentaire
La démocratisation du principe d’archives ouvertes au sein des institutions de recherche académique représente une opportunité pour les bibliothèques scientifiques. En effet, en s’impliquant dans les projets mis en œuvre, elles obtiennent un nouveau rôle au niveau de l’acquisition, de l’évaluation et de la diffusion de la recherche (26). Elles peuvent se positionner en intermédiaire entre les chercheurs et les éditeurs, mais aussi entre les chercheurs et le public. Ce nouveau rôle renforce la proximité entre les bibliothèques et les chercheurs et s’inscrit dans l’évolution globale, voire la mutation de leur mission (27). L’information scientifique représente un enjeu de taille pour les bibliothèques académiques et de recherche car elle soulève des défis importants non seulement quant à sa diffusion et à sa conservation, mais aussi quant à sa maîtrise par les usagers. La formation des usagers revient au cœur de leur mission dans des projets de learning centers, ou centres d’apprentissage (28), qui offrent notamment des formations à la maîtrise de l’information et des technologies de l’information et de la communication. Les professionnels de l’information ont donc un rôle stratégique à jouer dans ce climat de changement de comportement des usagers et des modes de publication. Il est même possible, voire souhaitable, qu’ils obtiennent le leadership de projets liés aux archives ouvertes (29).
Cependant, les bibliothèques doivent parfois faire face à des difficultés d’intégration entre le pôle informatique qui réalise les dépôts institutionnels et les instituts de recherche qui les rempliront. Il devient alors nécessaire pour elles de faire valoir leurs compétences en matière d’information numérique et de prendre une place centrale dans sa conservation et sa diffusion. Elles sont en effet, par leur position d’intermédiaire, les plus à même de relayer les besoins et les demandes de leurs usagers (30). Cette collaboration avec les développeurs, qui ont une vision d’ensemble des différents systèmes en place et assurent la bonne intégration du dépôt au système d’information en place, est un des facteurs de succès de tels projets (31).
Si le soutien politique est nécessaire à la vie des centres de compétences mis en place, il est aussi central dans la diffusion du principe des archives ouvertes. Tous les projets étudiés ont pour base une politique interne régissant le dépôt des publications et la création d’archives institutionnelles. Ces politiques se basent sur la Déclaration de Berlin sur le libre accès à la connaissance (2003), où les signataires s’engagent, entre autres, à inciter les chercheurs à éditer leur travail selon les principes du libre accès et à encourager les établissements culturels à soutenir l'accès aux ressources sur Internet. Depuis, un nombre croissant d’institutions académiques ont mis en place leur propre dépôt et instauré l’obligation pour leurs chercheurs d’y déposer leurs publications. Il est difficile de recenser le nombre total de dépôts dans le monde, mais il existe un répertoire où les entrepôts d’archivage libre peuvent se déclarer (32).
Pourtant, malgré le soutien hiérarchique des organes de direction de la recherche, il reste un gros travail à accomplir pour sensibiliser et inciter les chercheurs à publier selon ce modèle. On observe en effet dans certains domaines une méfiance et une certaine résistance au changement. Elles sont peut-être dues à la méconnaissance du principe de l’OA et à la crainte d’une perte de qualité et de renommée. Les bibliothèques doivent contribuer à l’information de leurs utilisateurs dans le but de renforcer leur confiance et s’assurer qu’ils adhèrent aux projets de dépôts institutionnels. Elles doivent aussi offrir un support technique aux instituts pour éviter que chacun fasse comme il pense/peut et faciliter l’harmonisation des pratiques. Pour cela, elles peuvent s’appuyer sur les travaux effectués par des leaders des archives institutionnelles tels que SHERPA (33), consortium qui promeut la création d’archives dans tous les établissements de recherche et d’enseignement supérieur au Royaume-Uni. Un service particulièrement utile est Sherpa-RoMEO (Rights MEtadata for Open archiving) : il fournit une liste des licences de publications des éditeurs concernant l’archivage de leurs publications par les auteurs qui permet de savoir si l’éditeur permet ou non le dépôt de la publication dans une archive institutionnelle (34), et, si oui, quelles en sont les conditions (par exemple s’il y a une période d’embargo suivant la publication). Actuellement, selon les statistiques du site SHERPA-RoMEO, 95 % des périodiques donnent le droit aux auteurs d’auto-archiver, et il a été prouvé que l’autoarchivage augmente la visibilité et donc le lectorat (35). Communiquer et informer sur les enjeux liés aux dépôts institutionnels est donc la première bonne pratique à retenir lors de projets liés à l’Open Access.
3. Technique, contenu et fonctionnalités
Une fois le projet mis sur pied, il s’agit d’étudier les différents projets similaires afin de procéder à certains choix techniques concernant notamment la structure, les contenus et les fonctionnalités souhaités, ainsi que les outils existants et les normes à respecter.
Structure technique
La structure technique des différents portails similaires au futur portail Info-Net Economy repose sur le principe de la confédération de dépôts institutionnels hébergés localement. Ces dépôts, comme Infoscience (36) ou Alexandria (37), sont constitués non seulement des objets eux-mêmes, mais aussi de métadonnées descriptives. Dans une structure de fédération de dépôts, comme Driver (38), les publications des institutions partenaires restent dans leur dépôt local et le portail ne fait que signaler ces sources par les métadonnées qu’il y a récoltées et pointer vers elles par des liens. Il est ainsi possible de fédérer la recherche dans les métadonnées des différentes institutions productrices tout en leur en laissant la responsabilité de la gestion et la complète propriété.
Contenus et fonctionnalités
Ces portails offrent divers contenus et fonctionnalités. Au niveau du contenu, on trouve différents types de publications académiques : articles scientifiques en majorité, livres et chapitres de livres, travaux d’étudiants (mémoire de master et thèses de doctorat, parfois aussi mémoires de bachelor), mais aussi travaux de professeurs-chercheurs publiés ou non (pré-publications, working papers, papiers et actes de conférences, etc.) ainsi que, comme dans le cas de l’Archive Ouverte de l’Université de Genève (39), matériel de cours (supports, enregistrements, etc.). Ces contenus de type académique sont souvent complétés par des publications plus vulgarisées telles que des articles de journaux et des communiqués de presse. Dans certains cas il n’y a pas de limitation à la typologie des documents ; il est ainsi de moins en moins rare de voir des données brutes de recherche ou des contenus multimédia. Le contenu des dépôts est généralement détaillé dans leur politique, outil essentiel permettant de définir de manière précise la portée du dépôt. En plus des publications elles-mêmes, presque tous les sites observés proposent une rubrique « Actualités » qui recense aussi bien les nouveaux projets de recherche que la parution d’ouvrages. Ces différents contenus sont généralement mêlés et ce sont les fonctionnalités de recherche qui permettent de cibler l’un ou l’autre des contenus selon ses besoins. Le défi à relever est celui de l’ergonomie. En effet, comment structurer les différents contenus de manière simple pour rendre la recherche la plus intuitive possible ? Pour répondre aux différents besoins, les fonctions de recherche doivent être complètes. De la barre de recherche simple aux champs de recherche combinés de la recherche avancée, en passant par la navigation dans la classification thématique, les types de documents et les acteurs concernés, sans oublier les options de filtrage des résultats, il s’agit d’offrir une large palette de services. Deux exemples sont à signaler pour la simplicité de la recherche et la bonne exploitation des filtres de recherche : il s’agit d’Infoscience (EPFL) (40) et d’Alexandria (Université de Saint-Gall) (41). L’ergonomie de la fonction de dépôt des publications par les chercheurs est généralement bien soignée, et les marches à suivre sont claires et simples.
Les fonctionnalités de type web 2.0 sont encore peu présentes dans les portails de recherche académiques. Dans les projets observés pour cette étude, l’usage de flux RSS est courant pour signaler les nouveautés (Alexandria) ou les nouvelles publications sur une recherche effectuée (Infoscience). Cependant peu de possibilités d’interactions sont offertes aux usagers des portails, chercheurs ou grand public. Aucun des portails observés, de type académique, ne permet aux usagers de « tagger » eux-mêmes les notices ou de poster des commentaires au sujet des ressources. Les possibilités de recherche sémantique sont donc amoindries. Pourtant le projet Inspire (42), portail de nouvelle génération dans le domaine de la physique, prévoit de faire contribuer les usagers au « taggage » et au commentaire des ressources (43). Cet exemple permettra de démontrer la pertinence d’une telle approche. Il est intéressant de relever qu’Infoscience permet à l’utilisateur, une fois enregistré, de s’approprier les données en créant sa collection personnelle en ligne ou en paramétrant le moteur de recherche selon ses besoins. Par ailleurs, si tous les portails observés offrent des FAQ (Frequently asked questions ou Foire aux questions) en ligne, seul Econbiz (44) propose un véritable service de renseignement et de référence en ligne.
Le choix de proposer un site multilingue soulève la question de la gestion du multilinguisme. C’est un aspect particulièrement important dans un projet suisse tel qu’Info-Net Economy. Il s’agit en effet de proposer une interface, un outil de recherche et un affichage des résultats en plusieurs langues sans alourdir la présentation générale du site. La solution la plus couramment adoptée est celle de proposer une interface en plusieurs langues et des métadonnées dans la langue de la publication déposée. Dans ces cas, pour améliorer la recherche, les mots-clés peuvent éventuellement être traduits en plusieurs langues.
Outils et normes
Au niveau technique toujours, il est important de connaître et de bien comprendre les différents outils servant au dépôt de publications d’une part et à la recherche fédérée dans différents dépôts d’autre part.
Concernant les outils de dépôts, selon le Registry of Open Access Repositories (45), les deux outils logiciels les plus utilisés dans le monde sont Dspace (46) (plus de 400 utilisateurs) et Eprints (47) (plus de 300 utilisateurs, dont l’Université de Zürich). CDS-Ware/Invenio (48), le système développé par le CERN, arrive quant à lui en septième position et compte parmi ses utilisateurs l’EPFL et RERO-DOC. Il s’agit de systèmes d’entrepôts de données.
Cependant, pour que cette fédération des ressources soit possible, il faut appliquer les mêmes normes. En effet, l’aspect déterminant de ces portails est la recherche, qui passe forcément par les métadonnées, et à ce sujet le mot d’ordre est « standardisation ». On parle de dépôts compatibles OAI. Mais qu’est-ce qu’OAI ? Mouvement de promotion des archives ouvertes, l’Open Archive Initiative développe un ensemble de protocole et de standards d’interopérabilité facilitant la diffusion des contenus des documents. Le protocole central est OAI-PMH, Open Archive Initiative Protocol for Metadata Harvesting, ou « Protocole de collecte de métadonnées de l’Initiative Archives Ouvertes ». Il définit un standard pour transférer des collections de métadonnées. Il a été établi dans le cadre de l’Initiative Archives Ouvertes pour implanter des bases interopérables de pré-publications scientifiques soumises par leurs auteurs. L’objectif de l’Initiative Archives Ouvertes est donc très spécifique aux communautés de chercheurs. Pourtant le protocole se révèle aussi intéressant pour des applications plus patrimoniales.
Pour les métadonnées, le protocole OAI-PMH repose sur une norme de description bibliographique, le Dublin Core non qualifié : schéma de métadonnées numériques qui permet de décrire des ressources numériques et d’établir des relations avec d’autres ressources. Il comprend 15 éléments de description formelle (titre, créateur, éditeur), intellectuels (sujet, description, langue) et relatifs à la propriété intellectuelle. On peut convertir les notices primaires en format Dublin Core. De plus, le Dublin Core est facilement encodable en XML.
Un dépôt institutionnel qui applique la norme OAI-PMH possède une base de métadonnées qu’il « expose » aux moissonneurs (49). Ces métadonnées y sont disponibles dans différentes formats pour répondre à différents besoins. Si le format Dublin Core est l’exigence minimale imposée par la Norme OAI-PMH, le format MARCXML permet d’obtenir des métadonnées plus riches à partir de catalogues de bibliothèque par exemple. Ainsi le protocole permet de centraliser les métadonnées référençant diverses ressources tout en laissant ces ressources à leur emplacement initial. Il est alors possible d’accéder à ces ressources en architecture distribuée, en rassemblant les métadonnées et en les exploitant pour les besoins spécifiques d’un service. Dans le cadre de projets de portails tels qu’Info-Net Economy, les ressources sont gérées dans différents établissements. Pour fournir un accès commun à ces ressources, un système permet d’en rassembler les métadonnées dans une base commune. En bref, ce protocole d’échange permet de créer, d’alimenter et de tenir à jour, par des procédures automatisées, des serveurs de métadonnées qui signalent, décrivent et rendent accessibles des documents, sans les dupliquer ni modifier leur localisation d’origine (50). Il permet aussi l’agrégation de ressources hétérogènes d’origines diverses. Ce procédé de recherche et d’agrégation des ressources est nommé moissonnage, ou harvesting (voir Figure 1).
Moissonnage OAI-PMH
Le moissonnage OAI-PMH nécessite deux types d’acteurs : d’une part les entrepôts déclarés (fournisseurs de données) ; et d’autre part les moissonneurs (fournisseurs de services). Les fournisseurs de données exposent leurs métadonnées en implémentant le protocole OAI et en donnant accès à leur catalogue au moyen d’un entrepôt OAI, outil chargé de répondre aux requêtes formulées par les fournisseurs de service ; tandis que les moissonneurs parcourent les dépôts et recueillent les métadonnées à l’aide du protocole OAI. Les réponses sont données au format XML et contiennent, selon la requête formulée, des informations sur l’entrepôt, des identifiants, des métadonnées. Par « moissonner » on entend ici le fait de récupérer une copie des métadonnées en local puis de la rendre cherchable comme valeur ajoutée. Un même dépôt peut parfaitement être interrogé par plusieurs moissonneurs. Les moissonneurs permettent d’agréger les ressources provenant de différents dépôts OAI. Ils nourrissent une base XML, qui peut aussi être alimentée par d’autres moyens, y compris en ressources locales et par intervention humaine. Dans ce cas, il faut établir en amont le processus de recherche et de sélection des URL des bases à moissonner (automatique ou manuel, parfois les deux), avec la fréquence de visites et de mises à jour pour chaque base et déterminer, en aval, le stockage, l’indexation, l’exploitation et l’affichage des données (transformation XSLT). En l’absence de dépôt institutionnel moissonnable répondant à la norme OAI-PMH, il est donc possible d’alimenter une base de métadonnées au moyen de flux RSS adaptés pour signaler des publications disponibles sur un site web ou au moyen d’une application web 2.0 basée sur des requêtes URL pré-paramétrées, comme le prévoit le projet RODIN (51), outil pour l’agrégation et le couplage de sources d’information. Il est par ailleurs aussi possible de récupérer les données de certains dépôts non OAI au moyen de ce même type de requêtes.
Figure 1(52)
Le schéma ci-dessus (Figure 1) expose le principe du moissonnage, avec :
Il existe des moteurs de moissonnage open source, parmi lesquels les plus utilisés sont OAIster (53), CiteBase Search (54), OAIHarvester2 (55), PKP Harvester (57), Framework SDX (57) ou encore Google Scholar (58). On peut aussi développer sa propre fonction de recherche dans les métadonnées de plusieurs archives sélectionnées (59), toujours au moyen de requêtes URL dédiées.
Ainsi, les données exposées OAI sont référencées par les moteurs de recherche de documentation scientifique au niveau mondial (comme Google Scholar, Bielefeld academic search engine), mais aussi par les moteurs de recherche simple (Google, Yahoo, MSN, etc.). Les dépôts créés peuvent donc être moissonnés à leur tour et ainsi gagner en visibilité. On constate ainsi que les différents types de dépôts sont complémentaires.
Si le jeu de métadonnées et la manière de les exposer aux moissonneurs est dictée par la norme OAI-PMH, l’indexation thématique de chaque document reste libre. Chaque institution décide donc de sa manière d’indexer, de suivre un thésaurus de vocabulaire contrôlé ou de laisser ce champ libre aux auteurs qui déposent leurs publications. Cela pose problème au moment de la centralisation des métadonnées de plusieurs institutions, car il faut établir des listes de concordances pour faciliter la recherche fédérée par sujet. Driver, portail centralisateur de plus de 200 dépôts, a pris l’option de laisser le champ sujet libre et ne propose donc pas de recherche par sujet ou de navigation dans la classification.
La standardisation des métadonnées concerne non seulement leur moissonnage et leur exposition, mais aussi leur conservation. Si le jeu de métadonnées requis par Dublin Core convient bien à la manipulation des données, il est limité en termes de gestion et de conservation. Des formats internes de gestion et de conservation existent, plus complets et recouvrant les champs requis par Dublin Core : actuellement le plus courant est MARC (60), plus précisément MARCXML, qui est facilement transformable en différents formats (HTML pour l’affichage direct, Dublin Core ou MODS pour supporter les protocoles de harvesting) (61).
Il est par ailleurs intéressant de relever l’autre projet de l’Open Archive Intitiative, conjoint à OAI-PHM : OAI-ORE (Open Archives Initiative Object Reuse and Exchange) (62). Ce protocole définit un standard pour la description et l’échange de ressources web complexes (exemple : une thèse est un tout composé d’un ensemble de chapitres, elle peut avoir différentes versions, être suivie d’articles, etc.). Tandis qu’OAI-PMH est centré sur les métadonnées, OAI-ORE prend en compte les ressources (les objets de la description). Il s’agit d’une nouvelle manière d'enrichir et d'utiliser les métadonnées décrivant les documents conservés dans des entrepôts OAI en vue de leur réutilisation. Les logiciels de dépôt d’archives Dspace et Eprints (63) supportent ce nouveau protocole.
En définitive, malgré les standards qui permettent l’agrégation des données, celle-ci ne se fait pas sans adaptations ni ajustements. En effet, il reste souvent un travail d’homogénéisation des données à effectuer, car la norme laisse une certaine marge de manœuvre au niveau des métadonnées descriptives. En particulier, le Dublin Core n’est pas interprété partout de la même manière. En effet, la « non-qualification » du Dublin Core, si elle laisse une certaine souplesse et une marge de manœuvre dans son utilisation, entraîne de légères disparités dans les métadonnées. Il en résulte un travail d’uniformisation qui peut être important en cas de nombreux dépôts à centraliser. Dans ces cas aussi, il faut veiller à la fusion des termes d’indexation et de la classification des différents dépôts en un thésaurus et un classement communs. Pour pallier à ce genre d’obstacles, Driver propose un guide très précis aux dépôts souhaitant être présents sur le portail. Ces instructions doivent obligatoirement être suivies pour que leur participation soit validée et leur données recherchables sur le portail. En contrepartie, Driver leur offre soutien et retours d’expériences sous forme de mentorat (64).
4. Communication
La communication est un aspect crucial lors de la création d’un dépôt d’archives ouvertes ou d’un portail centralisateur de ressources. Dès le départ, la communication entre partenaires de projets est déterminante du bon déroulement du projet. Ensuite, une fois le dépôt créé, il s’agit non seulement de convaincre les chercheurs de déposer leurs publications, mais aussi de sensibiliser les instances dirigeantes à l’importance de l’auto-archivage et à l’intérêt de figurer dans un portail centralisateur. La visibilité est un enjeu à mettre en avant et à développer.
Avec les partenaires
Le travail de communication commence donc au sein de l’équipe de projet. Autour d’un noyau dur de professionnels, il s’agit de mettre en place une véritable dynamique de collaboration et de partenariat autour d’objectifs communs. Le partage du savoir-faire est évidemment bénéfique à chacun, et une bonne répartition des tâches en fonction des compétences permet à chacun de s’impliquer activement. Pour les dépôts institutionnels, il est important d’obtenir une masse critique de contenu pour donner l’impulsion aux autres dépositaires potentiels. Pour les portails centralisateurs, une fois l’outil fonctionnel, le noyau dur de départ peut être étendu à d’autres partenaires.
Avec la hiérarchie
Tout au long du projet, la communication avec les instances de tutelles des institutions est nécessaire, car ce sont elles qui peuvent inciter, voire éventuellement imposer le dépôt obligatoire des publications. Ce soutien « politique » est nécessaire au bon fonctionnement des dépôts. Quant aux portails centralisateurs, il est important de souligner aux instances dirigeantes des partenaires de projets que leur participation constitue un gain en termes de visibilité et de promotion de la recherche.
Avec les usagers
La communication entre partenaires et avec les instances décisionnelles est certes importante, mais elle l’est aussi vis-à-vis du public. Il s’agit de promouvoir l’outil mis en place auprès des chercheurs et des usagers. Les chercheurs doivent être formés à l’utilisation du dépôt, et une aide à la saisie ainsi qu’une interface simple et conviviale sont nécessaires à leur appropriation de l’outil. Les arguments de promotion sont la visibilité offerte aux chercheurs et la valeur ajoutée par la centralisation des ressources et la recherche fédérée pour le public. Dans l’environnement actuel, les chercheurs attendent une recherche aisée et efficace, et nous nous devons de leur permettre d’être autonomes en leur offrant des interfaces simples où ils peuvent être autonomes dans leur dépôt d’une part, et obtenir des contenus directement utilisables d’autre part. Il s’agit de mettre à leur disposition non seulement un support technique, organisationnel et institutionnel, mais aussi de leur prodiguer information et formation ainsi que différents services associés à valeur ajoutée : saisie facilitée des références, réutilisation aisée des données, création automatique de listes bibliographiques, interopérabilité avec d’autres systèmes et analyse de l’impact. Infoscience (65) ou l’Archive ouverte de l’Université de Genève (66) proposent ainsi à leurs chercheurs une rubrique d’information sur l’Open Access, une aide au dépôt ainsi que des services à valeur ajoutée tels que l’extraction de listes bibliographiques re-exploitables, des flux RSS personnalisés, etc. L’étude menée par Driver (67) relève l’importance de ces services à valeur ajoutée dans le succès des dépôts observés.
L’effort de « marketing » est aussi important vis-à-vis du large public d’Internet. Il y a donc un vrai travail de référencement et de communication dans différents médias pour toucher le maximum de public. Exposer soi-même ses métadonnées pour se rendre moissonnable à un plus haut niveau est une suite logique au moissonnage des dépôts institutionnels. Il est important que les dépôts moissonnés par de plus grands portails reçoivent un feedback quant à leur interopérabilité et à la qualité des métadonnées qu’ils exposent. Collaborer dans des projets d’ampleur internationale leur permet aussi de gagner en visibilité. Des projets pionniers tels que Driver se veulent multidisciplinaires et collaborent volontiers notamment en partageant leur savoir-faire (68).
5. CONCLUSION
Inscrite dans le cadre du projet de portail Info-Net Economy, dont le cœur sera constitué d’un dépôt de métadonnées OAI-PMH, la présente étude met en évidence les bonnes pratiques à observer lors de la création de portails centralisateurs de ressources. De tels portails sont aujourd’hui nécessaires à la recherche, car les sources sont dispersées et peu valorisées. Le contenu de ces portails étant notamment puisé dans des dépôts institutionnels d’archives ouvertes, nous nous devions d’en explorer les tenants et les aboutissants.
Premièrement, on observe que le mouvement d’Open Access a enclenché une véritable révolution dans le monde de la publication scientifique qui permet un meilleur échange des savoirs dans les milieux académiques. Le succès des dépôts institutionnels, des dépôts centralisateurs de ressources et des portails thématiques repose en partie sur le mode de fonctionnement adopté et l’équipe de professionnels en charge du projet. Il reste cependant encore un gros travail d’information à effectuer auprès des universités pour sensibiliser les directions et les chercheurs. Communiquer et informer sur les enjeux liés aux dépôts institutionnels est donc la première bonne pratique à retenir. Ce rôle peut parfaitement être endossé par les bibliothèques ; cela représente même une véritable opportunité dans l’environnement évolutif de l’information scientifique. Aider les instituts et leurs chercheurs à valoriser leur travail sur le web est une nouvelle mission des bibliothèques académiques. Pour cela elles peuvent s’organiser en partenariats pour échanger les compétences et constituer des réseaux collaboratifs. Au niveau des universités, les bibliothécaires peuvent mettre à profit leurs compétences documentaires dans la création de dépôts institutionnels (comme dans le cas d’Infoscience à l’EPFL) ou proposer aux chercheurs de déposer leurs publications dans un dépôt centralisateur (tel que RERO-DOC en Suisse romande). Une fois le système de dépôt mis en place, la participation à des portails thématiques tels que Driver est souhaitable car elle augmente la visibilité potentielle des institutions productrices.
Puis, en termes de contenu, la bonne pratique à observer est l’établissement d’une politique claire qui définit ce qui entre dans le cadre du dépôt ou du portail. Techniquement, la centralisation des ressources provenant de différents dépôts est rendue possible par la norme OAI-PMH, elle-même basée sur la norme de description Dublin Core. Le moissonnage des métadonnées permet d’offrir ensuite une recherche fédérée sur tous les dépôts exposés. Ce procédé permet de rendre plus visible des dépôts peu connus, par exemple sur un portail thématique tel qu’Info-Net Economy, qui regroupera les ressources de différents acteurs suisses qui publient de l’information scientifique dans le domaine de l’économie. Appliquer les normes et les outils permettant l’harmonisation et l’échange des métadonnées est la troisième bonne pratique à observer.
Enfin, pour faire l’unanimité, les dépôts et les portails qui les moissonnent se doivent de mettre tous les atouts de leur côté en offrant des interfaces ergonomiques et riches en fonctionnalités à valeur ajoutée. Offrir un cadre de recherche convivial et des services à valeur ajoutée en profitant d’outils novateurs est la quatrième bonne pratique mise en évidence.
En conclusion, on peut souligner l’importance des protocoles et normes d’échanges des données, mais aussi relever que l’organisation et la communication liées aux projets sont tout aussi cruciales pour leur réussite. Réussite que l’on peine encore à mesurer, par manque d’indicateurs éprouvés (69). Si la démocratisation de l’Open Access et le nombre croissant de projets qui voient le jour est un succès en soi, ils doivent être poursuivis et enrichis selon des critères de qualité reconnus dans le milieu de l’information documentaire et de la recherche académique.
6. Notes
(1) Info-Net Economy [en ligne]. http://www.e-lib.ch/net_economy_f.html
(2) La bibliothèque électronique suisse, portail pour la communauté scientifique nationale qui proposera un accès centralisé à une vaste offre d'informations scientifiques et de services de bibliothèques dans un point d'accès unique.
E-lib [en ligne]. http://www.e-lib.ch/index_f.html
(3) ARESO : annuaire de ressources économiques de Suisse occidentale créé par la filière Information documentaire de la Haute Ecole de Gestion de Genève en 2008.
ARESO [en ligne]. http://campus.hesge.ch/areso/
(4) Définition de l’association des bibliothèques canadiennes de recherche, ABCR
(5) Voir à ce sujet le dossier proposé par l’Université de Genève : http://www.unige.ch/biblio/chercher/openaccess/brochure.pdf
(6) Pour plus d’informations et une bibliographie complète sur le sujet des publications en Open Access, voir le site de Charles W. Bailey Jr : http://www.digital-scholarship.org/
(7) Bosc, Hélène. Archives ouvertes : 15 ans d’histoire. Les archives ouvertes : enjeux et pratiques. Paris, ADBS, 2005. pp. 27-54.
(8) Infoscience [en ligne]. http://infoscience.epfl.ch/
(9) Ce classement a pour but de soutenir les projets d’archives ouvertes en les évaluant selon leur visibilité et leur impact. Ranking web of world repositories [en ligne]. http://repositories.webometrics.info/
(10) Forschungsplattform Alexandria [en ligne]. http://www.alexandria.unisg.ch/
(11) RERO-DOC[en ligne]. http://doc.rero.ch/?ln=fr
(12) Driver [en ligne]. http://www.driver-repository.eu/
(13) Econbiz [en ligne]. http://www.econbiz.de/
(14) Economists online [en ligne]. http://www.nereus4economics.info/
(15) Muriel Foulonneau, Réseaux d’archives institutionnelles en Europe : logiques de développement et convergences, Archive Ouverte en Sciences de l'Information et de la Communication [en ligne], 2007, http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/sic_00205049/en/
(16) Repec [en ligne]. http://repec.org/
(17) E-LIS [en ligne]. http://eprints.rclis.org/
(18) HAL [en ligne]. http://hal.archives-ouvertes.fr/
(19) Lynch, Clifford A., Lippincott, Joan K., Institutional Repository Deployment in the United States as of Early 2005. D-Lib Magazine [en ligne], vol. 11, no 9, 2005. http://www.dlib.org/dlib/september05/lynch/09lynch.html
(20) Op. cit.
(21) Andre, Francis, Charnay, Daniel, Support of Open Archives at National Level : the HAL experience, Institutional archives for research : experiences and programs in open access [en ligne], Rome 30 November – 1 December 2006, http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/18/72/60/PDF/Rome_ISS_FANDRE.pdf
(22) Ibid.
(23) Chen, Kuang-hua, The unique approach to institutional repository. The electronic library [en ligne], vol. 27, no 2, 2009, pp. 204-221,
http://www.emeraldinsight.com/Insight/viewPDF.jsp?contentType=Article&Filename=html/Output/Published/EmeraldFullTextArticle/Pdf/2630270201.pdf
(24) Pfister, Joachim, Weinhold, Thomas, Zimmermann, Hans-Dieter. Open Access in der Schweiz : status quo und geplanter Aktivitäten im Bereich von Institutional Repositories bei Hochschul- und Foschungs-einrichtungen in der Schweiz. In Information : Droge, Ware oder Commons ? : Wertschöpfungs – und Transformationsprocesse auf den Informationsmärkten [en ligne]. Boizenburg : Werner Hülsbusch, 2009. Pp. 259-270
(25) Op. cit.
(26) Vezina, Kumiko. Dépôts institutionnels : principaux enjeux [en ligne]. 38ème congrès annuel – perspectives d’avenir : fonctions, réseaux et relations, Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec, mai 2007
http://www.cbpq.qc.ca/congres/congres2007/Actes/Vezina.pdf
(27) Blin, Frédéric, Les bibliothèques académiques européennes : Brève synthèse prospective, BBF [en ligne], t. 53, no 1, 2008, pp. 12-18, http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2008-01-0012-002
(28) Ibid.
(29) Jones, Catherine. Institutional repositories: content and culture in an Open Access environment. Oxford : Chandos Publishing, 2007.
(30) The research library’s role in digital repository services [en ligne], Association of research libraries, 2009, http://www.arl.org/bm~doc/repository-services-report.pdf
(31) Salo, Dorothea. Innkeeper at the roach motel. Library Trends [en ligne], vol. 57. No 2, 2008. http://minds.wisconsin.edu/handle/1793/22088
(32) University of Nottingham (UK). OpenDOAR : the Directory of Open Access Repositories [en ligne].
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(33) SHERPA [en ligne]. http://www.sherpa.ac.uk/index.html
(34) SHERPA-RoMEO [en ligne]. http://www.sherpa.ac.uk/romeo/
(35) Harnad, Steven, Brody, Tim. Comparing the Impact of Open Access (OA) vs. Non-OA Articles in the Same Journals. D-Lib Magazine [en ligne], vol. 10, no 6, 2004. http://www.dlib.org/dlib/june04/harnad/06harnad.html
(36) Op. cit.
(37) Op. cit.
(38) Op. cit.
(39) Archives Ouvertes UNIGE [en ligne]. http://www.unige.ch/biblio/chercher/archiveouverte.html
(40) Op. cit.
(41) Op. cit.
(42) INSPIRE [en ligne]. http://www.projecthepinspire.net/
(43) Brooks, Travis. Giving researchers what they want: SPIRES, high energy physics and subject repositories. Genève, OAI6, juin 2009.
http://indico.cern.ch/getFile.py/access?contribId=20&sessionId=6&resId=1&materialId=slides&confId=48321
(44) Op. cit.
(45) Registry of Open Access Repositories (ROAR) [en ligne]. http://roar.eprints.org/index.php
(46) Dspace [en ligne]. http://www.dspace.org/
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(49) Jones, Catherine. Institutional repositories: content and culture in an Open Access environment. Oxford : Chandos Publishing, 2007.
(50) François Nawrocki, Le protocole OAI et ses usages en bibliothèque [en ligne], Paris, Ministère de la culture et de la communication, 2005. http://www.culture.gouv.fr/culture/dll/OAI-PMH.htm
(51) RODIN [en ligne]. http://www.e-lib.ch/rodin_f.html
(52) François Nawrocki, op. cit.
(53) OAIster [en ligne]. http://www.oaister.org/
(54) Citebase search [en ligne]. http://www.citebase.org/
(55) OAI Harvester 2 [en ligne]. http://www.oclc.org/research/Software/oai/harvester2.htm
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(57) Sévigny, Martin, Pichot, Malo. SDX et la moisson OAI [en ligne]. Paris, Ministère de la culture et de la communication, 2005. http://www.nongnu.org/sdx/docs/html/doc-sdx2/fr/oai/moissonneur.html
(58) Google scholar [en ligne]. http://scholar.google.com/intl/fr/scholar/about.html
(59) Boutros, Nader. Moissonnage des données : exposée général sur les principes. Carrefour des acteurs de l’édition en archéologie, 1er décembre 2005.
(60) MARC Standards [en ligne]. http://www.loc.gov/marc/
(61) Jones, Catherine. Institutional repositories: content and culture in an Open Access environment. Oxford : Chandos Publishing, 2007.
(62) OAI-ORE [en ligne]. http://www.openarchives.org/ore/
(63) Op. cit.
(64) Feijen, Martin, et al. DRIVER : building the network for accessing digital repositories across Europe [en ligne]. Ariadne. Issue 53, October 2007. http://www.ariadne.ac.uk/issue53/feijen-et-al/
(65) Op. cit.
(66) Op. cit.
(67) A DRIVER's Guide to European Repositories : Five studies of important Digital Repository related issues and good Practices [en ligne], 2007, University of Amsterdam, http://dare.uva.nl/aup/nl/record/260224
(68) Driver support website [en ligne]. http://www.driver-support.eu/index.html
(69) Bosc, Hélène, Archives Ouvertes : quinze ans d’histoire, In Les Archives Ouvertes : enjeux et pratiques. Guide à l’usage des professionnels de l’information [en ligne], C. Aubry, J. Janik (eds.), Paris : ADBS, 2005. pp 27-54 http://cogprints.org/4408/2/Ouvragearchive.htm
Lorraine Filippozzi, Haute Ecole de Gestion, Genève
Institutionelle und zentrale Archive: existierende Praktiken und Best Practices
Diese Studie ist Teil der ersten Phase des Projekts Info-Net Economy (1), zukünftiges Themenportal für den Bereich Wirtschaftswissenschaften der Elektronischen Bibliothek Schweiz E-lib (2). Das Portal wird einen Zugang zu elektronischen Publikationen bieten, die aus den institutionellen Beständen eines Netzwerks öffentlicher und akademischer Partner stammen. Die Studie gibt eine Übersicht über die Best Practices als institutionelles Archiv und zentrales Ressourcenportal zu einem bestimmten Thema. Die Literatur zu zentralen Portalen und institutionellen Archiven wurde eingehend analysiert und mit einer Untersuchung ähnlicher Projekte ergänzt. Die resultierenden Best Practices betreffen insbesondere drei Aspekte: Projekt-Organisation, -Technologie und -Kommunikation. Bevor jedoch detaillierter darauf eingegangen wird, muss zunächst der Kontext genauer beschrieben und eine Definition des Begriffs Open Access geliefert werden.
1. Kontext der Studie: Info-Net Economy
Info-Net Economy bietet als Teil des Projekts E-lib einen Zugang im Sinn eines „Single Point of Access“ zu digitalen wirtschaftswissenschaftlichen Veröffentlichungen der gesamten Schweiz und wertet die wirtschaftlichen Ressourcen der Schweizer Institutionen damit auf. Der Austausch zwischen Institutionen, die wirtschaftswissenschaftliche Informationen veröffentlichen, wird gefördert. Das Portal wird die folgenden Elemente umfassen: ein Verzeichnis der verschiedenen Akteure, die wirtschaftswissenschaftliche Studien/Informationen hervorbringen (Hochschulen, spezialisierte Institute, spezialisierte Ämter usw.); ein Verzeichnis elektronischer Publikationen einiger interessierten Partnerorganisationen (11 Partner bis Oktober 2009); ein allgemeinerer Zugang zur Gesamtheit der nützlichen wirtschaftswissenschaftlichen Informationen (Erweiterung der Liste durch Quellen aus ARESO (3)); eine Plattform, über welche die im Bereich aktiven Informationsfachleute Dokumentationsprodukte und Best Practices austauschen können.
Die Zentralisierung dieser Informationen auf einem Portal soll ein Problem beheben, das sich gegenwärtig bei der Suche nach validierten wirtschaftswissenschaftlichen Informationen stellt: Die Ressourcen befinden sich verteilt auf den Websites der verschiedenen Institutionen; um auf sie zuzugreifen, muss man die verschiedenen Akteure kennen. Auch wenn manche Websites die Ressourcen eigens auflisten, beschränkt sich dies üblicherweise auf den universitären Bereich, und Ressourcen aus anderen Institutionen bleiben aussen vor. Zudem können die Partner mit grossen Vorteilen rechnen: Ihre Publikationen werden aufgewertet, durch den Austausch mit den Partnern im Netzwerk lernen sie neue Informationsquellen und Werkzeuge kennen und der Dokumentationsdienst sowie die gesamte Institution erhalten eine grössere öffentliche Sichtbarkeit. Das Partnernetzwerk von Info-Net Economy vereint spezialisierte Ämter, Universitätsinstitute, Fachhochschulen und Dachverbände, die im Bereich der Wirtschaftswissenschaften in der Schweiz publizieren und Informationsfachleute beschäftigen. Hauptaufgabe des Projekts ist in der Tat die Zentralisierung und Verbreitung von Publikationen für Informationsfachleute innerhalb ihrer Institution, aber auch auf einer umfassenderen Ebene. Diese Möglichkeiten könnten sogar ein zukunftsträchtiger Weg für den Berufszweig sein.
Im Hinblick auf die Gestaltung dieses auf den Bereich Wirtschaftswissenschaften spezialisierten Portals und parallel zur Erfassungsphase der Publikationen sowie der Akteure, welche während der ersten Projektphase vorgesehen ist, erscheint eine Analyse einiger institutioneller Forschungsrepositorien unerlässlich. Was muss bei der Schaffung eines solchen Portals berücksichtigt werden?
Der Aufbau eines Portals für den Zugang zu wirtschaftswissenschaftlichen Publikationen aus unserem Partnernetzwerk stützt sich auf die Archive der Partner. Ein institutionelles Archiv (oder Repositorium, institutional repository) ist eine digitale Sammlung der geistigen Produktion einer Universität oder einer Institution, in der das von der Institution generierte Wissen zentralisiert, erhalten und verfügbar gemacht wird (4). Diese Repositorien sind durch das Prinzip der offenen Archive entstanden. Nach Auffassung der Schweizer Universitäten und Fachhochschulen sollen dabei wissenschaftliche Informationen auf einem institutionellen Server oder in einer nach dem Modell Open Access (OA)(5) funktionierenden Zeitschrift bereitgestellt werden. Die Nutzer haben so einen direkten und kostenlosen Online-Zugriff auf die Forschungsartikel: Sie können sie unbeschränkt lesen, herunterladen, kopieren und verlinken, müssen jedoch stets die Quelle angeben. Dieses Prinzip hat sowohl für die Wissenschaftler als auch für die Nutzer zahlreiche Vorteile: schnelle Veröffentlichung, Wahrung des Urheberrechts, kostenloser und grenzenloser Zugang usw. (6)
Im Folgenden werden verschiedene ähnliche Projekte aufgelistet, die als Modell dienen. Dabei geht es um eine Auswahl von institutionellen Archiven, zentralen Archiven (7) und Themenportalen, die wegen ihrer geografischen Nähe, Beispielhaftigkeit und Originalität ausgewählt wurden.
Institutionelle Archive | Infoscience (8) Angelegt als institutionelles Archiv im eigentlichen Sinne, zentralisiert und erhält Infoscience die wissenschaftliche Produktion der ETHL. Infoscience gilt gemäss dem Ranking of world repositories (9) weltweit als Referenz für institutionelle Archive und steht an siebter Stelle. |
Forschungsplattform Alexandria (10) Die Plattform Alexandria dient als Schaufenster für die Forschung der Universität St. Gallen und soll nicht nur die Ergebnisse der an der Institution tätigen Forschung publik machen, sondern auch die einzelnen Forschungsinstitute, Forschenden (persönliche Profile) und laufenden Projekte vorstellen. Alexandria ist kein institutionelles Archiv im engeren Sinn, da die Archivierungsperspektive fehlt. Dennoch wird die Plattform im erwähnten Ranking an achter Stelle geführt. |
---|---|---|
Zentrale Archive | RERO DOC(11) RERO-DOC ist die digitale Bibliothek des Westschweizer Bibliothekenverbundes RERO (Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale). Sie wurde im Rahmen der Einführung offener Archive geschaffen und bietet den Forschenden der Universitäten und anderen teilnehmenden Institutionen eine Plattform zur Archivierung ihrer wissenschaftlichen Literatur. Es handelt sich also um ein zentrales Archiv für die Publikationen zahlreicher Schweizer Institutionen, die über kein eigenes institutionelles Archiv verfügen. |
Driver (12) Driver umfasst als frei zugängliches multidisziplinäres Portal für die europäische Forschung die Verzeichnisse von offenen Archiven in Europa. 13 Partner aus ganz Europa sind an diesem paneuropäischen Portal für einen freien Zugang zu wissenschaftlichen Publikationen beteiligt, in dem bis heute mehr als 200 institutionelle und thematische Archive verzeichnet sind, so z.B. die französische Plattform offener Archive HAL (Hyper-articles en ligne). Gegenwärtig sind in Driver hauptsächlich Fachgebiete wie Biologie, Anthropologie und Informatik vertreten, wobei der Zugang zu den Ressourcen nach geografischer Region aufgeteilt ist. |
Themenportale | Econbiz (13) Die Virtuelle Fachbibliothek Wirtschaftswissen-schaften wurde als Themenportal angelegt und ist eine Zusammenarbeit zwischen der Deutschen Zentralbibliothek für Wirtschaftswissenschaften (ZBW) und der Universitäts- und Stadtbibliothek Köln (USB Köln). Sie umfasst Internetquellen, eine Metasuchmaschine für allgemeine Bibliotheks-kataloge, ein Linkverzeichnis zu Volltextdaten-banken, einen internationalen wissenschaftlichen Veranstaltungskalender und Informationsdienst-leistungen. |
Economists online (14) Die Networked Economics Resources for European Scholars (NEREUS) sind ein Konsortium europäischer Universitätsbibliotheken, die über grössere Bestände in Wirtschaftswissenschaften verfügen. Gemeinsam bieten sie neue Inhalte und entwickeln neuartige Informationsdienste für Wirtschaftswissenschaftler. Ziel ist Schaffung und Ausbau eines europäischen Netzwerks von Forschungsbibliotheken, das die Ressourcen, welche aus der universitären Forschung in Europa stammen, miteinander verbindet. Der wichtigste Dienst von NEREUS ist Economists Online, ein Onlinezugang zu den Veröffentlichungen der bedeutendsten universitären Wirtschafts-wissenschaftler. Die gesamte Produktion der Wirtschaftler wird digitalisiert, strukturiert, archiviert und zugänglich gemacht, so dass möglichst viele Dokumente im Volltext einsehbar sind. |
Jede dieser Quellen wurde nach demselben Raster analysiert: Kontext der Entstehung, Ziele, Organisationsstruktur, allgemeine technische Struktur, Inhalt (Arten von Publikationen), Funktionen (einschliesslich Web 2.0), Schnittstelle, Benutzerfreundlichkeit, Suchmaschine, mögliche Sucharten, Mehrsprachigkeit, Design, Erfassung und Qualität der Metadaten, öffentliche Kommunikation und sonstige gute Eigenschaften. Die Schlussfolgerungen wurden in drei Teile aufgeteilt: Kontext und Organisation, Technologien und Inhalte sowie Kommunikation.
2. Kontext und Organisation
Sowohl bei institutionellen Archiven als auch bei zentralen Ressourcenportalen ist die Organisationsstruktur ein wichtiger Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann. Es ist wichtig, die folgenden Aspekte näher zu beleuchten, um je nach Kontext eine geeignete Wahl zu treffen: Organisationsstruktur, Art der Partnerschaften, Niveau der Zusammenarbeit und Rolle der Fachleute aus dem Bereich Information und Dokumentation in derartigen Projekten.
Organisationsstruktur
Beim Zusammenschluss institutioneller Archive wird allgemein die Organisationsstruktur eines Netzwerks gewählt (Econbiz, Driver, Economists online). Um einen anfänglichen Kern werden 2-10 Partnerschaften eingegangen, welche die Fortdauer des Projekts gewährleisten. Wenn das Netzwerk sogar zu einem Kompetenzzentrum wird, können die versammelten Experten den Archivverwaltern manchmal auch Dienste anbieten. Die institutionellen Archive sind als nationale oder internationale Netzwerke strukturiert und sollen Kompetenzen verfügbar machen, aber auch Werkzeuge und gemeinsame Dienste bereitstellen (15).
Typen offener Archive
Es wird zwischen verschiedenen Typen offener Archive unterschieden: Entweder sie sind institutionell (an eine wissenschaftlich tätige Institution, z.B. eine Universität gebunden), zentral (an mehrere produzierenden Institutionen gebunden, wie z.B. RERO-DOC, das mehreren Universitäten und Hochschulen als Archiv dient), multidisziplinär (sie decken mehrere Wissensgebiete ab) oder thematisch (auf ein Fachgebiet konzentriert, wie etwa auf die Wirtschaftswissenschaften bei Repec (Research Papers in Economics) (16) oder auf die Informations- und Bibliothekswissenschaften bei E-LIS (17). Der Impuls zur Schaffung solcher offener institutioneller, zentraler oder thematischer Archive kommt meist aus dem universitären Bereich. Aber es finden sich auch Forschungsinstitute wie das französische Centre national de la recherche scientifique (CNRS), welches das multidisziplinäre Archiv HAL (Hyper Articles on Line) (18) ins Leben rief und ebenfalls Interesse hat, die Arbeiten seiner Forschenden publik zu machen. Die Vielzahl solcher Projekte zeigt, wie sehr die verschiedenen Wissenschaftsgemeinden daran interessiert sind, offene Archive zu schaffen und auf zentralen Portalen präsent zu sein, damit sie gemeinsam die wissenschaftliche Literatur aufwerten können.
Niveau der Zusammenarbeit
Wie kann eine solche Zusammenarbeit jedoch auf lange Frist gesichert werden? Wir baut man ein echtes Kompetenzzentrum auf? Bei der Betrachtung ähnlicher Projekte stellt man fest, dass es nötig ist, dass die Partner im Netzwerk von ihrer Führungsebene unterstützt werden: Die jeweilige Institutionsleitung muss für das Prinzip der offenen Archive gewonnen werden. Dabei fällt den Informationsfachleuten eine wichtige Rolle zu. Um die Vorgesetzten zu überzeugen, können sie sich auf einige Zahlen zum Open Access und den institutionellen Archiven stützen. In den Vereinigten Staaten haben über 90% der Universitäten ein System mit einem institutionellen Archiv bereits eingerichtet oder befinden sich in der Evaluierungsphase (19). Eine Unterstützung für die Bewegung der offenen Archive kann sogar auf nationaler Ebene festgestellt werden, wie etwa im Fall des Archivs HAL (20), das vom CNRS unterstützt wird und an dem sowohl Universitäten als auch öffentlichen Forschungszentren teilnehmen (21). Desgleichen ist Repec (22) durch die gemeinsame Anstrengung in mehr als 60 Ländern entstanden, mit dem Ziel, die Verbreitung wirtschaftswissenschaftlicher Literatur zu fördern. Heute verfügen zwar erst sehr wenige Länder über eine politische Unterstützung für Open Access, aber auf Universitätsebene ist diese gang und gäbe (23). In der Schweiz erfasste die 2009 durchgeführte Studie der Hochschule für Technik und Wirtschaft Chur (HTW) 9 Archive an universitären Hochschulen und 8 weitere Projekte, die bis in zwei Jahren angeschlossen sein werden (24). Das Projekt E-lib wird übrigens mit der Elektronischen Bibliothek Schweiz ein umfassendes nationales Wissenschaftsportal einrichten (25).
Rolle der Fachleute aus dem Bereich Information und Dokumentation
Die Demokratisierung des Prinzips der offenen Archive innerhalb der akademischen Forschungsinstitute stellt für die wissenschaftlichen Bibliotheken eine Chance dar. Indem sie sich an besagten Projekten beteiligen, übernehmen sie eine neue Rolle bei der Aufnahme, Evaluierung und Verbreitung der Forschung (26). Sie können sich zwischen den Forschenden und den Verlagen positionieren, aber auch zwischen der Forschergemeinschaft und dem allgemeinen Publikum. Diese neue Rolle fördert die Nähe zwischen Bibliotheken und Forschenden und ist Teil einer globalen Entwicklung, wodurch ihr Auftrag eine Änderung erfährt (27). Wissenschaftliche Informationen sind ein wichtiges Gut für Universitäts- und Forschungsbibliotheken, da sie nicht nur hinsichtlich ihrer Verbreitung und Erhaltung erhebliche Anforderungen stellen, sondern auch hinsichtlich ihrer Beherrschung durch die Nutzer. Die Schulung der Nutzer wird zu ihrer Hauptaufgabe und in Learning Centers (28) werden Kurse zur Informationskompetenz und zur Beherrschung der Informations- und Kommunikationstechnologien angeboten. Informationsfachleute spielen somit eine strategisch wichtige Rolle bei der Änderung des Benutzerverhaltens und der Veröffentlichungsmodalitäten. Es ist sogar möglich, wenn nicht gar wünschenswert, dass sie in Projekten mit offenen Archiven eine Führungsrolle einnehmen (29).
Dennoch bekunden die Bibliotheken manchmal Schwierigkeiten, die Informatikseite, welche die institutionellen Archive betreibt, und die Forschungsinstitute, die diese mit Inhalten beliefern, aufeinander abzustimmen. Dann müssen die Bibliotheken ihre Kompetenzen bei der Verwaltung digitaler Informationen geltend machen und bei der Erhaltung und Verbreitung einen zentralen Platz einnehmen. Durch ihre Zwischenposition sind sie in der Tat am ehesten in der Lage, Bedarf und Anfragen der Nutzer weiterzuleiten (30). Diese Zusammenarbeit mit den Entwicklern, die einen Überblick über die verschiedenen Systeme vor Ort haben und die Einbindung des Archivs in das aktuelle Informatiksystem gewährleisten, ist einer der Erfolgsfaktoren solcher Projekte (31).
Die politische Unterstützung ist nicht nur wichtig für den Betrieb der Kompetenzzentren, sondern auch für die Verbreitung des Prinzips der offenen Archive. Alle hier untersuchten Projekte können sich auf eine interne Politik stützen, der die Literatursammlung und die Schaffung institutioneller Archive untersteht. Diese Politik bezieht sich meist auf die Berliner Erklärung über den offenen Zugang zu wissenschaftlichem Wissen (2003), in der sich die Unterzeichner unter anderem verpflichten, die Forschenden dazu anzuhalten, ihre Arbeiten nach dem Prinzip des offenen Zugangs zu veröffentlichen, und kulturelle Einrichtungen zu ermutigen, den Zugang zu den Ressourcen über das Internet zu ermöglichen. Seither hat eine wachsende Anzahl akademischer Institutionen ihr eigenes Online-Archiv eingerichtet und die Forschenden dazu verpflichtet, ihre Veröffentlichungen darin frei zugänglich zu machen. Es ist schwierig, die Gesamtheit der offenen Archive weltweit zu erfassen, aber es gibt ein Verzeichnis, in das sich die frei zugänglichen Online-Archive eintragen können (32).
Trotz der Unterstützung der Leitungsorgane im Bereich Forschung bleibt viel zu tun, um die Forscher dafür zu gewinnen und dazu anzuhalten, nach diesem Modell zu veröffentlichen. In einigen Bereichen besteht grosses Misstrauen und Widerstand gegen Änderungen. Dies ist vielleicht auf die Unkenntnis des Prinzips des Open Access sowie auf die Furcht vor einem Qualitäts- und Ansehensverlust zurückzuführen. Die Bibliotheken müssen ihre Nutzer dahingehend informieren, dass ihr Vertrauen gestärkt und auch sichergestellt wird, dass sie sich an den Projekten institutioneller Archive beteiligen. Sie müssen den Forschungsinstituten auch eine technische Unterstützung bieten, damit nicht jeder handelt, wie er allein es für richtig hält, sondern damit die Praxis vereinheitlicht wird. Hierfür können sich die Bibliotheken auf die Arbeiten der Vorreiter institutioneller Archive wie SHERPA (33) stützen, ein Konsortium, das die Schaffung von Archiven in allen Forschungseinrichtungen und höheren Lehranstalten des Vereinigten Königreichs unterstützt. Ein besonders nützlicher Dienst ist Sherpa-RoMEO (Rights MEtadata for Open archiving): Er liefert eine Liste von Veröffentlichungsrechten der Verlage zur Archivierung der Veröffentlichungen durch die Autoren, aus der ersichtlich ist, ob der Verlag die Archivierung der Publikation in einem öffentlichen Archiv gestattet oder nicht (34) und falls ja, welches seine Bedingungen sind (ob z.B. nach der Veröffentlichung eine Embargo-Zeit eingehalten werden muss). Gegenwärtig geben laut Statistiken der Website SHERPA-RoMEO 95 % der Periodika dem Autor das Recht, selber archivieren zu lassen, und es wurde erwiesen, dass diese sogenannte Auto-Archivierung die Sichtbarkeit erhöht und damit die Leserschaft vergrössert(35). Die umfassende Kommunikation und Information über die Vorteile institutioneller Archive sind somit erste Best Practices, die für Projekte mit Open Access zu berücksichtigen sind.
3. Technologie, Inhalte und Funktionen
Sobald der Entscheid für das Projekt gefallen ist, müssen ähnliche Projekte sowie bestehende Werkzeuge und Normen, die einzuhalten sind, untersucht werden, um gewisse technische Entscheide zu fällen insbesondere hinsichtlich Struktur, Inhalte und gewünschter Funktionen.
Technische Struktur
Die technische Struktur von Portalen, die dem geplanten Portal Info-Net Economy ähnlich sind, beruht auf dem Prinzip der Zusammenführung lokal verwalteter institutioneller Archive. Diese Archive, wie Infoscience (36) oder Alexandria (37), bestehen nicht nur aus den Objekten selbst, sondern zusätzlich aus beschreibenden Metadaten. In einer Struktur einer Zusammenlegung von Archiven wie Driver (38) bleiben die Veröffentlichungen der Partnerinstitutionen in ihrem lokalen Depot und das Portal zeigt diese Quellen nur durch Metadaten an, die es gesammelt hat und die durch Verbindungen auf die Veröffentlichungen verweisen. So wird es möglich, die Suche innerhalb der Metadaten der produzierenden Institutionen zu vereinen und ihnen gleichzeitig die Verwaltungsverantwortung sowie das volle Eigentumsrecht zu gewähren.
Inhalte und Funktionen
Diese Portale bieten unterschiedliche Inhalte und Funktionen an. Inhaltlich findet man verschiedene Typen akademischer Veröffentlichungen: in der Mehrheit wissenschaftliche Artikel, Bücher und Kapitel aus Büchern, Studienarbeiten (Master- und Doktorarbeiten, manchmal auch Bachelorarbeiten), aber auch veröffentlichte oder nicht veröffentlichte Arbeiten von Professoren und Forschenden (Vorveröffentlichungen, Working Papers, Konferenz-Papers und -Proceedings usw.) sowie, wie etwa im Fall des Offenen Archivs der Universität Genf (39), Unterrichtsmaterialien (Skripte, Videoaufzeichnungen usw.). Diese akademischen Inhalte werden oft ergänzt durch allgemeinere Veröffentlichungen wie Zeitungsartikel und Medienmitteilungen. In einigen Fällen gibt es keine Begrenzung für den Dokumententyp; so finden sich immer häufiger auch rohe Forschungsdaten und Multimedia-Inhalte. Der Inhalt der Archive wird allgemein in der Absichtserklärung festgelegt; diese ist ein wichtiges Werkzeug, um den Umfang des Archivs zu definieren. Neben den Veröffentlichungen selbst bieten fast alle der untersuchten Websites eine Rubrik „Aktuelles“, die sowohl neue Forschungsprojekte aufführt, als auch auf Neuerscheinungen hinweist. Diese verschiedenen Inhalte werden oft unsortiert präsentiert und erst über die Suchfunktionen können einzelne Inhalte gezielt abgefragt werden. Die Hauptherausforderung liegt hier bei der Ergonomie. Wie können die verschiedenen Inhalte einfach strukturiert werden, damit möglichst intuitiv danach gesucht werden kann? Da unterschiedlichste Bedürfnisse befriedigt sein wollen, müssen die Suchfunktionen sehr umfassend sein. Es muss eine breite Palette von Diensten angeboten werden: vom einfachen Suchfeld bis zu den kombinierten Suchfeldern der erweiterten Suche und hin zur Navigation nach Themen, Dokumententyp und Akteuren, nicht zu vergessen die Optionen zur Einschränkung der Suchergebnisse. Zwei Beispiele stechen durch die Einfachheit der Suche und die gute Nutzung der Suchfilter heraus: Infoscience (ETHL) (40) und Alexandria (Universität St. Gallen) (41). Die Ergonomie der Funktion der Archivierung von Publikationen durch die Forschenden ist allgemein gut, und die Anweisungen sind einfach und klar.
Funktionen vom Typ Web 2.0 sind in den akademischen Forschungsportalen noch wenig vorhanden. In den in dieser Studie untersuchten Projekten ist die Verwendung von RSS-Feeds üblich zur Bekanntmachung von Neuerscheinungen (Alexandria) oder von neuen Publikationen zu einer durchgeführten Suche (Infoscience). Dennoch werden den Nutzern der Portale, Forschende oder allgemeines Publikum, wenige Interaktionsmöglichkeiten geboten. Keines der untersuchten Portale vom akademischen Typ erlaubt den Nutzern, selber Meldungen zu „taggen“ oder Kommentare zu den Ressourcen zu posten. Die semantischen Suchmöglichkeiten sind also beschränkt. Trotzdem plant das Projekt Inspire (42), ein Portal der neuen Generation im Bereich Physik, den Nutzern die Möglichkeit zu bieten, sich am „Tagging“ und den Kommentaren zu den Ressourcen zu beteiligen (43). Anhand dieses Beispiels wird klar, wie gut ein solcher Ansatz funktionieren kann. Interessant ist, dass der Nutzer bei Infoscience nach der Registrierung eine persönliche Datensammlung anlegen oder die Suchmasschine nach seinem besonderen Bedarf anpassen kann. Überdies werden zwar auf allen untersuchten Portalen Online-FAQ (Frequently asked questions) aufgelistet, aber nur Econbiz (44) bietet eine echte Beratung und Kurzauskünfte online an.
Der Entscheid, eine mehrsprachige Seite anzubieten, wirft die Frage nach der Behandlung der Mehrsprachigkeit auf. Dies ist bei einem Schweizer Projekt wie Info-Net Economy besonders wichtig. Es geht darum, eine Schnittstelle, eine Suchmaske und eine Ergebnisanzeige in mehreren Sprachen anzubieten, ohne dass die allgemeine Präsentation der Seite darunter leidet. Die am häufigsten verwendete Lösung besteht darin, die Schnittstelle in mehreren Sprachen und die Metadaten in der Sprache der archivierten Veröffentlichung zu fassen. Zur Verbesserung der Suche können die Schlagwörter gegebenenfalls in mehrere Sprachen übersetzt werden.
Werkzeuge und Normen
Immer noch auf der technischen Ebene ist es ebenfalls wichtig, die verschiedenen Werkzeuge für die Archivierung der Publikationen einerseits und die gemeinsame Suche in verschiedenen Archiven andererseits zu kennen und zu verstehen.
Bei den Archivierungswerkzeugen gehören gemäss dem Registry of Open Access Repositories (45) zu den zwei weltweit am meisten genutzten Programmen Dspace (46) (mehr als 400 Portale) und Eprints (47) (mehr als 300 Portale, darunter die Universität Zürich). CDS-Ware/Invenio (48), das vom CERN entwickelte System, steht auf dem siebten Platz und zählt als Anwender die ETHL und RERO-DOC. Dies sind alles Systeme zur Datenablage.
Damit diese gemeinsame Nutzung von Ressourcen möglich wird, müssen dieselben Normen eingehalten werden. Der bestimmende Faktor für diese Portale ist die Suche, die natürlich auf die Metadaten zugreift, und hier heisst das Motto „Standardisierung“. Man spricht allgemein von OAI-kompatiblen Archiven. Die Open Archive Initiative (OAI) ist eine Bewegung zur Förderung offener Archive und hat eine Reihe von Protokollen und Standards zur Interoperabilität entwickelt, welche die Verbreitung von Dokumenteninhalten erleichtern. Das zentrale Protokoll heisst Open Archive Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH), auf Deutsch: Protokoll der Initiative für offene Archive zur Sammlung von Metadaten. In ihm wird ein Standard zur Übertragung gesammelter Metadaten festgelegt. Das OAI-PMH wurde im Rahmen der Open Archives Initiative entwickelt, um die von den Autoren eingereichten Vorveröffentlichungen mit einer interoperablen Basis zu erweitern. Die Open Archives Initiative ist also spezifisch auf die Wissenschaftsgemeinschaft ausgerichtet. Dennoch erweist sich das Protokoll auch für allgemeinere Anwendungen interessant.
Das Protokoll OAI-PMH stützt sich in den Metadaten auf eine Norm zur bibliografischen Beschreibung, den sogenannten nicht qualifizierten Dublin Core: Dies ist ein Schema digitaler Metadaten, mit dem die digitalen Ressourcen beschrieben und Beziehungen mit anderen Ressourcen angezeigt werden können. Es umfasst 15 Elemente formaler (Titel, Urheber, Verlag), intellektueller (Thema, Beschreibung, Sprache) und urheberrechtlicher Natur. Primäre bibliografische Informationen können ins Format Dublin Core umgewandelt werden. Zudem kann Dublin Core leicht als XML kodiert werden.
Ein institutionelles Archiv auf der Grundlage von OAI-PMH verfügt über eine Metadatenbasis, welche das Depot den Sammlern „anbietet“ (49). Diese Metadaten sind in verschiedenen Formaten verfügbar, je nach Bedarf. Die Minimalanforderung der Norm OAI-PMH ist zwar das Format Dublin Core, aber mit dem Format MARCXML verfügt man über umfangreichere Metadaten, beispielsweise aus den Bibliothekskatalogen. So können die Metadaten mit dem Protokoll zentralisiert werden, indem auf verschiedene Ressourcen verwiesen wird, ohne dass diese von ihrem Standort bewegt werden müssen. Es ist also möglich, in einer verteilten Architektur auf Ressourcen zuzugreifen, indem Metadaten zusammengeführt und für die spezifischen Bedürfnisse eines Dienstes ausgewertet werden. Im Rahmen von Portalprojekten wie Info-Net Economy werden die Ressourcen in verschiedenen Einrichtungen verwaltet. Für einen gemiensamen Zugang zu diesen Ressourcen sammelt ein System die Metadaten in einer gemeinsamen Basis. Mit diesem Austauschprotokoll können also über automatisierte Prozeduren Metadatenserver eingerichtet, gefüttert und aktualisiert werden, so dass diese die Dokumente signalisieren, beschreiben und zugänglich machen, ohne dass sie dupliziert oder ihr ursprünglicher Standort verändert werden müsste (50). Damit können auch heterogene Ressourcen aus unterschiedlichsten Quellen zusammengefasst werden. Dieses Verfahren zur Suche und Zusammenfassung von Ressourcen wird Sammeln oder Harvesting genannt (siehe Abbildung 1).
Harvesten mit OAI-PMH
Für das Harvesten mit OAI-PMH sind zweierlei Akteure nötig: einerseits die eingetragenen Archive (Datenanbieter) und andererseits die Sammler (Dienstleister). Die Datenanbieter bieten ihre Metadaten an, indem sie das OAI-Protokoll anwenden und mittels eines OAI-Archivs, das die Anfragen der Dienstleister bearbeitet, den Zugang zu ihrem Katalog ermöglichen; die Harvester suchen derweil die Archive ab und sammeln die Metadaten gemäss OAI-Protokoll. Die Antworten werden im Format XML gegeben und enthalten je nach Anfrage Informationen über das Archiv, Kennzeichen und Metadaten. Mit „Sammeln“ wird hier die Tätigkeit bezeichnet, die lokal eine Kopie der Metadaten erstellt und sie dann als zusätzlichen Wert suchbar macht. Ein einziges Archiv kann gleichzeitig von mehreren Sammlern abgefragt werden. Mithilfe der Sammler können die Ressourcen aus verschiedenen OAI-Archiven zusammengefasst werden. Sie füttern eine XML-Basis, die auch auf anderem Weg befüllt werden kann, einschliesslich durch lokale Ressourcen oder menschlichen Eingriff. In diesem Fall muss der Prozess der URL-Suche und -Auswahl der zu sammelnden Basen im Voraus erstellt werden (automatisch oder manuell, manchmal auch beides), inklusive der Häufigkeit der Besuche und der Aktualisierungen für jede Basis; danach werden Speicherung, Indexierung, Nutzung und Anzeige der Daten bestimmt (XSLT-Transformation). Wenn kein institutionelles Archiv zur Verfügung steht, von dem gemäss der Norm OAI-PMH gesammelt werden kann, kann die Metadatenbasis auch mit einem entsprechend aufgebauten RSS-Feed auf einer Website verfügbare Publikationen anzeigen oder mit einer Web-2.0-Anwendung gefüttert werden, die sich auf vorparametrisierte URL-Anfragen stützt, wie etwa beim Projekt RODIN (51), einem Werkzeug zur Aggregation und Koppelung von Informationsquellen. Es ist übrigens auch möglich, mit solchen Anfragen auf die Daten aus einigen Nicht-OAI-Archiven zuzugreifen.
Abbildung 1(52)
Das obenstehende Schema (Abbildung 1) zeigt das Prinzip des Sammelns von Metadaten, wobei:
Es gibt Open Source-Sammelmaschinen (Harvester), von denen am häufigsten OAIster (53), CiteBase Search (54), OAIHarvester2 (55), PKP Harvester (56), Framework SDX (57) und Google Scholar (58) eingesetzt werden. Man kann auch eine eigene Funktion zur Suche nach Metadaten in verschiedenen ausgewählten Archiven entwickeln (59), wobei stets gezielte URL-Anfragen nötig sind.
Die angebotenen OAI-Daten werden also weltweit von den wissenschaftlichen Suchmaschinen (wie etwa Google Scholar, Bielefeld academic search engine), aber auch von den einfachen Suchmaschinen (Google, Yahoo, MSN usw.) referenziert. Von den geschaffenen Archiven können also Metadaten gesammelt werden, was ihre Sichtbarkeit erhöht. Letztlich stellt man fest, dass die verschiedenen Archivtypen einander ergänzen.
Die Zusammensetzung der Metadaten und die Art, wie sie den Sammlern angeboten werden, wird zwar durch die Norm OAI-PMH bestimmt, doch die thematische Indexierung jedes Dokuments bleibt frei. Jede Institution entscheidet selbst darüber, wie indexiert wird, ob ein Thesaurus mit kontrolliertem Vokabular verwendet wird oder ob dieses Feld den Autoren überlassen wird, die ihre Publikationen ablegen. Kritisch wird es dann, wenn die Metadaten verschiedener Institutionen zentralisiert werden, da Konkordanzlisten erstellt werden müssen, um die gemeinsame Suche nach Themen zu erleichtern. Das Portal Driver, das mehr als 200 Archive vereint, hat sich dafür entschieden, das Feld „Thema“ frei zu lassen und bietet deshalb keine Suche nach Themen und keine Navigation in der Klassifizierung an.
Die Standardisierung der Metadaten betrifft aber nicht nur das Harvesting und Anbieten, sondern auch ihre Aufbewahrung. Obzwar der von Dublin Core verlangte Metadatensatz sich gut zur Datenänderung eignet, bleibt er hinsichtlich Verwaltung und Aufbewahrung beschränkt. Es gibt interne Verwaltungs- und Aufbewahrungsformate, die umfassender sind und zugleich die von Dublin Core verlangten Felder abdecken: Das derzeit gängigste ist MARC (60), genauer MARCXML, das sich leicht in andere Formate umwandeln lässt (HTML für die direkte Anzeige, Dublin Core oder MODS zur Unterstützung von Sammelprotokollen) (61).
Interessant ist übrigens, neben dem OAI-PMH auch ein anderes Projekt der Open Archive Initiative genauer zu betrachten: OAI-ORE (Open Archives Initiative Object Reuse and Exchange) (62). Dieses Protokoll definiert einen Standard zur Beschreibung und zum Austausch komplexer Webressourcen (eine Doktorarbeit besteht beispielsweise aus einer Vielzahl von Kapiteln, sie kann in verschiedenen Versionen existieren, von Artikeln gefolgt sein usw.). Während sich OAI-PMH auf die Metadaten beschränkt, geht OAI-ORE genauer auf die Ressourcen (die Objekte der Beschreibung) ein. Es handelt sich um eine neue Art, Metadaten anzureichern und zu nutzen, indem die in den OAI-Archiven aufbewahrten Dokumente für eine allfällige Wiederverwendung beschrieben werden. Die Archivierungsprogramme Dspace und Eprints (63) unterstützen dieses neue Protokoll.
Trotz der Standards, die eine Aggregation der Daten erlauben, müssen diese immer noch angepasst werden. Oft müssen die Daten homogenisiert werden, da die Norm einigen Spielraum bei den beschreibenden Metadaten lässt. Insbesondere Dublin Core wird nicht überall gleich interpretiert. Die „Nicht-Qualifizierung“ von Dublin Core macht, dass die Nutzung bis zu einem gewissen Grad flexibel ist, was zu leichten Ungleichheiten in den Metadaten führt. Daraus ergibt sich ein Vereinheitlichungsaufwand, der im Fall zahlreicher einzubindender Archive nicht unerheblich sein kann. Um dem entgegenzuwirken, bietet Driver eine Anleitung für Archive, die ins Portal eingebunden werden wollen. Diese muss genau eingehalten werden, damit die Teilnahme möglich wird und die Daten über das Portal abgefragt werden können. Im Gegenzug bietet Driver Beratung und Erfahrungsaustausch in Mentoring-Form (64).
4. Kommunikation
Die Kommunikation ist bei der Schaffung offener Archive oder eines zentralen Ressourcenportals äusserst wichtig. Von Beginn an ist die Kommunikation zwischen den Projektpartnern entscheidend für einen erfolgreichen Ablauf des Projekts. Sobald das Archiv eingerichtet ist, müssen nicht nur die Forschenden dazu angeregt werden, ihre Publikationen abzulegen, sondern auch die leitenden Instanzen von der Bedeutung der Auto-Archivierung und der Präsenz in einem zentralen Portal überzeugt werden. Die Sichtbarkeit ist ein wichtiges Argument, welches es hervorzuheben und zu vertiefen gilt.
Mit den Partnern
Die Kommunikation beginnt innerhalb der Projektgruppe. Es geht darum, um einen Kern von Fachleuten herum ein Klima der Zusammenarbeit und Partnerschaft mit gemeinsamen Zielen zu schaffen. Die Weitervermittlung von Know-how nützt natürlich allen, und eine vernünftige Aufgabenteilung je nach Kompetenzen erlaubt jedem, sich aktiv einzubringen. Bei den institutionellen Archiven ist es wichtig, dass eine kritische Masse an Inhalten erreicht wird, damit sich andere Archive angesprochen fühlen, sich zu beteiligen. Bei zentralen Portalen kann der anfängliche Kern der Fachleute, sobald der Betrieb aufgenommen ist, auch auf andere Partner ausgeweitet werden.
Innerhalb der Hierarchie
Während des gesamten Projektverlaufs ist die Kommunikation mit den Führungsorganen der Institutionen wichtig, denn diese können die Autoren zur Ablage der Publikationen anregen oder sogar dazu verpflichten. Diese „politische“ Unterstützung ist notwendig für ein gutes Funktionieren der Archive. Bei zentralen Portalen kommt es darauf an, den Führungsorganen der Projektpartner klarzumachen, dass ihre Teilnahme ein Gewinn für die Sichtbarkeit und Förderung der Forschung im Allgemeinen ist.
Mit den Nutzern
Die Kommunikation unter den Partnern und mit den Entscheidungsinstanzen ist gewiss von entscheidender Bedeutung, aber auch die Öffentlichkeit muss entsprechend berücksichtigt werden. Es geht darum, das geschaffene Werkzeug bei den Forschenden und Nutzern geeignet zu bewerben. Die Forschenden müssen in der Nutzung des Archivs geschult werden; damit sie das Werkzeug akzeptieren, braucht es eine gute Hilfestellung bei der Erfassung sowie eine einfache und benutzerfreundliche Schnittstelle. Die Argumente, die eingebracht werden können, sind die erhöhte Sichtbarkeit für die Forschenden, der Mehrwert durch die Zentralisierung der Ressourcen und die umfassenderen Suchöglichkeiten für die Öffentlichkeit. Im gegenwärtigen Umfeld sind die Forschenden auf eine einfache und effektive Suche angewiesen und es ist die Aufgabe der Informationsfachleute, ihnen zu ermöglichen, selbständig zu arbeiten, indem sie ihnen einfache Schnittstellen bieten, die es ihnen erlauben, sowohl im eigenen Archiv als auch in fremden Inhalten rasch ihre Fragen selber zu beantworten. Es geht nicht nur darum, ihnen ein technisches, organisatorisches und institutionelles Hilfsmittel an die Hand zu geben, sondern ihnen auch Informationen und Schulungen sowie verschiedene wertvolle Dienstleistungen anzubieten: vereinfachte Quellenerfassung, einfache Wiederverwendung von Daten, automatische Erstellung bibliografischer Listen, Interoperabilität mit anderen Systemen und Analyse des Impact Factors. Infoscience (65) und das offene Archiv der Universität Genf (66) bieten ihren Forschenden etwa eine Rubrik mit Informationen über Open Access, eine Hilfe bei der Ablage sowie wertvolle Dienste wie die Entnahme bibliografischer Listen zur Wiederverwendung, persönliche RSS-Feeds usw. Die von Driver (67) durchgeführte Studie zeigt, wie wichtig diese wertsteigernden Dienste für den Erfolg der untersuchten Archive sind.
Schliesslich ist Marketing auch im Hinblick auf die Internetgemeinde wichtig. Die Referenzierung und Kommunikation in verschiedenen Medien, um möglichst viele Menschen zu erreichen, ist keine kleine Arbeit. Wer seine Metadaten zur Sammlung in institutionellen Archiven anbietet, möchte diese bald auch auf der allgemeinsten Ebene sichtbar machen. Es ist unerlässlich, dass die Archive, deren Metadaten von den grössten Portalen gesammelt werden, ein Feedback hinsichtlich Interoperabilität und Qualität der angebotenen Metadaten erhalten. Die Zusammenarbeit in Projekten mit internationaler Reichweite erlaubt ihnen, ihre Sichtbarkeit zu erhöhen. Pionierprojekte in diesem Bereich wie Driver verstehen sich als multidisziplinäre Projekte, die gerne mit anderen zusammenarbeiten und ihr Know-how frei weitergeben (68).
5. Schlussfolgerung
Die vorliegende Studie untersucht im Rahmen des Projekts Info-Net Economy, dessen Kern aus einem Metadaten-Archiv nach OAI-PMH bestehen wird, die Best Practices, die bei der Gestaltung eines zentralen Ressourcenportals zu berücksichtigen sind. Solche Portale sind heutzutage notwendig für die Forschung, da die Quellen oft verteilt und nicht entsprechend sichtbar sind. Da sich der Inhalt dieser Portale im Wesentlichen aus offenen institutionellen Archiven zusammensetzt, haben wir einige von diesen genauer analysiert.
Erstens stellt man fest, dass die Open-Access-Bewegung in der Welt der wissenschaftlichen Publikationen eine wahre Revolution ausgelöst hat, was den Wissensaustausch in der akademischen Gemeinschaft stark erleichtert. Der Erfolg von institutionellen Archiven, zentralen Ressourcenablagen und Themenportalen beruht auf ihrer einzigartigen Organisationsstruktur sowie auf dem Team der um das Projekt gescharten Fachleute. Dennoch bleibt hinsichtlich der Bekanntmachung bei den Universitäten noch viel zu tun, da die Führungsorgane und die Forschenden von diesem Ansatz überzeugt werden müssen. Kommunikation und Information über die Bedingungen und Erfolge institutioneller Archive sind deshalb die erste Best Practice, die zu berücksichtigen ist. Diese Rolle kann sehr gut von den Bibliotheken übernommen werden; dies ist sogar eine echte Chance innerhalb des sich verändernden Umfelds wissenschaftlicher Informationen. Eine neue Aufgabe der wissenschaftlichen Bibliotheken wird darin bestehen, den Instituten und Forschenden bei der Aufwertung ihrer Arbeiten durch das Web behilflich zu sein. Hierfür ist der Zusammenschluss in Partnerschaften und Netzwerken zum Austausch von Know-how und Inhalten ein wichtiger Schritt. Gegenüber den Universitäten können die Bibliotheksfachleute ihre Kompetenzen im Bereich Dokumentation bei der Schaffung institutioneller Archive einbringen (wie im Fall von Infoscience an der ETHL) und die Forschenden dazu anregen, ihre Publikationen auf einem zentralen Archiv abzulegen (wie etwa RERO-DOC in der Westschweiz). Sobald das Archiv seinen Betrieb aufgenommen hat, ist dessen Teilnahme in ein Themenportal wie Driver wünschenswert, da dies die Sichtbarkeit der hervorbringenden Institution erhöht.
Eine weitere zu berücksichtigende Best Practice besteht darin, eine klare Strategie zu entwickeln, die festlegt, welche Arten von Inhalten das Archiv oder Portal beherbergen soll. Technisch machbar ist die Zentralisierung von Ressourcen aus verschiedenen Archiven dank der Norm OAI-PMH, die sich ihrerseits auf die Beschreibungsnorm Dublin Core stützt. Mit den gesammelten Metadaten kann eine gemeinsame Suche in allen angebotenen Archiven erfolgen. So erhalten auch wenig bekannte Archive eine grössere Sichtbarkeit, etwa auf dem Portal Info-Net Economy, das die Ressourcen verschiedener Schweizer Akteure versammelt, die wissenschaftliche Informationen im Bereich Wirtschaftswissenschaften publizieren. Die Anwendung von Normen und Werkzeugen, welche die Vereinheitlichung und damit den Austausch von Metadaten erleichtern, ist die dritte Best Practice, die zu beachten ist.
Schlussendlich haben auch die Archive und Portale, welche die Daten sammeln, die Verantwortung, benutzerfreundliche Oberflächen mit wertsteigernden Funktionen und Diensten anzubieten. Das Angebot eines benutzerfreundlichen Rahmens für die Forschenden mit wertsteigernden Diensten und Werkzeugen auf dem neusten Stand ist damit die vierte Best Practice, die sich aus dieser Untersuchung ergibt.
Als Fazit soll noch einmal die Bedeutung der Normen und Protokolle für den Datenaustausch hervorgehoben werden, wobei nicht vergessen werden darf, dass auch die Organisationsstruktur und Projektkommunikation entscheidend sind. Ein Erfolg ist jedoch noch schwer zu messen, da es an bewährten Indikatoren mangelt (69). Obschon die Verbreitung von Open Access und die wachsenden Zahl der darauf beruhenden Projekte bereits als Erfolg gewertet werden können, so müssen diese doch weiterverfolgt und sorgfältig gemäss Qualitätskriterien ausgebaut werden, die in den Bereichen der Informationswissenschaft sowie der akademischen Recherche anerkannt sind.
6. Notes
(1) Info-Net Economy [online]. http://www.e-lib.ch/net_economy_f.html
(2) Die Elektronische Bibliothek Schweiz, das Portal für die nationale Wissenschaftsgemeinde, das über eine gemeinsame Benutzeroberfläche einen zentralen Zugang zu einem breiten Angebot wissenschaftlicher Informationen sowie Bibliotheksdienste anbieten wird.
E-lib [online]. http://www.e-lib.ch/index_f.html
(3) ARESO : annuaire de ressources économiques de Suisse occidentale, Verzeichnis der wirtschaftswissenschaftlichen Ressourcen der Westschweiz, seit 2008 betrieben vom Studiengang Information und Dokumentation der Hochschule für Wirtschaft, Genf.
ARESO [online]. http://campus.hesge.ch/areso/
(4) Definition des Kanadischen Verbands der Forschungsbibliotheken, ABCR.
(5) Siehe das Dossier der Universität Genf: http://www.unige.ch/biblio/chercher/openaccess/brochure.pdf
(6) Für weitere Informationen und eine komplette Bibliographie zum Thema der Publikationen unter Open Access, siehe die Website von Charles W. Bailey Jr.:http://www.digital-scholarship.org/
(7) Bosc, Hélène. Archives ouvertes : 15 ans d’histoire. Les archives ouvertes : enjeux et pratiques. Paris, ADBS, 2005. pp. 27-54.
(8) Infoscience [online]. http://infoscience.epfl.ch/
(9) Dieses Ranking hat zum Ziel, die Projekte mit offenen Archiven zu unterstützen, indem es sie nach Sichtbarkeit und Wirkung bewertet. Ranking web of world repositories [online]. http://repositories.webometrics.info/
(10) Forschungsplattform Alexandria [online]. http://www.alexandria.unisg.ch/
(11) RERO-DOC[online]. http://doc.rero.ch/?ln=fr
(12) Driver [online]. http://www.driver-repository.eu/
(13) Econbiz [online]. http://www.econbiz.de/
(14) Economists online [online]. http://www.nereus4economics.info/
(15) Muriel Foulonneau, Réseaux d’archives institutionnelles en Europe : logiques de développement et convergences, Archive Ouverte en Sciences de l'Information et de la Communication [online], 2007, http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/sic_00205049/en/
(16) Repec [online]. http://repec.org/
(17) E-LIS [online]. http://eprints.rclis.org/
(18) HAL [online]. http://hal.archives-ouvertes.fr/
(19) Lynch, Clifford A., Lippincott, Joan K., Institutional Repository Deployment in the United States as of Early 2005. D-Lib Magazine [online], vol. 11, no 9, 2005. http://www.dlib.org/dlib/september05/lynch/09lynch.html
(20) Op. cit.
(21) Andre, Francis, Charnay, Daniel, Support of Open Archives at National Level : the HAL experience, Institutional archives for research : experiences and programs in open access [online], Rome 30 November – 1 December 2006, http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/18/72/60/PDF/Rome_ISS_FANDRE.pdf
(22) Ibid.
(23) Chen, Kuang-hua, The unique approach to institutional repository. The electronic library [online], vol. 27, no 2, 2009, pp. 204-221,
http://www.emeraldinsight.com/Insight/viewPDF.jsp?contentType=Article&Filename=html/Output/Published/EmeraldFullTextArticle/Pdf/2630270201.pdf
(24) Pfister, Joachim, Weinhold, Thomas, Zimmermann, Hans-Dieter. Open Access in der Schweiz : status quo und geplanter Aktivitäten im Bereich von Institutional Repositories bei Hochschul- und Foschungs-einrichtungen in der Schweiz. In Information : Droge, Ware oder Commons ? : Wertschöpfungs – und Transformationsprocesse auf den Informationsmärkten [online]. Boizenburg : Werner Hülsbusch, 2009. Pp. 259-270
(25) Op. cit.
(26) Vezina, Kumiko. Dépôts institutionnels : principaux enjeux [online]. 38ème congrès annuel – perspectives d’avenir : fonctions, réseaux et relations, Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec, mai 2007
http://www.cbpq.qc.ca/congres/congres2007/Actes/Vezina.pdf
(27) Blin, Frédéric, Les bibliothèques académiques européennes : Brève synthèse prospective, BBF [online], t. 53, no 1, 2008, pp. 12-18, http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2008-01-0012-002
(28) Ibid.
(29) Jones, Catherine. Institutional repositories: content and culture in an Open Access environment. Oxford : Chandos Publishing, 2007.
(30) The research library’s role in digital repository services [online], Association of research libraries, 2009, http://www.arl.org/bm~doc/repository-services-report.pdf
(31) Salo, Dorothea. Innkeeper at the roach motel. Library Trends [online], vol. 57. No 2, 2008. http://minds.wisconsin.edu/handle/1793/22088
(32) University of Nottingham (UK). OpenDOAR : the Directory of Open Access Repositories [online].
http://www.opendoar.org/
(33)SHERPA [online]. http://www.sherpa.ac.uk/index.html
(34) SHERPA-RoMEO [online]. http://www.sherpa.ac.uk/romeo/
(35) Harnad, Steven, Brody, Tim. Comparing the Impact of Open Access (OA) vs. Non-OA Articles in the Same Journals. D-Lib Magazine [online], vol. 10, no 6, 2004. http://www.dlib.org/dlib/june04/harnad/06harnad.html
(36) Op. cit.
(37) Op. cit.
(38) Op. cit.
(39) Archives Ouvertes UNIGE [online]. http://www.unige.ch/biblio/chercher/archiveouverte.html
(40) Op. cit.
(41) Op. cit.
(42) INSPIRE [online]. http://www.projecthepinspire.net/
(43) Brooks, Travis. Giving researchers what they want: SPIRES, high energy physics and subject repositories. Genève, OAI6, juin 2009.
http://indico.cern.ch/getFile.py/access?contribId=20&sessionId=6&resId=1&materialId=slides&confId=48321
(44) Op. cit.
(45) Registry of Open Access Repositories (ROAR) [online]. http://roar.eprints.org/index.php
(46) Dspace [online]. http://www.dspace.org/
(47) Eprints [online]. http://www.eprints.org/
(48) CDS-Ware/Invenio [online]. http://cdsware.cern.ch/invenio/index.html
(49) Jones, Catherine. Institutional repositories: content and culture in an Open Access environment. Oxford : Chandos Publishing, 2007.
(50) François Nawrocki, Le protocole OAI et ses usages en bibliothèque [online], Paris, Ministère de la culture et de la communication, 2005. http://www.culture.gouv.fr/culture/dll/OAI-PMH.htm
(51) RODIN [online]. http://www.e-lib.ch/rodin_f.html
(52) François Nawrocki, op. cit.
(53) OAIster [online]. http://www.oaister.org/
(54) Citebase search [online]. http://www.citebase.org/
(55) OAI Harvester 2 [online]. http://www.oclc.org/research/Software/oai/harvester2.htm
(56) Open archive harvester [online]. http://pkp.sfu.ca/?q=harvester
(57) Sévigny, Martin, Pichot, Malo. SDX et la moisson OAI [online]. Paris, Ministère de la culture et de la communication, 2005. http://www.nongnu.org/sdx/docs/html/doc-sdx2/fr/oai/moissonneur.html
(58) Google scholar [online]. http://scholar.google.com/intl/fr/scholar/about.html
(59) Boutros, Nader. Moissonnage des données : exposée général sur les principes. Carrefour des acteurs de l’édition en archéologie, 1er décembre 2005.
(60) MARC Standards [online]. http://www.loc.gov/marc/
(61) Jones, Catherine. Institutional repositories: content and culture in an Open Access environment. Oxford : Chandos Publishing, 2007.
(62) OAI-ORE [online]. http://www.openarchives.org/ore/
(63) Op. cit.
(64) Feijen, Martin, et al. DRIVER : building the network for accessing digital repositories across Europe [online]. Ariadne. Issue 53, October 2007. http://www.ariadne.ac.uk/issue53/feijen-et-al/
(65) Op. cit.
(66) Op. cit.
(67) A DRIVER's Guide to European Repositories : Five studies of important Digital Repository related issues and good Practices [online], 2007, University of Amsterdam, http://dare.uva.nl/aup/nl/record/260224
(68) Driver support website [online]. http://www.driver-support.eu/index.html
(69) Bosc, Hélène, Archives Ouvertes : quinze ans d’histoire, In Les Archives Ouvertes : enjeux et pratiques. Guide à l’usage des professionnels de l’information [online], C. Aubry, J. Janik (eds.), Paris : ADBS, 2005. pp 27-54 http://cogprints.org/4408/2/Ouvragearchive.htm
Jacqueline Deschamps, Haute école de gestion de Genève
François Courvoisier, Haute école de gestion Arc, Neuchâtel
Françoise Simonot, IUT de Besançon, Université de Franche-Comté
La Journée est ouverte par Françoise Simonot, co-organisatrice avec Pascale Brenet, de l’IAE de Besançon. Le président du conseil d’administration de l’IUT de Besançon, M. Daniel Dubois, prononce des mots de bienvenue et informe l’assistance qu’il assistera à la journée.
Stratégies internationales : comment l’intelligence économique permet de mesurer le risque, par Lucie Bégin
Professeur à l’Ecole de Management de Normandie, Lucie Bégin présente les atouts de l’intelligence économique qui vont permettre à l’entreprise de coordonner l’indispensable veille et de mesurer les risques avant de se développer à l’international. Le diagnostic stratégique est le point de départ de la démarche : « qui sommes-nous ? », « où voulons-nous aller ? », « avec quelles ressources ? », qui s’appuie sur une analyse SWOT. L’intelligence économique permet d’identifier les sources et de cartographier les informations pour alimenter la démarche stratégique de l’entreprise.
Devant l’accélération du rythme du changement, une réflexion internationale est indispensable, même pour la PME « du coin de la rue ». La matrice d’Ansoff (1965) reste très statique et ne prend pas en compte la réflexion internationale. Le pouvoir économique va être en Inde, en Chine et l’internationalisation ne viendra pas forcément de l’Occident. Les risques ont évolué dans le temps et l’on est passé des risques sur les produits de base, les actifs, les immeubles, les bien-fonds à des risques sur le savoir, le changement, la capacité d’innover et d’apprendre. Pour l’entreprise, les risques sont des menaces à la création de valeur : il faut se prémunir contre leurs conséquences selon leur criticité (importance et fréquence d’occurrence).
Selon Lucie Bégin, il y a quatre manières de traiter le risque : on peut l’accepter, le partager par transfert et mutualisation, le réduire par une action sur la gravité ou la fréquence, ou bien le refuser en l’évitant. Il s’agit d’évaluer chaque décision dans son potentiel de risque en cartographiant les risques internationaux par des méthodes empruntées à la gestion (PESTEL) ; il faut déterminer leur nature, qu’elle soit politique, économique ou technologique ou interne l’entreprise, que ce soient les fournisseurs, les clients ou les nouveaux entrants, selon le modèle des cinq forces de Porter.
Un compromis est à trouver entre le niveau de risque acceptable et le coût de réduction de ce dernier. Le pilotage stratégique est intimement lié au processus d’intelligence économique et, selon Lucie Bégin, il devrait être appliqué dans chaque entreprise, quelle que soit sa taille. Elle conclut en rappelant ce propos de Ginsburg : « Un consultant, c’est quelqu’un qui va vous emprunter votre montre et vous faire payer pour vous donner l’heure ».
Trouver des prestataires informatiques dans des pays à bas coût, par Pierre-Yves Simonot
Pierre-Yves Simonot dirige la Société Euxenis, société d’ingénierie informatique spécialisée dans le management de projets informatiques incluant des partenaires dans les pays à coûts réduits, autrement dit l’informatique offshore.
Au niveau du contexte des affaires, on voit se développer une ingénierie informatique collaborative et de projets en réseau, rendus possibles par la professionnalisation de la relation client/fournisseur et le développement des logiciels libres et des technologies liées à l’Internet. Il en découle des collaborations interentreprises plus formalisées et une certaine rationalisation de la sous-traitance. Dans le cadre de la globalisation des marchés, les services informatiques deviennent échangeables : les TIC (technologies de l’information et de la communication) se retrouvent partout et se généralisent : on constate une variété d’options onshore (la France), nearshore (Europe de l’Est, Maghreb) et offshore (Inde, Vietnam, Madagascar).
Parallèlement, on assiste à une réduction des coûts de développement et de maintenance des logiciels et à une amélioration de la qualité des projets informatiques, avec notamment un renforcement des règles d’assurance qualité et un management de projets plus rigoureux, relayé par des outils dédiés. Des économies de 25 à 50% sont recherchées et possibles par l’informatique offshore. C’est une forme de « commerce équitable » dans un contexte de pénurie de ressources.
Parmi les critères d’attractivité des pays, Pierre-Yves Simonot souligne l’influence des coûts salariaux, du capital humain disponible (expérience, langue), de l’infrastructure des réseaux de communication (débit de l’Internet, routes et aéroports), ainsi que des facteurs de risques géographiques et climatiques (tsunamis, cyclones) et géopolitiques (instabilité, criminalité, terrorisme). La collecte d’information s’avère indispensable pour le choix du pays : il s’agit de rechercher les sources ouvertes et disponibles, à la fois globales et locales mais aussi les sites web et forums institutionnels, généralistes et spécialisés, puis de constituer des fiches caractéristiques par pays.
Après avoir élaboré un certain nombre d’indices d’attractivité par pondération des critères pour chaque pays, et recoupé des informations, une présentation des résultats sous forme graphique et cartographique est proposée par Pierre-Yves Simonot autour de deux axes : attractivité des coûts et attractivité de l’environnement.
Afin de diffuser l’expérience d’Euxenis en matière d’informatique offshore et de mettre en lumière les succès de l’offshore francophone, Pierre-Yves Simonot a souhaité créer une « Lettre d’information mensuelle de l’offshore francophone », projet en partenariat avec des étudiants de l’IUT de Besançon. Toutefois, plusieurs difficultés restent à surmonter, que ce soient le renouvellement de l’information, la multiplicité des sources à exploiter ou l’industrialisation du traitement des sources et l’effort à fournir pour éditer la lettre mensuelle.
Utiliser les informations externes et internes, par Jean-Michel Bourin
Jean-Michel Bourin, directeur ventes et marketing chez C&K, présente une problématique d’analyse d’un marché dans le but de cibler les acteurs les plus « intéressants » et de déployer les ressources en conséquence.
C&K appartient au groupe CoActive Technologies, qui fabrique trois sortes de produits : des joysticks, des switches et des claviers. L’usine de Dôle est spécialisée dans les switches ; elle emploie 400 employés pour 400 à 600 millions de switches par an, soit la moitié de la fabrication mondiale, destinés aux secteurs de l’automobile, des télécommunications ou des terminaux de paiement. C&K vend le 50% de sa production en direct (OEM) et 50% par des distributeurs. Une grande partie de ses clients provient du secteur automobile.
Pour analyser un marché, plusieurs solutions sont possibles : faire réaliser une analyse par une société spécialisée, acheter une analyse existante - ce qui est toujours utile pour un marché inconnu en interne - ou exploiter les connaissances internes. C’est la dernière solution qui a été choisie par C&K en raison de sa mise en œuvre rapide, du budget réduit et de la présomption que les connaissances internes sont presque toujours supérieures à ce que l’on suppose.
Un premier questionnaire a été envoyé aux forces de vente de la Société et les résultats se sont avérés utiles pour promouvoir les produits par application (pondération de l’importance des clients), mais peu fiables pour optimiser l’allocation des ressources. Il a fallu plusieurs relances, et le taux de réponse n’a pas dépassé 50%. Dans une deuxième analyse, par interviews téléphoniques avec les vendeurs, les clients ont été classés en fonction de leur intérêt pour C&K. Cette seconde analyse devait répondre à quelques critères : rapidité (enquête téléphonique), fiabilité (entretien directif), échelle de succès avec C&K (perdant vs gagnant), portefeuille du client (régional vs mondial), soit des paramètres simples avec un vocabulaire clair. Elle s’est avérée très satisfaisante, avec des résultats fiables qui montrent que les connaissances internes existent, peuvent être exploitées, doivent l’être avec méthode et sont valables pour détecter un marché cible.
Il en est résulté l’établissement d’une cartographie des clients de C&K autour de deux axes : échec/succès et international/local. Le but de cette cartographie est d’allouer judicieusement les ressources marketing/ventes. On peut étendre la méthode sur la détection de marchés-cibles, le choix de technologies. Jean-Michel Bourin est conscient que la démarche répond plutôt à un besoin ponctuel et qu’elle est valable pour un plan à un ou deux ans mais pas plus. Il faut faire attention aux ruptures technologiques et aux informations venant de l’extérieur : pour cela, il est nécessaire de refaire cette étude régulièrement.
Comment lancer un produit sur un groupe de pays ?, par Hervé Bourrat
Hervé Bourrat est ex-directeur de portefeuille chez Roussel-Uclaf et chez Sanofi-Aventis. Il démontre la nécessité de la mondialisation des opérations de lancement d’un produit pharmaceutique, ou pourquoi faut-il mondialiser un produit à fort R&D ?
La R&D pharmaceutique est une activité à cycle long, environ 12 ans. Par comparaison, la période de production est presque négligeable par rapport au temps consacré à la recherche. De plus, le cycle de vie des produits, c’est-à-dire jusqu’à la perte des patentes et la mise en vente des génériques est relativement court. La mondialisation du produit s’avère donc nécessaire, d’autant plus qu’il faut actuellement compter environ € 1 milliard pour lancer un nouveau produit, dont les 60% représentent le coût de la R&D.
Prenant l’exemple de Lansulin, une insuline à effet retard injectable pour le traitement du diabète, Hervé Bourrat démontre que, dès le départ, il y a eu association du développement clinique et du marketing pour créer un positionnement clair et unique, un logo distinctif reprenant la forme de la courbe de l’insuline. De plus, il faut prévoir une campagne d’information auprès des médecins afin d’assurer le statut de la marque sur tout un continent et même au niveau mondial. Breveter est une nécessité : il faut se protéger simultanément dans de nombreux pays. La collaboration R&D-marketing commence généralement 3 à 4 ans avant le lancement.
En parallèle, une cohérence des prix d’un pays à l’autre favorise une stratégie mondiale et une adaptation locale, tout en évitant les importations parallèles. L’adage « think global, act local » est devenue une devise chez Sanofi-Aventis et cela se traduit par un travail au plan local sur la sensibilisation du marché (les prescripteurs et leaders d’opinion ne sont pas les mêmes d’un pays à l’autre) mais aussi par un plan de communication, comprenant six messages clés, à suivre impérativement pour les sorties de nouveaux produits.
Trois conférenciers font part de leurs expériences dans différents pays : la Chine, la Russie et l’Espagne.
Approcher le marché chinois, par Philippe Laurent
Ancien professeur HES et chef d’entreprise, Philippe Laurent connaît bien le marché chinois, marché complexe et demandant une bonne connaissance de la civilisation, de la culture, de la langue. La civilisation chinoise est la seule qui existe en continu depuis 5'000 ans ; son berceau est l’ethnie Han et le Fleuve Jaune ; la langue et l’écriture sont unifiées depuis 22 siècles ; la culture chinoise se caractérise par un modèle de raisonnement associatif et combinatoire, avec une logique propre dans le temps et dans l’espace ; l’humanisme confucéen existe depuis 25 siècles. Le passé récent de la Chine (19ème-20ème siècles) est moins glorieux, ce qui fait que cette nation a soif de revanche et de puissance. Dans l’histoire de la Chine, le communisme n’est qu’une petite parenthèse. Les relations avec l’Occident sont d’abord commerciales (les routes de la soie), puis scientifiques et religieuses (par les jésuites).
Le PNB est concentré sur trois zones majeures que sont le Delta des Perles (Hong Kong, Shenzen, Guandong), le triangle du Zhejiang (Shanghaï) et l’axe Beijing – Tianjin – Tangchan, soit en tout 80 mégapoles de plus de 5 millions d’habitants. Les besoins économiques et sociaux chinois sont importants, que ce soit en infrastructures, en préservation de sites, en environnement, en soins, etc. Mais on constate aussi une augmentation de la corruption et de la criminalité.
Pour Philippe Laurent, travailler sur le marché chinois, c’est apprendre à connaître les fondamentaux culturels et linguistiques de l’autre, tout en travaillant la connaissance de soi. Il est nécessaire de chercher et trouver un partenaire chinois fiable, et d’inscrire son entreprise dans une logique de présence locale et de rentabilité. Il faut régulièrement contrôler les activités de sa société et la réalité du terrain. Son expérience au sein de l’entreprise Ouaps, fabricant de jouets pour enfants de 0 à 6 ans, s’est soldée par le rachat de l’entreprise par le groupe chinois Silverlit quelques années après sa création. Toutefois, ceci n’est pas à considérer comme un échec, mais comme une expérience : être actif en Chine signifie prendre le risque d’être racheté par un partenaire, un fournisseur ou un client, car, dans ce pays, la logique de concentration prédomine.
Prospecter en Russie, par Sergueï Bezoumov
Professeur à l’IUT de Besançon, Sergueï Bezoumov avertit que les informations présentes sur l’Internet concernant la Russie sont généralement fausses. Un contact personnel local et fiable est absolument nécessaire, car les mises à jour ne sont pas faites et les PME, notamment, ne veulent pas s’exposer, par crainte des maffias et du fisc. Les informations dans les annuaires sont à 70% erronées, et les bases de données sur Internet quasiment une arnaque ! Parmi les moteurs de recherche assez fiables, il y a rember.ru, yandex.ru et kompass.ru.
Comme vestige de la mentalité sécuritaire de l’ex-URSS, la majorité des transactions se fait en cash, et le troc refait surface. Les Chambres de commerce proposent des listes noires d’entreprises à éviter. La corruption est le problème principal : le Russie figure au 145ème rang du classement de Transparency International.
Si l’on veut s’implanter sur le marché russe, il faut prospecter tous les acteurs en présence, notamment dans les régions; mais c’est un travail long et voué à l’échec si l’on ne peut avoir un partenaire fiable. Les deux grands problèmes sont l’accessibilité à l’information et la langue. Sergueï Bezoumov donne quelques conseils : toute recherche documentaire doit s’accompagner d’une recherche dans le terrain par un spécialiste; s’implanter dans les régions russes de l’est à fort potentiel de développement qui récupèrent leur pouvoir économique, comme Novgorod ; faire des efforts d’intégration: aller à la chasse, boire avec ses partenaires, soigner le contact (les Russes ne s’ouvrent pas du premier coup), offrir des cadeaux car cela fait partie du paysage des affaires.
La mentalité russe est ambivalente et faite de grands contrastes sociaux : entre complexe d’infériorité et confiance en soi, entre agressivité et nonchalance. Reprenant les propos d’un poète du 19ème siècle, Sergueï Bezoumov conclut en disant qu’ « on ne peut pas comprendre la Russie par la raison, on peut seulement y croire ».
L’Espagne, par Yves Nanchen
Directeur de la Société Clip Industrie Sàrl (Suisse), spécialisée en gestion informatique intégrée (GPAO) pour la mécanique, la microtechnique et le domaine médical, Yves Nanchen indique comment l’entreprise a réussi son implantation en Espagne. L’opportunité est due à la présence dans l’entreprise suisse d’un collaborateur espagnol connaissant bien le domaine de la GPAO, en Suisse et en France : il a pu approcher le marché espagnol avec quelques atouts en poche.
L’approche s’est faite d’abord en réalisant une étude de marché en Espagne pour connaître les acteurs et les prescripteurs, puis une veille stratégique pour déterminer le bon moment pour cette implantation (mi-2008). Ensuite, le choix de la forme de l’entreprise à implanter à été capital (type de société, règles administratives pour assurer sa pérennité, etc.) tout comme sa direction et l’implication du dirigeant sur place. Barcelone a été choisie comme lieu d’implantation, car proche d’un centre de compétences ferroviaires et activités connexes, tous clients potentiels de Clip Espagne. Cette société de droit espagnol a été créée avec 99% d’actions de Clip Industrie Suisse. Les règles administratives ont été assez longues à comprendre. Le personnel a été engagé exclusivement sur des contrats à durée déterminée pouvant être prolongés. Une personne espagnole de confiance a été placée à la tête de la société : elle est intéressée aux résultats et impliquée dans le capital actions. Yves Nanchen s’implique régulièrement dans la société, il suit les résultats, se rend sur place pour asseoir la réputation de la nouvelle société.
Pour prévoir l’expansion de la société, il a fallu également intégrer différents réseaux, que ce soit les réseaux d’écoles, des groupements d’intérêt, mais aussi s’impliquer dans le marché cible tout en respectant les marchés connexes.
Fort de cette expérience réussie, Yves Nanchen souhaite développer et pérenniser la société en Espagne, mais aussi développer la société sur le marché suisse alémanique (une sorte de marché d’exportation vu depuis la Suisse francophone !) mais là encore, il faut trouver la perle rare qui permettra de démarrer et de créer une société sœur.
Comment échanger l’information au sein d’équipes internationales, par Amandine Guinet
Amandine Guinet, consultante en management, relate son expérience de knowledge management au sein du groupe de consulting informatique Devoteam, ou comment amener des équipes internationales à collaborer. Les dispositifs à mettre en place nécessitent quatre leviers afin d’améliorer la collaboration, de susciter l’innovation, et de faire travailler ensemble des personnes qui ne partagent pas la même culture.
Chez Devoteam, la réflexion s’est portée sur quatre directions:
Pour accompagner la collaboration d’équipes internationales, il faut encore développer le réseau (cercle de confiance), c’est-à-dire faire se rencontrer et se connaître les collaborateurs par divers moyens (« who’s who », speed dating...) sur des thèmes métier, capitaliser et diffuser les bonnes pratiques, constituer des bibliothèques de méthodes, développer un langage commun et utiliser ou développer une infrastructure collaborative, sur la base par exemple d’outils sociaux existants (Twitter, Twiki, etc.). Devoteam emploie 5 personnes à temps plein pour faire collaborer les employés. En résumé, la culture, l’organisation et les outils sont les trois points à travailler pour aller vers l’ « équipe de travail 2.0 ».
Synthèse et clôture de la journée, par Pascale Brenet
Pascale Brenet, co-organisatrice de la journée, professeur à l’IAE de Besançon, résume la journée comme un voyage : voyage dans le temps et dans l’espace, voyage dans les métiers et dans les cultures. Les frontières entre les entreprises semblent poreuses et cette porosité met au premier plan l’information. Maintenant, jusqu’où peut-on anticiper les ruptures ? Et même peut-on les anticiper grâce à la veille ?
Une fois de plus, cette 6ème journée franco-suisse en intelligence économique et veille stratégique a été riche d’échanges et de discussions ; elle a permis la rencontre de l’Université et des entreprises et montré la diversité des approches de l’intelligence économique et de la veille stratégique par le partage des connaissances théoriques et pratiques.
Les travaux se terminent par des remerciements à l’équipe organisatrice ainsi qu’à Thomas Cretin-Maitenaz, qui en a assuré la logistique et a contribué au bon déroulement de la journée.
La 7ème Journée franco-suisse en intelligence économique et veille stratégique aura lieu à la Haute Ecole de Gestion de Genève, le jeudi 10 juin 2010. Le thème en sera : la veille peut-elle permettre d’anticiper les ruptures ?